A DocuSign pode ser uma novidade para muitos usuários. É comum surgirem dúvidas questões e objeções relacionadas a este novo jeito digital de se conduzir um negócio, assinando digitalmente os documentos. Se você quer fazer parte dessa transformação digital, mas ainda tem dúvidas e medos, esse post foi feito para você.

1- O que é a DocuSign?

Bem, para começar, a DocuSign é a primeira companhia do mundo a oferecer um serviço de assinaturas eletrônicas simples, intuitivo e totalmente armazenado em nuvem, além de ser eficiente nos pontos de vista de segurança e economia. Desde que foi fundada em 2003, a empresa se mantém como a líder mundial em assinaturas eletrônicas.

Atualmente, mais de 300 mil empresas e organizações ao redor do mundo usam e confiam na DocuSign para fazer suas transações eletrônicas e enviar documentos para serem assinados.

Estimamos que 1 milhão de documentos sejam assinados através de nossos serviços diariamente, e uma pessoa no mundo assina um documento eletronicamente com a DocuSign a cada 0,4 segundos.

 2- Como o serviço da DocuSign funciona?

Como já foi falado, é tudo bem simples e intuitivo. Não há custo algum para um usuário assinar um documento, nem há necessidade de se inscrever ou se cadastrar. Veja quais são os passos a serem seguidos por quem vai assinar um documento:

  • Você vai receber um email contendo um botão “Analisar documento”, onde é possível clicar usando qualquer dispositivo com conexão à internet.
  • Se é a primeira vez que você está assinando um documento com a DocuSign, você precisa concordar com um termo acordando que há um consenso em fazer negócio eletronicamente.
  • Depois, basta clicar em “Continue” e as abas de navegação vão te guiar exatamente para os lugares do documento que você precisa ver, preencher ou assinar.
  • Para assinar o documento, é possível escolher entre desenhar uma assinatura (caso você esteja usando um dispositivo touchscreen) ou ‘adotar’ uma assinatura que será usada como uma representação eletrônica da sua intenção legal de assinar aquele documento.
  • Assim que você tiver assinado todos os campos necessários, é só clicar em “Finalizar”.

Você vai ver um botão “Outras opções” que inclui outras ações que você pode realizar, como “Concluir mais tarde”, “Atribuir para outro” (se você não tiver a autoridade delegada), “Imprimir e assinar” ou “Negado” – nesta última, você será questionado pelo motivo. Aliás, não encorajamos que você use a opção “Print and Sign”, já que ela põe um fim à digitalização do processo e te impede de economizar tempo e dinheiro, pilares fundamentais do nosso serviço.

Se precisar de mais informações sobre o funcionamento do serviço, você também pode assistir este vídeo de um minuto.

Para ter o passo a passo detalhado e ver prints de como assinar, clique aqui.

3- O serviço é legal e válido juridicamente?

As assinaturas eletrônicas da DocuSign são legais e válidas para praticamente todas as transações (comerciais ou pessoais) em quase todos os países do mundo. Elas estão de acordo com leis britânicas, com a Regulação n° 910/2014 da União Europeia sobre identificação eletrônica e também com diversas leis e estatutos internacionais. Aqui no Brasil nossa solução possui força legal, incluindo Certificados Digitais ICP Brasil que estão totalmente em conformidade com a legislação brasileira, incluindo, mas não se limitando, à Medida Provisória 2.200-2, Código Civil Brasileiro, Resoluções do Comitê Gestor do ICP e Instruções Normativas do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação que regulam a matéria.

Combinada com os registros de auditoria, selos de segurança, autenticações exigentes e segurança de nível bancário, uma assinatura digital com DocuSign é consideravelmente mais “válida” do que uma assinatura à tinta, graças a enorme gama de evidências possíveis de serem levadas à júri.

A DocuSign tem um histórico positivo no que diz respeito a prover dados e evidências a seus usuários na hora de defender seus documentos contra repúdio. Além disso, a DocuSign também se dispõe a atestar a validade de seus serviços, garantindo completamente a adequação com os regulamentos locais – e somos a única companhia de gerenciamento de transações digitais (DTM) a fazer isso.

Para entender melhor sobre as leis que permeiam as assinaturas digitais em um país específico, acesse o Global Legality Guide.

4-Tudo bem se a assinatura adotada no serviço não for a minha assinatura real?

Se você tem uma conta na DocuSign, você pode fazer upload de uma imagem escaneada da sua assinatura feita à mão no papel para utilizar em seus contratos, mas caso você prefira, também pode criar uma nova assinatura usando um dispositivo touchscreen.

Uma alternativa pode ser usar a opção “Adotar uma assinatura” a partir de um painel com vinte assinaturas pré-criadas contemplando seus dados. O fato é que não é necessário ter uma imagem de sua própria assinatura feita à mão: uma assinatura nada mais é que um conceito legal usado para demonstrar seu “interesse jurídico” em um documento.

Assim que um usuário consente em assinar um documento eletronicamente e, no ato da assinatura, ele se compromete em declarar sua intenção legal perante aquele documento. É dessa forma que o processo se torna válido juridicamente.

No mais, os métodos de autenticação da DocuSign (como códigos SMS e outros) e registros de auditoria com selos de segurança garantem todas as provas que uma corte precisaria em caso de repúdio jurídico.

Lembre-se: a tinta nem sempre vence. A não ser que sejam assinadas junto a uma testemunha, assinaturas à mão geralmente são mais difíceis de terem sua validade provada em corte por serem facilmente falsificadas. Estima-se que só 50% das assinaturas à tinta supostamente feitas por celebridades são legítimas – quando as celebridades são os Beatles, inclusive, esse número cai para 6%. Pois é.

4- É seguro usar o serviço da DocuSign?

A DocuSign segue as práticas mais valorizadas do mercado para garantir a segurança de dados e conteúdo de transações. Cada assinatura eletrônica é única, documentável, encriptada e auditada com selos de segurança. Fazemos questão de assegurar a confidencialidade de todas as transações e de manteros registros de auditoria de todas as assinaturas.

A segurança de nível bancário oferecida pela DocuSign conta com:

  • Altos padrões de compliance com fortes diretrizes de segurança
  • Encriptação total de documentos
  • Acesso altamente seguro baseado em opções robustas de autenticação
  • O nível mais forte possível de exigências e anti-repúdio de suas transações

Para mais informações sobre as características de segurança da DocuSign, clique aqui.

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