Por mais que o processo de adaptação às novas tendências no cenário corporativo possa ser complicado, é um passo essencial para melhorar a gestão como um todo. Afinal, computação na nuvem, assinatura eletrônica e tantos outros recursos que vêm surgindo com cada vez mais frequência não podem ser simplesmente ignorados por quem preza pela devida organização de documentos empresariais.

Nesse sentido, mesclar técnicas já consolidadas com as revoluções que o universo digital trouxe pode ser uma excelente estratégia. Ao fazer essa junção, você consegue otimizar tanto seu tempo como o da sua equipe, o que certamente aumentará a produtividade geral da instituição. Quer saber como? Continue lendo este post e descubra algumas ferramentas simples que certamente o ajudarão!

Assinatura eletrônica

Hoje em dia, você não precisa mais manter aquela antiga burocracia de imprimir vários contratos para novos funcionários ou prestadores de serviços. Adotando a assinatura eletrônica, a empresa melhora não apenas a organização de seus documentos, mas também economiza papel, tempo e dinheiro. Afinal, evita trabalhar com processos que não trazem nenhum diferencial para o empreendimento.

A partir da assinatura eletrônica, a outra parte envolvida pode fechar um contrato a qualquer em hora e em qualquer lugar por meio de um dispositivo que tenha acesso à internet. Dessa maneira, não há a necessidade de receber ou devolver papéis. Esse fluxo torna todo o procedimento muito mais prático, oferecendo agilidade ao negócio. Além disso, também vale lembrar que a assinatura eletrônica tem valor jurídico!

No entanto, ao contrário de outros tipos de ferramenta (como a microfilmagem), essa tecnologia não funciona apenas como uma mera certificação. Isso porque ela também agiliza os processos de outras maneiras, ajudando a gerenciar os documentos e os integrando a aplicativos de produtividade (como Google Drive e Microsoft Office) e sistemas de gestão empresarial (como plataformas CRM). Por fim, é preciso destacar que todos os dados de uma assinatura eletrônica estão totalmente protegidos por meio de codificações de nível bancário.

Cloud computing

A nuvem é uma ótima aliada para a organização de documentos que estejam disponíveis no mundo virtual. Serviços como Google Drive, Microsoft Office Online e Dropbox funcionam como grandes caixas de armazenamento que podem ser acessadas por meio de qualquer dispositivo conectado à internet — desde que o usuário tenha o devido acesso.

Mas é claro que essa organização não acontece instantaneamente! É preciso criar algum nível de separação para que os dados não se percam na nuvem. Nesse sentido, você pode pensar em categorias para a divisão — como pastas para contratos, planilhas de pagamento, informações gerais, atas de reuniões, entre outras inúmeras possibilidades. Com essa delimitação em mente, divida o que foi feito em subcategorias que ficarão em subpastas — como contratos de funcionários e de clientes, pagamentos de clientes, fornecedores e funcionários, contas básicas e assim por diante.

Terminando esse processo, crie uma rotina para promover limpezas periódicas na nuvem. Lembre-se de que, se isso não for feito, toda a organização de documentos feita no início pode acabar se transformando em um grande entulho de informações no futuro. Além disso, restrinja o acesso dos colaboradores para que cada um veja apenas o que é necessário para seu trabalho e, assim, não desorganize o que já foi feito.

Saindo do âmbito organizacional, a tecnologia ainda traz diversos outros benefícios, como a flexibilidade dentro da rotina empresarial. A partir da nuvem, um funcionário não precisa mais voltar à empresa para acessar o banco de dados e conseguir entregar um determinado documento para algum cliente, por exemplo. Com esse recurso, tudo é muito mais simples, bastando acessar a cloud, localizar o que for preciso e dar andamento!

Dropbox

Não poderíamos deixar de falar especificamente de um dos primeiros serviços de armazenamento na nuvem: o Dropbox. Disponível desde 2008, essa ferramenta oferece ótimos recursos, como sincronização com dispositivos móveis, sincronização automática de diretórios, upload automático de fotos (desde que esteja instalado em algum dispositivo móvel com a opção ativada) e criação de links diretos para o compartilhamento de arquivos.

Uma opção muito útil e popular desse serviço é a possibilidade de sincronizar as pastas de todos os seus dispositivos a partir da mesma conta, desde que o aplicativo do Dropbox esteja instalado. Assim, caso você tenha arquivos no seu smartphone, eles poderão ser vistos no seu tablet ou no computador de qualquer sistema operacional, por exemplo. E acredite: isso pode facilitar bastante a organização de documentos!

Além disso, se sua empresa optar pelos planos de equipe, definitivamente não precisa se preocupar com a segurança. Risque esse possível problema da sua lista, porque o Dropbox usa a criptografia SSL AES de 256 bits. Outra vantagem é que não há limite de tamanho para upload no aplicativo instalado em algum dos seus dispositivos. Já se você quiser fazê-lo por meio do site, um limite de 300 mb surge.

Box

Embora tenha feito algumas ações em 2013 para angariar usuários, oferecendo 50 GB de armazenamento para a organização de documentos, o Box ainda é um serviço pouco conhecido no Brasil. Mesmo com pouca visibilidade, porém, pode acreditar: essa é uma ótima ferramenta. E isso se deve especialmente a seus conectores e aplicativos.

A partir do Box, sua empresa pode se conectar não apenas a smartphones, tablets e computadores, mas também a excelentes plataformas, como NetSuite, Salesforce, Office 365, Google Apps e várias outras. Assim, seus colaboradores poderão usufruir do serviço diretamente da plataforma em que todos na instituição trabalham, oferecendo praticidade para o empreendimento.

Quanto à segurança, o plano padrão oferece criptografia SSL de 256 bits, mas as contas empresariais e de negócios em geral podem contar com criptografia de redundância automática. O limite do tamanho do arquivo também é bem grande, podendo chegar a até 2 GB em serviços empresariais.

Como você viu ao longo do texto, a organização de documentos empresariais na nuvem é uma solução extremamente prática. Mas os benefícios dessa tecnologia não se limitam a isso! Usar o cloud computing também pode simplificar a gestão da TI e até mesmo reduzir custos operacionais. Veja neste post como tudo isso acontece!


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