Como obter uma assinatura eletrônica e, assim, dar mais dinamismo aos seus processos? É preciso estar atento: com consumidores cada vez mais exigentes e multicanais (e com o crescimento exponencial da concorrência por conta da internet), algumas horas podem ser o limiar entre fechar ou perder um grande negócio.

Nessa nova dinâmica, trocar a lentidão e a insegurança dos processos analógicos pela mobilidade, flexibilidade e proteção da assinatura eletrônica é mais do que conveniente — é obrigação para se manter competitivo no mercado. Mas como fazer uma assinatura eletrônica? Como fazer a transição entre os processos manuais e a digitalização completa da empresa? São as respostas para essas perguntas que você confere agora!

Quais são os principais benefícios da assinatura eletrônica?

Antes de entender como obter uma assinatura eletrônica, é crucial ter em mente o que esse recurso trará aos seus processos internos. Confira algumas das maiores vantagens!

Redução de custos

O primeiro benefício que convida o gestor à migração para os processos digitais é a redução de custos advinda dessa transformação, principalmente porque, quanto maior for a velocidade de seus procedimentos administrativos, mais baratos eles se tornam.

Se todo o ciclo dos documentos se dá em ambiente virtual, não é preciso imprimir mais nada. Com isso, também não é preciso mais se preocupar em comprar ou fazer manutenção de impressoras. Sem a pressão de centenas de impressões e digitalizações mensais, o valor da conta de luz também é reduzido significativamente.

Veja que estamos trilhando um círculo virtuoso de economia que passa por várias questões, inclusive, pelo melhor aproveitamento do salário-hora de seus funcionários. Você sabia que os profissionais perdem o equivalente a 1 mês por ano procurando informações? Sabia também que, apenas com assinatura à caneta, são cerca de 4 horas por semana perdidas?

Muitas empresas passaram a se preocupar em como obter uma assinatura eletrônica quando perceberam o impacto da redução de custos operacionais sobre a concorrência, que esfarelou a competitividade dos mais obsoletos do ponto de vista tecnológico. Muitas vezes, são os próprios concorrentes que nos lembram de evoluir.

Otimização de processos

A Imobiliária Bambuí, construtora, incorporadora e administradora imobiliária goiana, avaliou em dado momento que muitos negócios eram perdidos pelo extenso tempo de locação, o qual envolvia elaboração das minutas de contrato, agendamento de visitas para assinatura manuscrita, condução dos documentos a tabeliães e retorno das vias a cada um dos interessados.

Com a implementação da assinatura eletrônica, os contratos passaram a ser assinados sem a necessidade da presença física dos clientes, detalhe que derrubou o processo de locação, de 5 a 7 dias úteis, para apenas 48 horas. Nos casos em que a locação envolvia também a figura do fiador, a velocidade e a economia de custos se tornou ainda mais perceptível (no caso da Bambuí, precisamente R$ 93,00 para cada negócio).

Aumento da produtividade

Não importa se sua empresa é pequena ou multinacional. Também não importa se é uma indústria química, um escritório contábil ou uma loja de roupas. Se você tem contrato com fornecedores e/ou clientes, é extremamente importante entender como obter uma assinatura eletrônica, principalmente por conta da elevação de produtividade trazida por essa dinâmica digital.

Se o tempo de conclusão do negócio com cada cliente for reduzido em 80%, cada vendedor terá mais tempo disponível para fechar novos negócios, concorda?

Além disso, se o timing para assinar contratos com seus fornecedores também for derrubado em 50%, será diminuída a possibilidade de ocorrência de rupturas de estoque, que gerariam perda de clientes, má credibilidade da marca e muitos retrabalhos. Tudo isso resvala na produtividade da empresa.

Qual é o passo a passo para obter a assinatura eletrônica?

Os documentos assinados de forma eletrônica têm valor jurídico idêntico aos de assinatura manuscrita, além de um grau de segurança muito superior.

Soluções de ponta no mercado, como a plataforma de System of Agreement DocuSign, aliam a validade jurídica da certificação digital ICP-Brasil com recursos de proteção de dados, como criptografia de nível bancário, acesso por login/senha, backups programáveis, além de camadas adicionais de proteção.

Quer ter tudo isso em sua empresa? Para sair do universo analógico em direção a uma dinâmica digital na gestão de documentos, basta acessar a plataforma DocuSign e seguir os seguintes passos.

1. Faça o upload do documento

Importe o documento que deseja assinar. Ele pode estar armazenado localmente (Word, Excel, PDF) ou em nuvem (como em plataformas de compartilhamento de arquivos, como OneDrive e Google Drive).

2. Indique os nomes e os e-mails dos signatários

Em seguida, você deve adicionar os nomes e os endereços de seus signatários, podendo, inclusive, indicar a ordem de assinatura.

3. Adicione os campos de assinatura e clique em “enviar”

Por fim, basta arrastar e soltar os campos de assinatura, adicionando, caso deseje, padrões personalizados para seus demais signatários. Após colocar sua assinatura eletrônica (importando a imagem ou, simplesmente, assinando sobre o tablet), é só clicar em “enviar”.

Um link será remetido a cada interessado, a fim de que eles concluam o processo ali mesmo, na tela do computador ou por meio de um celular. Tudo muito rápido, preciso e barato.

Qual é a importância de buscar soluções robustas e com alto nível de segurança?

Existem algumas opções de assinatura eletrônica no mercado, mas é preciso ficar atento às especificações de cada produto, já que a amplitude de qualidade entre eles é grande. Alguns não contam com interface amigável, tornando o complicado. Outros falham no quesito segurança, entre outras particularidades.

Muito além de entender como obter uma assinatura eletrônica, é preciso saber como escolher os melhores fornecedores, a fim de potencializar seus resultados e não ter que, mais à frente, reimplantar a mesma tecnologia (gastando duas vezes o que poderia ser investido em uma única oportunidade).

A solução da DocuSign para otimizar o seu sistema de acordos, por exemplo,  permite enviar documentos em 13 idiomas (incluindo português) e assinar documentos em 43 idiomas localizados.

Outro diferencial em relação a outros produtos do mercado é a flexibilidade, já que você pode assinar tudo o que precisa a partir de seu computador (PC) ou por praticamente qualquer dispositivo móvel (como smartphones e tablets).

A solução DocuSign permite, inclusive assinar off-line, recurso fundamental para quem trabalha no agronegócio, já que muitos fornecedores desse setor estão localizados em regiões remotas, com estrutura precária de internet.

A interface intuitiva, mas repleta de recursos, garante que os funcionários consigam utilizar integralmente a ferramenta, mesmo com poucos dias de implementação. E é evidente que isso faz diferença nos resultados alcançados.

Agora que você compreendeu como obter uma assinatura eletrônica, teste gratuitamente nossa solução por 30 dias e veja, na prática, os benefícios que essa tecnologia pode oferecer à sua empresa!