Bem-vindo a DocuSign

Blog DocuSign

Passo a passo: saiba como fazer um contrato no meio eletrônico

Como fazer um contrato perfeito? Quem trabalha com contratos de prestação de serviços (financeiros, securitários, da área de saúde etc.) ou tem nos compromissos formais do setor imobiliário a matéria-prima de suas atividades (caso de contratos de aluguel e de vistoria de imóveis) sabe o quanto é difícil redigir o ajuste ideal, que traga os direitos e as obrigações recíprocas das partes sem deixar margem para possíveis judicializações.

Para dificultar ainda mais, cada documento desse impõe a coleta de uma série de assinaturas, reconhecimento de firma, digitalizações e inúmeros outros processos burocráticos que, em geral, resultam em atrasos, desperdícios de tempo e, consequentemente, perda de produtividade em sua empresa.

Nos moldes tradicionais, a contratação tende a ser um processo complexo e moroso que pode comprometer a eficiência e a lucratividade de um negócio.

Se você também enxerga na redação, na tramitação e no fechamento dos contratos o calcanhar de Aquiles dos processos de sua empresa, vamos mostrar como fazer um contrato de excelência, contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido e com muito mais agilidade em sua consolidação.

Bem-vindo ao mundo do contrato eletrônico, já usado por multinacionais e grandes players do mercado nacional e internacional em todos os segmentos! Continue a leitura e saiba tudo sobre essa poderosa ferramenta!

O que é indispensável em um contrato eletrônico?

Um contrato eletrônico tem como principal característica a circulação em meio digital. Logo, esse instrumento é elaborado, revisado, finalizado, assinado e arquivado em ambiente digital, não havendo a necessidade de efetuar cópias físicas e enviar materiais impressos. A seguir, vamos mostrar quais elementos são fundamentais para a elaboração desse tipo de documento.

1. Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços está previsto no Novo Código Civil e tem caráter residual, ou seja, apenas regulará os objetos jurídicos que não forem foco de leis especiais (caso dos contratos trabalhistas e de relações de consumo — estes últimos amparados por legislações de Direito do Consumidor).

Dessa forma, a empresa deve se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato, dos quais a correta identificação das partes é essencial:

  • quem contrata: locatário, tomador ou contratante;
  • quem é contratado: locador, prestador de serviço ou contratado.

A qualificação dos envolvidos e a respectiva documentação devem estar claramente presentes no contrato. Nome completo, endereço, RG e CPF são alguns dos elementos que não podem faltar em um bom ajuste de vontade entre as partes. Esses dados são importantes porque caracterizam adequadamente as partes envolvidas na transação.

2. Defina detalhadamente o objeto do contrato (especificações de bens ou serviços)

Você vai prestar serviços de monitoramento de redes? Criação de softwares? Administração de imóveis? Contabilidade corporativa? Independentemente do objeto de contratação, o mais importante é que os aspectos do projeto de prestação de serviços sejam especificados com alto nível de detalhamento para evitar ambiguidades que geram mal-entendidos ou mesmo lacunas que admitem várias interpretações.

Imagine, por exemplo, que você trabalhe com desenvolvimento de sites para empresas e tenha se esquecido de detalhar as nuances do serviço que será executado. Seu cliente poderá entender (equivocadamente ou por má intenção) que o seu projeto de criação de website inclui até mesmo a contratação de uma empresa de hospedagem.

Se você se esquecer de restringir o escopo dos serviços oferecidos, poderá ter grandes dores de cabeça, inclusive em via judicial.

3. Especifique todos os valores envolvidos/cláusulas de reajustes

Em caso de prestação onerosa, todos os valores, bem como a periodicidade de pagamento, devem constar de forma explícita no contrato, uma vez que esses elementos dizem respeito à contraparte financeira a ser recebida pelo serviço oferecido. Índices que nortearão reajustes — como cálculos percentuais do valor total ou taxas de inflação — e seus limites também não devem ser esquecidos.

Ao contrário do que muitos imaginam, o preço não é um elemento indispensável para a celebração do contrato, haja vista poder ser a prestação de serviço gratuita. No entanto, a maioria das operações contratuais envolve pagamentos, o que torna a estipulação de valores uma ação muito importante na elaboração de contratos.

4. Descreva minuciosamente as obrigações e os direitos de cada uma das partes

Esse procedimento pode ser considerado um complemento do item 2. Aqui, não se trata apenas de descrever o objeto do contrato, mas também de especificar quais direitos e deveres cercam ambas as partes nessa relação jurídica, como vemos a seguir:

  • obrigações do prestador: o dever essencial do prestador é o de realizar com excelência o serviço assumido, no local, no tempo e dentro de todas as especificações acordadas, sempre sob a fiscalização do tomador e sob pena de aplicação de sanções, caso haja algum descumprimento. Isso deve constar em contrato;
  • obrigações do tomador: o dever básico do tomador é remunerar o serviço de acordo com o que foi definido no contrato, tendo em vista a frequência e a forma previstas no documento, além de facilitar a execução da prestação de serviços. Todas essas informações precisam estar estabelecidas no contrato.

Muitos contratos são discutidos na justiça em razão da negligência de seus mentores em não inserir questões como essa no nível de especificação necessário. É por isso que a descrição minuciosa das obrigações e dos direitos de cada uma das partes é tão importante para que toda a transação comercial atenda aos interesses dos envolvidos, de modo a ser bem-sucedida.

5. Insira os serviços adicionais não remunerados

Há algum serviço que será prestado como uma espécie de bônus pela celebração do contrato? Se sim, isso deve estar explícito no texto. A não inserção desse tipo de informação pode inviabilizar a prestação de tal serviço ou gerar cobrança sobre ele, já que apenas os itens constantes no contrato consistem em obrigações e direitos de contratante e contratado.

6. Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho (como o Acordo de Nível de Serviço — SLA)

Prever indicadores de desempenho para evidenciar o bom cumprimento do contrato é excelente para ambas as partes, pois, com índices especializados, fica mais fácil medir a eficiência do instrumento. Para quem trabalha com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou Acordo de Nível de Serviço, em português) é perfeito para cumprir essa função.

Ainda que geralmente o SLA seja redigido como um documento à parte, nada impede de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem disponibilidade e velocidade do processamento das transações. Com isso, tudo será mensurado por índices e todos eles devem ser descritos em contrato.

7. Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração

As partes precisam definir o tempo de duração do contrato celebrado, já que isso define a data-limite para a sua conclusão. É bom lembrar que, de acordo com o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato de prestação de serviços não poderá ultrapassar 4 anos.

O estabelecimento das cláusulas de cancelamento e alteração é importante porque resguarda as partes, evitando prejuízos financeiros em casos de arrependimento ou desistência de uma delas.

8. Não se esqueça da previsão de sanções em caso de descumprimento

Outra ação preventiva desse instrumento é a previsão de sanções relativas ao descumprimento de cláusulas, prazos e demais obrigações estipuladas. Multas e extinção unilateral do contrato são algumas das penalidades que podem ser inseridas em caso de contratante ou contratado não cumprir as obrigações que assumiu ao assinar o documento.

Como formalizar contratos com a assinatura eletrônica?

Após a devida inserção dos elementos de proteção jurídica no contrato, chega a hora de as partes formalizarem o documento. Trata-se de uma etapa crucial do processo de contratação, uma vez que é nela que o instrumento passará a ter valor legal, de modo que todo o conteúdo contratual entrará em vigor. A formalização do contrato é feita com as assinaturas do contratante e do contratado.

Mas como fazer isso em um contrato eletrônico? Não há segredo: com uma plataforma de assinatura eletrônica na nuvem, você gerará o documento (upload), adicionará quem precisa assinar, inserirá as marcações (para indicar onde serão realizadas as assinaturas) e pronto!

Basta que os usuários acessem o contrato e o assinem de acordo com as indicações. É o auxílio da tecnologia para fechar contratos com maior rapidez.

Muitas empresas brasileiras e multinacionais já adotaram esse recurso tecnológico. A realidade não poderia ser diferente, já que a assinatura eletrônica acompanha a tendência mundial de informatização de processos corporativos. Um negócio que busca ser lucrativo e quer se manter competitivo diante dos concorrentes precisa se adequar ao universo digital.

Ao contrário do que muitas pessoas imaginam, as assinaturas eletrônicas realizadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos dispõem de nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto). Trata-se de uma ferramenta que confere eficiência ao processo de contratação ao mesmo tempo que o torna bem mais seguro que a firma em papel.

validade jurídica da assinatura eletrônica é garantida pelos artigos 104 e 107 do Código Civil brasileiro, os quais dispõem sobre o princípio da liberdade de forma. De acordo com tal princípio, uma vez garantidas a integridade e a autenticidade do documento, que dizem respeito a, respectivamente, ausência de adulterações e comprovação de autoria, o texto será válido. Essas são propriedades típicas da assinatura eletrônica.

Por que sair da era do papel para entrar no mundo dos contratos eletrônicos?

O contrato eletrônico segue a mesma lógica de um contrato tradicional. A diferença está na velocidade de coleta de assinaturas.

Se com a assinatura manual cada contrato demorava 10 dias para estar pronto para produzir seus efeitos, no contrato eletrônico apenas algumas horas bastam para que todas as assinaturas estejam registradas, com todas as suas vias distribuídas às partes e com o conteúdo juridicamente válido para documentar a prestação de seus serviços.

Em uma era de transformação digital, em que a maior parte das transações comerciais é feita pela Internet e em que os dados são o verdadeiro petróleo do século 21, não faz mais sentido continuar usando documentos de papel. Além disso, a utilização do formato tradicional de contrato está se tornando obsoleta, de modo a resultar em situações negativas, como:

  • extravios;
  • perda de tempo com coleta de assinaturas;
  • dificuldade de organização;
  • aumento de custos administrativos (com papel, tintas para impressoras, digitalizações sucessivas etc.);
  • ausência de dados digitalizados que poderiam gerar inteligência comercial para sua empresa;
  • gastos com a logística de envio de documentos físicos para os signatários.

Os contratos eletrônicos são muito utilizados também para acelerar as vendas, dando mais rapidez à consolidação de propostas comerciais, aberturas de contas em banco etc.

Por que apostar na estruturação de um contrato por meio da assinatura eletrônica?

Como mostramos no tópico anterior, o uso de contratos em papel com assinaturas feitas à mão torna o processo de contratação lento, caro e suscetível a perdas, além de ter baixa eficiência operacional.

Nesse contexto, vale a pena investir na utilização de contratos que tramitam eletronicamente e, consequentemente, em assinaturas eletrônicas. Na sequência, destacamos os principais motivos para apostar nesse tipo de firma.

Redução de custos

A adoção da assinatura eletrônica para o fechamento de contratos diminui consideravelmente os gastos da empresa com o processo de tramitação contratual.

Isso ocorre porque, além da eliminação de custos com papel, tinta, manutenção de impressoras, pastas e armários, há a supressão de investimentos em logística relativos ao envio do instrumento à outra parte envolvida na negociação, como serviços de postagem e de entrega de documentos.

Segurança

Como já explicamos ao longo do post, uma das principais características da assinatura eletrônica é o seu alto nível de segurança, cuja base estrutural é a criptografia.

Com esse recurso, os documentos assinados mantêm a sua integridade, tornando-se invioláveis, uma vez que apenas o usuário da firma é capaz de atribuí-la ao contrato. Essas propriedades impossibilitam a alteração do instrumento e a consequente realização de fraudes.

Praticidade

Ao efetuar a assinatura eletrônica em um documento digital, contratante e contratado não precisam se reunir presencialmente para fechar o negócio, de modo a finalizar os trâmites legais a partir de qualquer lugar. Isso torna o processo de contratação muito mais dinâmico e prático, principalmente para o cliente da empresa, que não precisa se deslocar até a sede da companhia.

Maior agilidade

A tramitação de um contrato eletrônico é muito mais rápida do que a de um contrato tradicional, feito em papel. Essa agilidade resulta da automação dos processos que caracteriza a contratação em meio digital. Como os documentos são elaborados, revisados e alterados eletronicamente, contratante e contratado ganham tempo, fechando a transação com maior rapidez.

Aumento da produtividade

Com maior segurança, praticidade e agilidade a partir da utilização da assinatura eletrônica, o processo de contratação torna-se otimizado, demandando menos tempo dos funcionários para que seja concluído. Nesse cenário, os colaboradores têm a possibilidade de se ocupar de outras demandas da empresa, aumentando a sua produtividade.

Sustentabilidade

Por descartar totalmente a necessidade de uso de papel, tintas de impressora e pastas — em geral de plástico — necessárias para o arquivamento, a assinatura eletrônica contribui para a sustentabilidade.

Para ter uma ideia do quanto isso tende a ser significativo para o equilíbrio ambiental, basta estimar o montante de impressões que será economizado por ano com a adoção dessa ferramenta tecnológica no fechamento de contratos eletrônicos.

Viu como fazer contrato eletrônico é fácil? Esse documento facilita muito a redução da morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que tange à elaboração de contratos. Além disso, com a adoção da assinatura eletrônica a companhia diminui seus custos operacionais durante o processo de contratação ao mesmo tempo que aumenta a produtividade dos colaboradores.

Viu como fazer um contrato eletrônico? Fácil, não? Ficou interessado em reduzir a morosidade dos processos jurídicos em sua empresa, principalmente no que tange à elaboração de contratos? Então entre em contato conosco e descubra como a velocidade da assinatura eletrônica pode aumentar sua produtividade e a margem de lucro do seu negócio!  Ou teste grátis a plataforma da DocuSign por 1 mês e descubra os benefícios que a assinatura eletrônica pode gerar ao seu negócio.

3 Comentários

  1. Bom dia! Tenho uma associação de proteção veicular! E gostaria de saber mais sobre o contrato digital.

  2. Olá, parabéns pela matéria.

    Pode sim ser muito útil para quem está procurando informações sobre o contrato de prestação de serviços.

    Recomendo também a leitura do seguinte link:
    https://www.99contratos.com.br/contrato-prestacao-servico-pf.php

    Nele pode-se também encontrar diversas informações, como quais são as responsabilidades das partes, o serviço que será prestado, o que é permitido por lei, entre
    outras.

    Um grande abraço.

  3. Muito bem esclarecido!
    Vê-se a importância de contratar profissionais para formular bons contratos e aproveitar também o digital para acompanhar o progresso.
    O site também está muito bem feito e LIMPO, ou seja, sem aquelas propagandas e pop ups que atrapalham a vida do usuário !
    Obrigado!

Deixe uma resposta

Seu endereço de email não será publicado

*