Já percebeu que os ambientes digitais tornam os processos da sua empresa mais rápidos e eficientes? A capacidade de se comunicar e colaborar em tempo real também é uma das vantagens ao automatizar seus processos.

A conectividade e o controle que ferramentas digitais fazem surgir diversas oportunidade para melhorar as transações comerciais e possibilitam a integração entre os diversos sistemas utilizados por uma empresa, como CRM, ERP, HCM e etc, como a facilidade da contratação em nuvem. Permitindo a qualquer pessoa assinar documentos via um dispositivo móvel.

Otimizar o gerenciamento desses contratos é uma das maiores preocupações das companhias, principalmente se ainda utilizam o papel. Se implementado o uso de contratos on-line, de forma ordenada, a geração e administração se tornam palpáveis. Com uma plataforma segura e verificada, proporcionada por ferramentas digitais – como a assinatura eletrônica -, você pode compartilhar dados sensíveis de transações e projetos importantes do seu negócio em tempo real e sem medo de perder algum dado sensível. Além disso, todas as partes interessadas e que precisam realizar alguma ação (assinar, aprovar, rubricar ou apenas receber uma cópia) podem ser atreladas por um nível de acesso pré-indicado.

A plataforma de assinatura eletrônica e de gestão de contratos de maneira digital permite que a sua empresa feche acordos rapidamente, bem como aprovar projetos de todos os tipos e tamanhos – divididos por núcleos e/ou executivos – em apenas um clique. A assinatura eletrônica colabora na redução de tempo de negociações, além de economizar papel, transporte, armazenamento e facilitar o acesso à plataforma em quase todos os lugares e de praticamente quaisquer dispositivos.

Assim, com o tempo e os detalhes da cadeia colaborativa traçados, a sincronicidade garante que o documento da sua empresa seja assinado de forma mais eficiente. Possibilitando que todos os envolvidos visualizem a versão digital mais atualizada na nuvem, as chances de um erro de atualização ou solicitação de retificação são, praticamente, inexistentes. Dado que com as integrações ele consegue puxar os dados direto dos sistemas e elimina erros humanos.

A automatização da demanda, por meio da elaboração, gerenciamento e assinatura eletrônica é um facilitador para as companhias.

Em complemento, essa tecnologia conta com armazenamento em nuvem, permitindo que as operações e verificações sejam registradas com segurança, com objetivo de serem acessadas a qualquer momento no futuro, sem exigir um armazenamento físico. Um exemplo disso é um documento de oferta de trabalho e, consequentemente, uma contratação, que podem ser analisados e revisitados quando necessário, mesmo que realizado há anos.

Ainda seguindo o exemplo do uso da assinatura eletrônica para contratações, uma plataforma em nuvem permite a organização do fluxo do contrato em ramificações com responsabilidades específicas, proporcionando um grau de controle nos negócios. Limitar autores e compartilhar dados com uma cadeia de assinaturas – de modo eletrônico – são processos rápidos, integrados e auditáveis.

Com uma suíte de produtos como o DocuSign Agreement Cloud, a administração de documentos se torna simples. A função intuitiva e responsiva possibilita uma pesquisa e navegação através da base de dados na nuvem.

Pensando nisso como uma versão moderna de biblioteca, em que os documentos ficam disponíveis e são localizados de acordo com o interesse do usuário, é possível ainda solicitar com antecedência o contrato e outros dados relevantes para uma transação ou projeto.

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