Oito tendências de gerenciamento de contratos para observar em 2021
A adaptação para atender às demandas em mudança dos consumidores e o acompanhamento do mercado digital atual requerem um compromisso contínuo para aprimoramento dos processos, sendo que o gerenciamento de ciclo de vida dos contratos está no centro. Como resultado, as melhores práticas de gerenciamento de contratos estão em constante evolução.
Em 2021, o valor do gerenciamento digital de contratos mudou de uma conversa do setor administrativo para uma vantagem competitiva. A seguir estão oito tendências atuais em gerenciamento de contratos que não podem ser ignoradas.
As oito principais tendências em gerenciamento de contratos
1. Transformação digital acelerada
A maioria dos negócios estava há cerca de uma década hesitante em relação à transformação digital, mas a COVID-19 forçou as organizações a agirem e enfrentarem de frente as ineficiências em sua estratégia atual de gerenciamento de contratos. Como as menores margens e os fechamentos dos escritórios exigem soluções remotas para as operações diárias do negócio, gerentes de todos os departamentos estão buscando novas maneiras para digitalizar os processos desatualizados de gerenciamento de documentos.
Por exemplo, muitas organizações adotaram uma solução de assinatura eletrônica para facilitar a transição para o trabalho remoto e eliminar procedimentos confusos de gerenciamento de contratos baseados em papel. No início, era apenas uma solução para tapar buraco devido ao trabalho remoto. No entanto, rapidamente, líderes de negócios perceberam que os benefícios de colocar uma organização on-line vão muito além de uma resposta à COVID.
Como a pesquisa da Gartner indica, "quando um processo de negócio é convertido de processos em papel para fluxos de trabalho digitais, isso será 'o novo normal', refletindo o próximo estágio da transformação digital". Atualmente, em cada departamento, a COVID-19 está formatando a estratégia de gerenciamento de processos. Cerca de 68% dos departamentos jurídicos, por exemplo, agora afirmam que a "digitalização dos processos manuais" é uma das principais prioridades, de acordo com um estudo realizado pela Paradoxes Inc. para a DocuSign.
2. A resposta à COVID, o valor renovado de preparação e continuidade dos negócios
As equipes de compras geralmente abordam a continuidade dos negócios de forma reativa. Responder a uma crise ou adaptar-se ao trabalho remoto requer uma abordagem estratégica em vez de uma abordagem tática. Ou seja, deve-se ter as ferramentas certas nos lugares certos antes que o desastre ocorra para assegurar a continuidade dos negócios.
Infelizmente, em 2020, muitos profissionais de gerenciamento de contratos forem pegos despreparados em relação à velocidade com a qual as mudanças precisam ser implantadas. Ser capaz de adaptar ou alterar os fluxos de trabalho rapidamente sem interromper as operações de negócio do dia a dia coloca as organizações em uma posição para lidar sem esforço com desafios não previstos e interferências com grandes mudanças. Além disso, quando uma imagem do cenário pós-pandemia ficar clara, uma infraestrutura de contratos mais flexível oferecerá suporte à escalabilidade em qualquer ambiente.
De modo geral, o gerenciamento de contratos de ponta a ponta fornece uma maneira simples de melhorar a continuidade dos negócios. Com um processo de gerenciamento de documentos mais ágil, as organizações eliminam procedimentos manuais lentos e liberam o caminho para atualizações de políticas eficientes, contratação contingenciada ou outros desafios operacionais. Ao adicionar redução de custos e desenvolvimento de relacionamento à lista de benefícios em potencial da atualização de sua estratégia atual de gerenciamento de documentos, o caso de negócio para gerenciamento de ciclo de vida dos documentos fica ainda mais atraente.
3. Automação de ponta a ponta está impulsionando a eficiência e a qualidade do gerenciamento de contratos
A geração, a negociação e a aprovação de contrato tradicionais dependem de governança prática para avançar com os contratos, o que desperdiça tempo e introduz oportunidade para erro humano que prejudica o processo. A automação significa menos risco, conformidade regulatória mais forte e mais eficiência.
Um dos pontos mais problemáticos para as organizações é o volume completo de procedimentos operacionais que precisam ser concluídos manualmente. De acordo com um estudo realizado pela Paradoxes, 46% dos profissionais de gerenciamento de contratos afirmam que uma abundância de tarefas manuais torna a colaboração em contratos um desafio. Trabalho duplicado, transferências de dados imprecisos e falta de rastreabilidade também são problemas que se multiplicam conforme seu negócio cresce. Portanto, quanto mais complexo seus fluxos de trabalho de documentos forem, mais sua organização pode se beneficiar da automação de ponta a ponta.
Por exemplo, um banco de dados de clientes extensivo pode apresentar desafios e um risco de segurança para os negócios que dependem da transferência manual de dados durante o processo de geração de contrato. As soluções automatizadas de gerenciamento de documentos de ponta a ponta permitem a integração com Sistemas de registros existentes, possibilitando geração de contrato sem erros com o clique de um botão preenchendo os documentos automaticamente com informações existentes do cliente ou do produto.
Por fim, a automação cria fluxos de trabalho padronizados e configuráveis no nível corporativo, o que aprimora a qualidade dos contratos e dos processos. Quando sua infraestrutura digital é estruturada de para lidar de forma eficiente com contratos fora do padrão ou alterações de processos, não há nada inesperado que possa desestabilizar sua organização ou tornar o processo de contratos mais lento. Contratos mais rápidos significam receita maia rápida, melhores interações com os clientes e redução em geral de tempo e recursos desperdiçados.
4. O papel crescente da inteligência artificial em análise de contratos
A Inteligência Artificial (IA) já é um termo que está na moda por si só, mas os profissionais de negócios geralmente não reconhecem as implicações práticas de um processo de gerenciamento de contratos auxiliado por IA.
A IA pode ser usada de maneira clara para abordar alguns dos maiores problemas em cada estratégia de gerenciamento de documentos. 47% das equipes de vendas afirmam que analisar contratos fora do padrão em relação a oportunidades e riscos, em um ambiente com mudanças regulatórias, é a parte mais difícil do processo de após a assinatura.
Novas ferramentas de IA e de análise de negócio fornecem uma solução simples. Por exemplo, o software de processamento de linguagem natural permite revisar um grande número de contratos existentes em um instante para que você possa desvendar e otimizar linguagem desatualizada ou arriscada com pouco a nenhum esforço manual. Além disso, como os aprovadores de contrato tradicionais (como as equipes jurídicas) treinam a IA para analisar contratos, os usuários da linha de negócios não precisam se preocupar em se aprofundar em contratos complexos nem em se perder na linguagem técnica e jurídica.
À medida que o mundo dos negócios fica cada vez mais complexo, os contratos precisarão ser reavaliados e reconfigurados com mais frequência. Aprimorar sua capacidade de responder rapidamente a um ambiente regulatório mutável ajuda a minimizar riscos e aumentar a visibilidade durante os processos mais complexos de vendas, M&A ou compras.
5. Mais urgência e conscientização em relação à privacidade de dados
Há mais urgência em torno da privacidade de dados do que jamais antes. A Lei de privacidade do consumidor da Califórnia (CCPA) foi promulgada em 1º de janeiro de 2020, A Regulamentação geral de proteção aos dados (GDPR) da UE está bem estabelecida e diversas leis de privacidade de dados ainda estão surgindo.
Mas devido a normas inconsistentes nos diferentes países e com um número crescente de ataques cibernéticos a cada ano, as organizações devem reconhecer que os benefícios da privacidade de dados vão além do ambiente regulatório. As organizações precisam de uma maneira simples para acompanhar as tendências emergentes (amplas ou regionais) para que seja fácil se adaptar ou fazer alterações rapidamente nas políticas existentes.
Além de fornecer adesão legal, a conformidade com as regulamentações com a privacidade de dados cria confiança do cliente e ajuda a proteger sua organização contra ameaças à segurança interna e externa. Os profissionais de gerenciamento de contatos de todos os setores podem considerar IA de gerenciamento de contratos, assinaturas eletrônicas e outros recursos digitais de gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) para ajudar a abordar de forma eficaz questões de privacidade de dados.
6. Contratação com conscientização climática está em todo radar de negócio globalmente consciente
O gerenciamento da cadeia de suprimentos e a remessa de produtos são responsáveis por 50% a 70% das emissões de carbono das empresas e por 3% do total das emissões de CO2 do mundo. De acordo com um relatório publicado pelo CDP, 215 das maiores empresas globais do mundo reconhecem a mudança climática como uma séria ameaça aos negócios. Com cerca de US$ 1 trilhão (e o planeta) em risco, 73% das empresas respondentes confirmaram ter supervisão no nível da diretoria dos riscos relacionados ao clima.
A contratação com conscientização climática está se tornando rapidamente uma solução de ponta para lidar com o impacto ambiental crescente dos negócios. Aqui, novamente, parte das dificuldades envolve saber o que consta em seus contratos atuais, identificando contratos e cláusulas que lidam com (ou deixam de abordar) regulamentações voltadas ao clima.
A tecnologia digital de contratos também elimina os processos cheios de papel nos quais as estratégias de gerenciamento de contratos de legado dependem. Tirando o papel da equação, o impacto ambiental do processo de contratos é reduzido.
7. Estratégias digitais de identificação promovem compartilhamento rápido e seguro de informações
Todos nós já estamos acostumados a confirmar nossa identidade diariamente, seja para abrir nosso smartphone ou usar um número de PIN para autenticar uma compra com cartão de débito. No mundo dos negócios não é diferente, mas as apostas são mais altas. Substituir métodos de identificação analógicos por novas soluções digitais aumenta a eficiência e fornece mais segurança em cada estágio do processo de gerenciamento de contratos.
À medida que ambientes de escritórios socialmente distantes se tornam uma parte aceitável dos negócios e as regulamentações evoluem, a identificação digital segura terá um papel central na transmissão de informações sigilosas de forma remota entre as partes. Felizmente, as novas tecnologias facilitam autenticar todos os usuários de forma segura.
Além de aprimorar a privacidade dos dados, a identificação digital também facilita para os usuários finais ter acesso e gerenciar informações, equilibrando a experiência do cliente com mais segurança corporativa. 56% dos profissionais de RH afirmaram que o gerenciamento de ID seria algo crítico para seu sucesso nos próximos cinco anos.
Embora o campo ainda seja relativamente novo, no futuro próximo, a ampla adoção de software de identificação biométrica e reconhecimento facial continuará a simplificar e proteger o processo de identificação, eliminando a necessidade de conexões com nome do usuário e senha ou com aplicativos de verificação de terceiros.
8. Melhora da experiência dos clientes e funcionários com eficiência de contrato
A experiência do cliente sempre foi e continuará sendo um impulsionador importante da melhoria dos processos. Mas, à medida que o desenvolvimento tecnológico alcança todos os aspectos dos negócios, os clientes estarão menos inclinados a suportar processos manuais e lentos do passado, principalmente quando a concorrência em todos os setores está adotando maneiras mais eficientes para a condução dos negócios.
Espere ver uma ênfase ainda maior em experiências personalizadas e simplificadas para os clientes. No gerenciamento de contratos, isso pode envolver o fornecimento de um processo mais simples e mais eficiente de integração de clientes, fornecedores ou pacientes. Todas as partes devem ser capazes de preencher, assinar e enviar documentos necessários facilmente em qualquer dispositivo de qualquer lugar.
Por exemplo, PDFs que precisam ser baixados, impressos, preenchidos, assinados, escaneados e enviados manualmente serão vistos como uma fonte de atrito. As organizações que dependem de procedimentos de gerenciamento de contratos similares e desatualizados dificultam a vida dos clientes, afetam negativamente a produtividade dos funcionários e causam perda de receita, à medida que o tempo para a conclusão aumenta e documentos com processamento lento são abandonados.
Além de aprimorar a satisfação de clientes e funcionários, menos tempo gasto em processos manuais baseados em papel significa que a gerência pode dispor de mais tempo em questões mais amplas de estratégia de negócios e do cenário geral.
Prepare-se hoje para o futuro do gerenciamento de contratos
O investimento em nova tecnologia para apoiar uma transformação digital acelerada deve estar no topo da lista de afazeres de todo profissional de gerenciamento de contratos com visão progressiva para 2021.
À medida que as empresas crescem, o número de partes interessadas e a complexidade do processo de contrato aumentam drasticamente. Acompanhar de perto as tendências mais recentes em gerenciamento de contratos ajudará a desenvolver uma estratégia de gerenciamento de documentos que promova práticas de negócios mais eficientes, seguras e centradas nos clientes por muitos anos.
Saiba mais sobre as tendências atuais em gerenciamento de contratos em nosso relatório Estado do gerenciamento de contratos.