Saiba como reduzir a perda de documentos da sua empresa

perda de documento

Qual o verdadeiro custo do papel em uma empresa? Já parou para pensar que aquela inocente folha A4 pode ser o centro do desperdício de suas receitas? Em tempos de negócios digitais, registrar cada informação em documentos físicos gera um encadeamento de despesas que vai muito além do que é possível imaginar, da perda de documentos ao aumento do aluguel do escritório.

Hoje vamos mostrar a bola de neve que o simples uso do papel traz às organizações (especialmente por conta da dificuldade de armazenar e recuperar os dados ali contidos ao longo do tempo), bem como quão mais velozes são as empresas que adotam soluções de gestão eletrônica de documentos! Veja se sua empresa se encaixa no cenário abaixo!

Custo do papel x segurança da informação

O custo do papel pode ser medido de muitas formas. Uma delas é com relação ao ônus que a perda de documentos pode levar aos negócios: imagine que seu departamento jurídico perca aquele contrato de única via com firma reconhecida, deixando toda a organização vulnerável a qualquer descumprimento do prestador, ou mesmo a ações judiciais sem justificativa, cuja defesa será comprometida sem a posse do contrato em papel, dado que o documento escaneado não tem valor jurídico, pois a lei pede sempre o documento como ele se originou e se foi em papel você precisa apresentar o papel original e não a versão escaneada deste.

De fato, papel custa caro, em todos os sentidos. Segundo uma pesquisa feita pelo Gartner, cerca de 3% da receita total das companhias são gastos apenas com despesas direta ou indiretamente ligadas à existência de arquivos físicos.

É que o papel é muito mais do que a resma: ele está atrelado à maior demanda por toners, manutenção de impressoras, gasto com materiais de escritório (caixas-arquivo, pastas, canetas etc.), custos administrativos (tabeliães, motoboys, postagens, funcionários) e até ao aumento do espaço físico para arquivar os documentos.

Pior é lembrar que, de acordo com levantamento da InformIT (subsidiária da Pearson Education), um típico funcionário de escritório norte-americano consome uma média de 10.000 folhas de papel por ano.

Considerando que essa quantidade corresponde a 4 caixas de 2.500 folhas (e que cada caixa custa cerca de R$ 100,00), podemos estimar que, em uma empresa com 30 funcionários, o gasto anual apenas com papel pode ultrapassar os R$ 12.000 por colaborador.

Mas há ainda os demais custos com materiais de escritório e, é claro, o ônus de armazenar tudo isso. Sobretudo em um país de tamanha burocracia tributária, fiscal, mercadológica etc., seguindo a lógica acima, imagine o volume de papel a ser alocado na empresa em 5 anos?

É aqui que começam a surgir os mais profundos problemas do uso do papel. Mudanças sucessivas para salas maiores (com aluguel mais alto), soterramento administrativo, perda de documentos, demora para localizar arquivos, enfim, a partir do momento em que você desenha sua assinatura em um papel, está anuindo com um oceano de procedimentos burocráticos que tornam sua empresa mais pesada, mais cara e muito mais insegura.

Basta reparar na facilidade de fraudar uma assinatura à caneta. Ou na tranquilidade para acessar dados sigilosos quando esses fazem parte de um mar de papéis guardados em salas de arquivos. Ou mesmo nos danos à saúde dos funcionários devido ao acúmulo de ácaros em locais com documentos antigos. Isso sem falar em roubos.

É por tudo isso que você precisa pensar em contratos digitais e assinatura eletrônica para ter uma boa gestão de documentos. E com urgência.

Os principais motivos para perda de documentos

Ao optar por soterrar a empresa gradualmente com montanhas de folhas, fica fácil perder completamente o controle administrativo. Você precisará então contratar mais colaboradores apenas para imprimir, preencher, guardar e localizar papéis, um acinte à boa gestão empresarial, tendo em vista estarmos em um país em que os encargos sociais correspondem a 109,75% dos salários.

Além disso, nunca é demais recordar que a mesma pesquisa da InformIT conclui que cada US$ 1 gasto na impressão de documentos desencadeia mais US$ 6 ligados ao manuseio ou distribuição do papel.

Ou seja, você paga muito para ter menos segurança, eliminar velocidade (os empregados gastam em torno de 400 horas anuais apenas procurando arquivos) e perder documentos, isso pode ocorrer de muitas maneiras diferentes:

  • invalidação: basta assinar no local errado para que aquele contrato imprescindível perca seu valor legal e, com isso, todo o processo de impressão, reconhecimentos de firma e remessas de vias tenha de ser realizado novamente;
  • extravios dentro da própria empresa: com as pilhas de folhas que se acumulam durante anos, não é difícil que os mais importantes arquivos desapareçam (segundo o Gartner, entre 10% e 12% dos papéis não são encontrados na primeira busca);
  • atrasos ou perdas durante a tramitação: a correria dos motoboys pode levar um plano de negócios a ser perdido no trânsito, entre a matriz e a filial. Da mesma forma, o atraso na chegada de um contrato pode fazer com que ele não seja assinado a tempo, perdendo sua validade;
  • danos ou extravios de páginas durante o trajeto: segundo o raciocínio anterior, a mesma correria pode fazer com que uma simples página caia pelo caminho, anulando a legalidade de todo o restante do ajuste. Há também a possibilidade de que uma chuva entregue seus contratos enrugados ou rasgados ao destinatário. Tudo isso é perda de documentos.

A garantia da segurança para não perder documentos 

Percebeu o pesadelo silencioso que é insistir em manter os mesmos processos manuais do século passado? Pois bem, mas a boa notícia é que não há mais a menor necessidade de continuar arriscando a gestão do conhecimento de sua empresa de tal maneira.

Atualmente, é possível ter uma suíte de soluções digitais que englobam preparo, assinatura, envio e armazenamento de documentos, tudo feito na nuvem, com codificações matemáticas capazes de impedir fraudes na autenticação, criptografia de nível bancário no armazenamento e opções de busca rápida.

Além desses recursos, gatilhos de segurança adicionais, tais como múltiplas camadas de confirmação de identidade, hierarquia de permissões de acesso e backups automáticos, ajudam também a mitigar as possibilidades de perda de documentos.

Por fim, mecanismos de lupa (em que basta digitar as primeiras letras do nome do arquivo para localizá-lo) completam a nova era em gerenciamento de dados a quem adota aplicativos para gestão de documentos. Todos esses recursos são cruciais em um período em que a vantagem competitiva das organizações advém, basicamente, da gestão do conhecimento.

Quer levar sua empresa à era dos negócios digitais e colocar um fim na rotina de perder documentos, injetando mais segurança, flexibilidade e velocidade no acesso/tramitação das informações corporativas? Então entre agora em contato conosco e conheça nossas soluções de transformação digital!

assinatura eletrônica

 

 

Publicados
Temas relacionados