Como fazer um contrato perfeito? Quem trabalha com contratos de prestação de serviços (financeiros, securitários, da área de saúde, etc.) ou tem nos compromissos formais do setor imobiliário a matéria-prima de suas atividades (caso de contratos de aluguel e de vistoria de imóveis) sabe quanto é difícil redigir o ajuste ideal, que traga os direitos e as obrigações recíprocas das partes sem deixar margem para possíveis judicializações.

Para piorar, cada documento desse impõe a coleta de uma série de assinaturas, reconhecimento de firma, digitalizações e inúmeros outros processos burocráticos que resultam em atrasos, desperdícios de tempo e, por consequência, perda de produtividade em sua empresa.

Se você também enxerga na redação e tramitação dos contratos o calcanhar de Aquiles dos processos de sua empresa, vamos mostrar como fazer um contrato de excelência, contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido e com muito mais agilidade em sua consolidação. Bem-vindo ao mundo do contrato eletrônico, já usado por multinacionais e grandes players do mercado nacional, em todos os segmentos!

Mas o que é indispensável a um contrato eletrônico?

1. Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços está previsto no Novo Código Civil e tem caráter residual, ou seja, apenas regulará os objetos jurídicos que não forem foco de leis especiais (caso dos contratos trabalhistas e de relações de consumo — esses últimos, amparados por legislações de Direito do Consumidor).

Dessa forma, a empresa deve se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato, dos quais a correta identificação das partes é essencial:

  • Quem contrata: locatário, tomador ou contratante;
  • Quem é contratado: locador, prestador de serviço ou contratado.

A qualificação dos envolvidos e a respectiva documentação deve estar presente no contrato. Nome completo, endereço, RG, CPF são alguns dos elementos que não podem faltar em um bom ajuste de vontade entre as partes.

2. Defina detalhadamente o objeto do contrato (especificações de bens ou serviços)

Você vai prestar serviços de monitoramento de redes? Criação de softwares? Administração de imóveis? Os detalhes do projeto de prestação de serviços devem ser especificados em alto nível de detalhamento para evitar mal-entendidos.

Imagine, por exemplo, que você trabalhe com desenvolvimento de sites para empresas e tenha se esquecido de detalhar quais as nuances do serviço que será executado. Seu cliente poderá entender (equivocadamente ou por má intenção) que seu projeto de criação de um website inclua até mesmo a contratação de uma empresa de hospedagem. E se você se esqueceu de restringir o escopo dos serviços oferecidos, poderá ter grandes dores de cabeça, inclusive em via judicial.

3. Especifique todos os valores envolvidos/cláusulas de reajustes

Em caso de prestação onerosa, todos os valores, bem como a periodicidade de pagamento devem constar explicitamente no contrato. Índices que nortearão reajustes e seus limites também não devem ser esquecidos.

Ao contrário do que muitos imaginam, o preço não é elemento indispensável para a celebração do contrato, haja vista poder ser a prestação de serviço gratuita.

4. Descreva minuciosamente as obrigações e direitos de cada uma das partes

Um complemento do tópico 2. Aqui, não se trata apenas de descrever o objeto do contrato, mas também quais os direitos e deveres que cercam ambas as partes nessa relação jurídica:

  • Obrigações do prestador: o dever essencial do prestador (que deve constar em contrato) é o de realizar com excelência o serviço assumido, no local, no tempo e dentro das especificações acordadas, sempre sob a fiscalização do tomador. Isso deve constar em contrato.
  • Obrigações do tomador: o dever básico do tomador é remunerar o serviço de acordo com o definido no contrato, na frequência e forma previstas no documento, além de facilitar a execução da prestação de serviços.

Muitos contratos são discutidos na justiça pela negligência de seus mentores em inserir questões como essa no nível de especificação necessário.

5. Insira os serviços adicionais não remunerados

Há algum serviço que será prestado como uma espécie de bônus pela celebração do contrato? Se sim, isso deve estar explícito no texto.

6. Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho (como Acordo de Nível de Serviço — SLA)

Prever indicadores de desempenho para evidenciar o bom cumprimento do contrato é excelente para ambas as partes. Para quem trabalha com TI, o SLA (Service Level Agreement — Acordo de Nível de Serviço, em português) é perfeito para cumprir essa função.

Ainda que geralmente o SLA seja redigido como um documento à parte, nada impede de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem disponibilidade e velocidade do processamento das transações. Tudo será mensurado por índices e todos eles devem ser descritos em contrato.

7. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração

De acordo com o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato de prestação de serviços não poderá ultrapassar 4 anos.

8. Não se esqueça da previsão de sanções em caso de descumprimento

Multas e extinção unilateral do contrato são algumas das sanções que podem ser inseridas em caso de descumprimento do contrato.

Elementos de proteção jurídica devidamente inseridos no contrato: como proceder à sua assinatura eletrônica?

Feito isso, é hora de transformar seu contrato em um documento eletrônico para que a assinatura seja feita. Como fazer um contrato eletrônico? Não há segredo: com uma plataforma de assinatura eletrônica na nuvem, você gerará o documento (upload), adicionará quem precisar assinar, inserirá marcações (para indicar onde serão realizadas as assinaturas e pronto! É o auxílio da tecnologia para fechar contratos com maior rapidez.

Ao contrário que muitas pessoas imaginam, as assinaturas eletrônicas realizadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e seus documentos dispõem de nível se segurança bancária (criptografia de alto impacto).

Por que sair da era do papel para entrar no mundo dos contratos eletrônicos?

O contrato eletrônico segue a mesma lógica de um contrato tradicional. A diferença está na velocidade de coleta de assinaturas. Se com assinatura manual, cada contrato demorava 10 dias para estar pronto a produzir seus efeitos, em um contrato eletrônico, apenas algumas horas bastam para que todas as assinaturas do documento estejam registradas, com todas as suas vias distribuídas às partes e com conteúdo juridicamente válido para documentar a prestação de seus serviços.

Em uma era de transformação digital, em que a maior parte das transações comerciais são feitas pela Internet e em que os dados são o verdadeiro petróleo do século XXI, não faz mais sentido continuar utilizando contratos de papel, o qual resulta em:

  • extravios;
  • perda de tempo com coleta de assinaturas;
  • dificuldades de organização;
  • aumento de custos administrativos (com papel, tintas para impressoras, digitalizações sucessivas, etc.);
  • ausência de dados digitalizados, que poderiam gerar inteligência comercial à sua empresa;
  • entre outras dores de cabeça.

Os contratos eletrônicos são muito utilizados também para acelerar as vendas, dando mais rapidez à consolidação de propostas comerciais, aberturas de contas em banco, etc.

Viu como fazer um contrato eletrônico? Fácil, não? Ficou interessado em reduzir a morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que tange à elaboração de contratos? Então entre em contato conosco e descubra como a velocidade da assinatura eletrônica pode aumentar sua produtividade e a margem de lucro do seu negócio! Até breve!