Os principais recursos de assinatura eletrônica para equipes de RH

Se você trabalha em RH, provavelmente já está familiarizado com os elementos básicos do uso de tecnologia de assinatura eletrônica para obter assinaturas em cartas de oferta, formulários do governo, acordos referentes à política da empresa ou outros formulários de funcionários. Mas isso é apenas uma pequena amostra dos benefícios da assinatura eletrônica para as equipes de RH. Se as equipes de RH quiserem ter sucesso em 2021 e no futuro, precisarão começar a utilizar ferramentas mais inteligentes e automação para entender melhor seus funcionários e otimizar seus processos.

Reunimos esta lista de recursos do DocuSign eSignature para inspirar você a pensar sobre como aprimorar ainda mais seus processos de assinatura de documentos, agilizar as operações de RH e obter novos insights sobre seus contratos e funcionários.

Aprimore a experiência de envio e assinatura de formulários de RH

A maneira como você prepara os contratos pode ter um grande impacto na jornada do signatário e nas taxas de conclusão do contrato. Veja abaixo alguns recursos do eSignature que ajudam você a projetar uma experiência agradável de assinatura para candidatos e funcionários:

• Modelos pré-criados: Recrutadores, gerentes de RH e administradores podem aproveitar modelos pré-criados para alguns dos documentos mais comuns de funcionários e candidatos, como cartas de oferta, formulários de convênio e etc. Os modelos economizam tempo e garantem a precisão ao pré-etiquetar documentos padrão, garantindo que certos campos sejam marcados como necessários e reduzindo erros ou formulários incompletos.
• Assinatura móvel responsiva: Quando os signatários acessam um contrato em seus dispositivos móveis, eles esperam uma ótima experiência de visualização. A assinatura responsiva melhora a exibição de um documento com base no tipo de dispositivo. Isso ajuda as equipes a criar uma experiência de contratação e integração otimizada para dispositivos móveis, eliminando a necessidade de pinçar e aplicar zoom em uma tela pequena.
• Anexos do signatário: enviando um contrato para assinatura e esperando um documento em troca? Com os anexos do signatário, o signatário pode fazer upload de um anexo para o documento que está assinando. Na integração de novos funcionários ou coleta de cartões de vacinação de funcionários, isso mantém todas as informações do funcionário em um local central.
• PowerForms: seja a sua organização grande ou em crescimento, sua equipe precisará de processos escalonáveis e eficientes para contratos comuns, como formulários de realocação, solicitações de licença ou exceções às políticas da empresa. Com o PowerForms, sua empresa pode gerar documentos de autoatendimento sob demanda para assinatura; fáceis de criar e enviar e, para os funcionários, fáceis de acessar e assinar.
• Clique: Os contratos de clickwrap são uma ótima maneira de informar seus funcionários sobre políticas novas ou em mudança, fazer com que eles deem seu consentimento com um único clique e permitir que a equipe gerencie o controle de versões da política. Você pode facilmente acompanhar quem consentiu com qual versão e, em seguida, fazer com que os funcionários acusem o recebimento e concordem quando você fizer alterações significativas em suas políticas. Como esses contratos são padrão, os funcionários podem simplesmente ler e clicar, oferecendo uma experiência de usuário rápida e positiva.

Simplificar operações de RH

Esses recursos ajudarão a simplificar as operações de RH em relação a contratos:

• Envio em massa: Precisa de uma maneira para compartilhar um documento padronizado com diversos destinatários ao mesmo tempo? O recurso Envio em massa do DocuSign eSignature permite que você envie contratos em massa “um para vários”. Os documentos assinados são automaticamente encaminhados de volta para sua equipe para acompanhamento e arquivamento.
• Encaminhamento condicional e fluxos de trabalho avançados: Com o encaminhamento condicional, você pode contar com etapas inteligentes e lógica em seus fluxos de trabalho para processar os contratos. Por exemplo, quando uma carta de oferta for enviada, se o salário de um candidato exceder um determinado limite, o documento será automaticamente encaminhado a um executivo sênior para revisão antes da aprovação. Além da contratação, os gerentes de RH também podem aproveitar fluxos de trabalho avançados para solicitações de realocação de funcionários. Conforme um funcionário preenche a solicitação, ele indica em qual departamento trabalha e o contrato é automaticamente encaminhado para seu parceiro de negócios de RH específico.
• Agreement actions: O que precisa acontecer depois que um acordo é assinado? Agreement actions permite que os administradores configurem regras facilmente para automatizar ações comuns pós-assinatura, como arquivar automaticamente documentos concluídos em um provedor de armazenamento em nuvem como o SharePoint ou o Box, exportar dados para uma planilha ou iniciar outros fluxos de trabalho no processo de contrato. 
• SMS Delivery: muitas organizações adotaram o SMS como seu método preferido de comunicações urgentes. O SMS Delivery para DocuSign eSignature permite que você envie notificações de contratos em tempo real via SMS diretamente para o dispositivo móvel de um signatário, por exemplo, uma carta de oferta para um candidato ou uma política importante da empresa para um grupo de funcionários.
• Integrações pré-criadas: as integrações pré-criadas do DocuSign com centenas de sistemas conhecidos tornam mais fácil para as equipes de RH trabalharem com rapidez no software que já usam. As equipes podem criar cartas de oferta no próprio Microsoft Word, notificar os funcionários sobre mudanças na política da empresa por meio do Slack e enviar um manual do funcionário para assinatura via Workday, esses são apenas alguns exemplos! Explore nossas integrações aqui.

Obter insights sobre os seus contratos

Quer levar seus contratos de RH para o próximo nível com análises e insights? Tenha análises de contratos ao seu alcance, configure fluxos de trabalho automatizados e entenda melhor seus funcionários com estes recursos:

• Signing insights: Quer entender onde e por que seus funcionários estão parando nos documentos para aprimorar a jornada do signatário e aumentar as taxas de conclusão? Insights de assinatura e uma nova ferramenta de visualização de dados que ajudará os administradores a entender melhor o comportamento do signatário. As equipes podem visualizar insights filtrados por campos como modelo, dispositivo e navegador usados para aperfeiçoar os contratos que você distribui e como você os envia. Isso permite que os administradores otimizem a experiência de assinatura dos funcionários.
• Relatórios: O recurso de relatórios permite que os administradores obtenham insights e dados em tempo real da atividade do documento. A visão geral dos relatórios fornece uma visão das principais métricas da atividade do envelope enviado, incluindo o status geral do envelope, o tempo para conclusão e o volume ao longo do tempo dos envelopes enviados.
• APIs do DocuSign: Além de nossas centenas de integrações pré-criadas, a API do DocuSign eSignature também permite que desenvolvedores e administradores criem integrações personalizadas para suas soluções internas ou necessidades específicas, de modo que todos os sistemas funcionem juntos.

As equipes de RH do mundo inteiro têm a tarefa de encontrar maneiras de colocar o funcionário no centro de tudo o que fazem. Sem as ferramentas certas para impulsionar a automação e obter insights, as equipes de RH costumam patinar com o trabalho manual. Os recursos do DocuSign eSignature foram desenvolvidos considerando equipes de RH de todos os tamanhos, para eliminar o trabalho de enviar, assinar e reconhecer os contratos dos funcionários. 

Saiba mais sobre o DocuSign para RH.