Por mais que o processo de adaptação às novas tendências no cenário corporativo possa ser complicado, é um passo essencial para melhorar a gestão como um todo. Afinal, computação na nuvem, assinatura eletrônica e tantos outros recursos que vêm surgindo com cada vez mais frequência não podem ser simplesmente ignorados por quem preza pela devida organização de documentos empresariais.

Nesse sentido, mesclar técnicas já consolidadas com as revoluções que o universo digital trouxe pode ser uma excelente estratégia. Ao fazer essa junção, você consegue otimizar tanto seu tempo como o da sua equipe, o que certamente aumentará a produtividade geral da instituição. Quer saber como? Continue lendo este post e descubra algumas ferramentas simples que certamente o ajudarão!

DocuSign

Hoje em dia, você não precisa mais manter aquela antiga burocracia de imprimir vários contratos para novos funcionários ou prestadores de serviços. Adotando a assinatura eletrônica, a empresa melhora não apenas a organização de seus documentos, mas também economiza papel, tempo e dinheiro. Afinal, evita trabalhar com processos que não trazem nenhum diferencial para o empreendimento.

A partir da assinatura eletrônica e da plataforma DocuSign, é possível fechar contratos e assinar documentos de forma totalmente remota, a qualquer em hora e em qualquer lugar por meio de um dispositivo que tenha acesso à internet.

Dessa maneira, não há a necessidade de receber ou devolver papéis. Esse fluxo torna todo o procedimento muito mais prático, oferecendo agilidade ao negócio. Além disso, também vale lembrar que a assinatura eletrônica tem valor jurídico!

Imagine como a ferramenta DocuSign pode transformar a realidade de empresas que lidam com um alto volume de contratos diariamente. Se fosse necessário o envio físico de diferentes vias de contratos e documentos para as partes em diferentes localidades, os processos seriam altamente custosos e morosos, reduzindo drasticamente a produtividade da empresa.

Por outro lado, com a ferramenta DocuSign, a assinatura de um documento, incluindo o seu envio e recebimento, pode ser feita em poucos minutos, sem altos custos e burocracia excessiva.

No entanto, ao contrário de outros tipos de ferramenta (como a microfilmagem), a tecnologia de assinatura eletrônica não funciona apenas como uma mera certificação. Isso porque ela também agiliza os processos de outras maneiras, ajudando a gerenciar os documentos e os integrando a aplicativos de produtividade (como Google Drive e Microsoft Office) e sistemas de gestão empresarial (como plataformas CRM).

Por fim, é preciso destacar que todos os dados de uma assinatura eletrônica estão totalmente protegidos por meio de codificações de nível bancário, que garantem total segurança aos usuários e um alto padrão nas questões envolvendo compliance.

Cloud Computing

A nuvem é uma ótima aliada para a organização de documentos que estejam disponíveis no mundo virtual. Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox funcionam como grandes caixas de armazenamento que podem ser acessadas por meio de qualquer dispositivo conectado à internet — desde que o usuário tenha o devido acesso.

Mas é claro que essa organização não acontece instantaneamente! É preciso criar algum nível de separação para que os dados não se percam na nuvem. Nesse sentido, você pode pensar em categorias para a divisão — como pastas para contratos, planilhas de pagamento, informações gerais, atas de reuniões, entre outras inúmeras possibilidades.

Com essa delimitação em mente, divida o que foi feito em subcategorias que ficarão em subpastas — como contratos de funcionários e de clientes, pagamentos de clientes, fornecedores e funcionários, contas básicas e assim por diante.

Terminando esse processo, crie uma rotina para promover limpezas periódicas na nuvem. Lembre-se de que, se isso não for feito, toda a organização de documentos feita no início pode acabar se transformando em um grande entulho de informações no futuro. Além disso, restrinja o acesso dos colaboradores para que cada um veja apenas o que é necessário para seu trabalho e, assim, não desorganize o que já foi feito.

Saindo do âmbito organizacional, a tecnologia ainda traz diversos outros benefícios, como a flexibilidade dentro da rotina empresarial. A partir da nuvem, um funcionário não precisa mais voltar à empresa para acessar o banco de dados e conseguir entregar um determinado documento para algum cliente, por exemplo. Com esse recurso, tudo é muito mais simples, bastando acessar a cloud, localizar o que for preciso e dar andamento!

Dropbox

Não poderíamos deixar de falar especificamente de um dos primeiros serviços de armazenamento na nuvem: o Dropbox. Disponível desde 2008, essa ferramenta oferece ótimos recursos, como sincronização com dispositivos móveis, sincronização automática de diretórios, upload automático de fotos (desde que esteja instalado em algum dispositivo móvel com a opção ativada) e criação de links diretos para o compartilhamento de arquivos.

Uma opção muito útil e popular desse serviço é a possibilidade de sincronizar as pastas de todos os seus dispositivos a partir da mesma conta, desde que o aplicativo do Dropbox esteja instalado. Assim, caso você tenha arquivos no seu smartphone, eles poderão ser vistos no seu tablet ou no computador de qualquer sistema operacional, por exemplo. E acredite: isso pode facilitar bastante a organização de documentos!

Além disso, se sua empresa optar pelos planos de equipe, definitivamente não precisa se preocupar com a segurança. Risque esse possível problema da sua lista, porque o Dropbox usa a criptografia SSL AES de 256 bits. Outra vantagem é que não há limite de tamanho para upload no aplicativo instalado em algum dos seus dispositivos. Já se você quiser fazê-lo por meio do site, um limite de 300 mb surge.

Box

Embora tenha feito algumas ações em 2013 para angariar usuários, oferecendo 50 GB de armazenamento para a organização de documentos, o Box ainda é um serviço pouco conhecido no Brasil. Mesmo com pouca visibilidade, porém, pode acreditar: essa é uma ótima ferramenta. E isso se deve especialmente a seus conectores e aplicativos.

A partir do Box, sua empresa pode se conectar não apenas a smartphones, tablets e computadores, mas também a excelentes plataformas, como NetSuite, Salesforce, Office 365, Google Apps e várias outras. Assim, seus colaboradores poderão usufruir do serviço diretamente da plataforma em que todos na instituição trabalham, oferecendo praticidade para o empreendimento.

Quanto à segurança, o plano padrão oferece criptografia SSL de 256 bits, mas as contas empresariais e de negócios em geral podem contar com criptografia de redundância automática. O limite do tamanho do arquivo também é bem grande, podendo chegar a até 2 GB em serviços empresariais.

Google Agenda

A gigante Google oferece uma série de ferramentas para ajudar na organização da rotina de empresas e pessoas comuns. Um grande exemplo é a ferramenta Google Agenda. Apesar de ter uma proposta simples, esse recurso pode facilitar bastante a organização de rotina de profissionais, inclusive integrando uma às outras.

Na prática, a Google Agenda permite não só o lançamento de eventos com suas respectivas datas e horários, mas também o compartilhamento da rotina de diferentes pessoas e profissionais. Isso facilita, por exemplo, que reuniões possam ser marcada conforme a disponibilidade de todos aqueles que dela precisam participar.

A Agenda, inclusive, é capaz de coletar dados do usuário diretamente do e-mail e de outras fontes. Assim, por exemplo, ela consegue inserir lembretes de viagem assim que é feita a compra de uma passagem aérea em nome do usuário.

Além disso, com essa ferramenta, também é possível anexar documentos e arquivos aos eventos, o que é muito útil nos casos em que seja necessário a consulta na data e hora que o evento se concretizar.

Google Drive

Outra ferramenta bastante útil para o armazenamento e organização de documentos empresariais é o Google Drive. O Drive é uma plataforma de armazenamento de dados e documentos em nuvem, cuja principal funcionalidade é garantir o armazenamento seguro de arquivos e permitir o acesso remoto a eles a partir de diferentes dispositivos.

Hoje, na era dos documentos digitais, recursos desse tipo ganham cada vez mais aplicabilidade, pois facilitam o armazenamento das informações e o posterior acesso, além de eliminar os riscos existentes no modelo de armazenamento local.

Apesar de existirem diversas outras aplicações com a mesma proposta do Google Drive, seus diferenciais o fazem especial. A principal vantagem dessa ferramenta é o alto poder de integração com outros serviços do Google, como Gmail, Docs e o próprio sistema operacional presente na maior parte dos smartphones.

A exemplo, é possível encaminhar documentos com tamanho maior por e-mail diretamente do Gmail. Assim, o usuário pode encaminhar documentos de todos os tipos com limite acima de 25Mb, bastando utilizar o anexo via Google Drive presenta na caixa de texto do próprio Gmail.

Trello

No contexto corporativo, tão importante quanto ter organização na gestão de documentos é alcançar uma boa produtividade com as equipes. E, nesse quesito, o Trello é uma ferramenta de grande utilidade. Em resumo, ela é voltada para a gestão de projetos dentro da organização.

A partir de esquemas visuais acessíveis diretamente pelo navegador ou por aplicação instalada no computador e celular, usuários têm acesso a um modelo organizacional de tarefas baseados em quadros esquemáticos, diagramas e cores. A proposta do Trello é deixar todas as atividades desempenhadas pelas equipes visíveis, facilitando o entendimento do seu andamento, das demandas em aberto e das prioridades.

Além disso, é possível compartilhar projetos, informações e delegar funções a determinados membros da equipe, estabelecendo prazos para o cumprimento. Também é possível anexar cards aos quadros dos projetos, o que é muito útil para que diferentes profissionais opinem sobre uma tarefa, reportem erros e contribuam para o andamento ágil dos projetos.

Evernote

O Evernote é uma das ferramentas de organização e produtividade mais versáteis disponíveis no mercado. A partir dela, é possível executar uma série de ações, especialmente com a utilização de textos. A exemplo, pode-se citar:

  • elaboração de lembretes;
  • criação de cadernos variados, nos quais são inseridas notas livres conforme a necessidade do usuário;
  • criação de etiquetas de identificação para facilitar a busca e acesso posterior às notas;
  • inserção de anexos com documentos e arquivos em diferentes formatos, como áudio, imagem, manuscrito.

Uma grande vantagem do Evernote é a possibilidade de compartilhar cadernos e notas com outros usuários. No contexto das empresas, essa funcionalidade pode ajudar na integração de setores e atividades, facilitando a circulação de documentos e informações úteis, especialmente quando se lida com equipes maiores, situação em que a utilização de recursos físicos poderia dificultar bastante a rotina.

Um grande benefício do Evernote é a sua integração com outras plataformas. Assim, ações executadas na aplicação pelo computador são sincronizadas e se tornam acessíveis em todos os outros dispositivos logados na conta do usuário.

Como você viu ao longo do texto, a organização de documentos empresariais com o auxílio de ferramentas tecnológicas e computação em nuvem é o caminho mais estratégico para empresas. Além de mais simplificados, são também mais sustentáveis e eficientes, características de grande valor no cenário empresarial atual.

Então, gostou deste artigo? Quer aproveitar todos os benefícios que assinatura eletrônica pode agregar ao seu negócio? A DocuSign tem a solução ideal para ajudar você nessa tarefa. Entre em contato conosco hoje mesmo e saiba mais!