O direito evoluiu drasticamente em todas as suas vertentes nos últimos anos, em busca de mais eficiência, segurança e celeridade em seus processos e acordos. Em função disso, toda a dinâmica jurídica também está migrando para um retrato mais moderno, cauteloso e produtivo a partir da utilização de documentos digitalizados.

Assim como em muitos outros setores, inclusive, a tendência é que as empresas que não se adequarem ao desenvolvimento tecnológico correrão mais riscos de perder valores substanciais a título de custo, além de acabar gastando muito mais com manutenção, arquivamento e gerenciamento de documentos físicos.

Tão notável é esse movimento rumo ao digital que a própria legislação brasileira tem se adaptado às novas expectativas de profissionais que estão abolindo o papel de suas rotinas.  Na Medida Provisória nº 2.200-2/2001, afirma-se a possibilidade de utilização da Certificação ICP-Brasil e/ou outros meios de identificação digitais (como a assinatura eletrônica por meio da plataforma DocuSign).

Contratos eletrônicos também podem constituir títulos executivos extrajudiciais em razão de sua equivalência funcional com os contratos em papel. Ou seja, comprovando sua autenticidade e integridade, os documentos físicos e eletrônicos possuem a mesma eficácia probatória.

Para o documento digitalizado ser aceito, é necessário que seja gerado um relatório técnico contendo as principais informações coletadas no momento da assinatura do documento, e que estas possam ser enviadas para os contratantes da plataforma mediante solicitação, conferindo o grau de segurança adequado à autenticidade (certeza de autoria) e integridade de referidos documentos, por meio do registro de toda a cadeia de custódia do documento.

Neste cenário, a assinatura de documentos usando a plataforma DocuSign permite a redução da circularização de documentos impressos e em drives de armazenamento, o que diminui bastante os riscos de incidentes de segurança (como vazamento de dados) e pode até facilitar o atendimento da empresa à Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD).

Os próprios tribunais também vêm abraçando esta postura, já que, com a adoção do processo eletrônico no ordenamento jurídico nacional, os processos judiciais passaram a tramitar em meio exclusivamente digital, em diversos estados da federação.

Os mecanismos de autenticação oferecidos pela DocuSign são capazes de conferir validade jurídica aos documentos e até fornecer mais segurança que o próprio papel, já que são criptografados e a trilha de auditoria de cada assinatura é armazenada constantemente, garantindo o rastreio de todo o trâmite.

Mesmo com toda essa praticidade, porém, é importante oferecer programas de treinamento que orientem os colaboradores sobre todas as funcionalidades fornecidas pela solução, para que eles possam aproveitá-las por completo assim que o benefício da praticidade da plataforma no dia-a-dia for disseminado entre todos.

Assim, muitos recursos antes destinados a utilização de documentos físicos serão realocados para atividades mais estratégicas, já que menos tempo será gasto com tarefas de suporte e as perdas relacionadas a gestão de documentos físicos serão reduzidas, assegurando também a otimização do espaço disponível no ambiente de trabalho.

Portanto, seguindo o movimento de transformação digital de importantes órgãos judiciais, departamentos jurídicos de empresas em todo o Brasil podem ganhar cada vez mais liberdade, agilidade e eficiência em suas atividades. Comece testando nossa plataforma gratuitamente por 30 dias e saiba como também dar este passo em direção ao futuro da gestão de acordos com total segurança.