Entenda o que são custos operacionais e como reduzi-los

O controle de custos operacionais é fundamental para garantir a saúde financeira do negócio. Em tempos de instabilidade econômica, muitos gestores enxergam a importância de reduzir custos, mas não sabem como otimizá-los para que fluxos operacionais e comerciais da empresa não sejam penalizados.

Tornar uma companhia mais competitiva e sólida é o sonho de empresários e gestores, principalmente se o objetivo é gastar pouco. No entanto, enxugar recursos financeiros é uma tarefa que exige atenção e estratégia, pois demanda a quebra de paradigmas por conta da adoção de novas posturas. Nesse sentido, a aplicação de ferramentas tecnológicas é um passo importante que deve ser dado pela gerência.

É por esses e outros motivos que elaboramos este conteúdo. Nele, você ficará por dentro dos custos operacionais do seu negócio e saberá como calculá-lo. Confira as informações a seguir.

O que são custos operacionais?

Custos operacionais nada mais são que a soma do dinheiro gasto pela empresa diariamente para se manter funcionando. Ou seja, envolvem o cálculo do mínimo de quanto o seu negócio precisa faturar todo mês para executar as atividades de rotina.

Além disso, o resultado obtido é essencial para precificar produtos e serviços de forma competitiva, assim como levantar a margem de lucro que sua companhia necessita para manter o caixa em equilíbrio.

Veja alguns dos principais custos operacionais de uma empresa:

• aluguel predial, água, luz, plano telefônico;
• internet, hospedagem de site;
• compra de materiais de escritório;
• contratação de funcionários e fornecedores;
• emissão de notas fiscais;
• folha de pagamento;
• pagamentos de juros e impostos;
• manutenção de equipamentos e instalações.

Esquecer de levantar esses gastos faz com que a companhia não tenha um controle efetivo, o que prejudica a realização de investimentos de médio e longo prazo e, por consequência, impede a identificação de desperdícios.

Como calcular?

Calcular esses custos é mais simples do que você imagina, basta seguir estes passos:

• obter o valor das despesas dos últimos três meses e levantar a média — para isso, some os gastos do período e os divida também por três;
• repita o passo anterior para encontrar a média de faturamento dos últimos três meses;
• por último, é só dividir a média de despesas pela média de faturamento e multiplicar o resultado por 100.

Com isso, você encontrará a porcentagem de ganhos que está sendo revertida em custos para manter seu negócio funcionando.

Vamos a um exemplo prático para facilitar o entendimento.

Imagine que sua empresa apresenta um custo operacional médio dos últimos três meses de R$20.000 e a média de faturamento do mesmo período é de R$80.000.

Aplicando a fórmula:

Custo operacional = R$20.000 / R$80.000 x 100 = 25%

Ou seja, de todo o valor faturado mensalmente, 25% é gasto com custos operacionais. Com esse resultado é possível compreender onde está havendo maiores gastos, bem como onde se pode reduzi-los para desafogar as despesas da sua empresa.

Quais são as diferenças entre custos fixos e variáveis?

Uma das coisas mais relevantes que você precisa compreender para levantar custos operacionais é conhecer os custos fixos e variáveis do seu negócio. Afinal, eles apresentam diferenças em aspectos muito importantes. Veja só.

Custos fixos

Como o próprio nome diz, são despesas que não sofrem alterações, independentemente do fluxo de caixa do negócio e do fluxo produtivo e comercial.

Assim, são considerados essenciais e invariáveis para a empresa, garantindo que ela exista e as operações funcionem. Por exemplo:

• aluguel e instalações;
• equipamentos;
• limpeza e conservação;
• planos de serviços essenciais (telefone e internet);
• salários.

Custos variáveis

Em contrapartida, os custos variáveis são os que sofrem alterações ao longo dos processos, tanto pelo nível de atividade quanto pela demanda de produção. Dessa forma, seus valores são vinculados ao volume de vendas, que pode ser definido por períodos sazonais ou conforme o segmento da empresa.

Nesse sentido, os custos que variam são:

• comissão de venda;
• deslocamento dos vendedores;
• despesas com logística e entrega;
• energia elétrica e água — caso sua produção dependa disso;
• insumos e matéria-prima;
• horas extras pagas aos funcionários.

Como reduzir custos operacionais da empresa?

A redução de custos operacionais deve ser feita com foco e comprometimento por parte da gerência. Veja o passo a passo para garantir a sustentabilidade financeira da sua companhia.

Mapeie custos de processos

Na urgência por resultados imediatos, muitas companhias eliminam custos sem ao menos conhecer o motivo de sua existência. Esse impedimento pode comprometer a qualidade das operações e dos produtos oferecidos ao público consumidor. Por isso, é importante reunir os gestores de todos os departamentos para fazer um mapeamento completo.

Antes de fazer corte de gastos, elabore uma lista com todos os custos e estude cada um para ter certeza do que é essencial, o que pode ser eliminado e o que pode ser substituído. Esse detalhamento garante a busca por opções mais acessíveis e mantém o desempenho da empresa intacto.

Analise-os periodicamente

O trabalho de listar e conhecer os custos empresariais deve ser realizado de forma periódica. Se essa tarefa for negligenciada, os prejuízos e os cortes serão feitos sem critério algum, pois o tempo e a demanda fomentam o surgimento de novas necessidades. Evite esse problema e faça reuniões mensais para estudar a forma como o caixa está sendo gasto.

Para simplificar essa análise, alimente o histórico dos custos. Isso facilitará a identificação de gastos desnecessários, ao mesmo tempo que não prejudicará a performance dos setores envolvidos e muito menos a qualidade dos produtos.

Elabore um plano de ação para cortar custos

Com o mapeamento dos processos internos em mãos, você saberá de tudo o que ocorre na empresa. É possível visualizar as vantagens e as fraquezas da instituição, o que permite criar um parâmetro comparativo para confrontar resultados.

Além disso, você tem a chance de elaborar metas de corte de custos, desde que sejam atingíveis e realistas. Por maior que seja a vontade de reduzir as despesas operacionais, lance metas graduais para que a equipe possa alcançá-las com rapidez e sem prejudicar nenhum setor.

Invista em soluções tecnológicas

Contar com sistemas operacionais e de gestão é a melhor forma de diminuir custos e ganhar tempo. É quase impossível fazer um gerenciamento econômico eficiente na empresa utilizando processos manuais. Afinal, não há integração de dados e padronização de processos, gerando falhas na gestão financeira, além de ser muito mais custoso e demorado quanto os processos são manuais.

A empresa que almeja agilidade, assertividade e segurança precisa investir em recursos tecnológicos de ponta para potencializar a gestão de custos. Com a automatização, é possível melhorar a acessibilidade de informações, melhorar a comunicação entre equipes, aumentar a produtividade e garantir a satisfação de clientes.

Por que contar com a DocuSign?

A DocuSign apresenta um portfólio de soluções capaz de modernizar sua empresa, oferecendo as melhores experiências para seus funcionários e consumidores. Gerando um corte de custos significativo ao eliminar o papel dos processos, o transporte destes documentos e toda a burocracia com notário e arquivamento. Conheça algumas ferramentas que podem favorecer o diferencial competitivo do seu empreendimento.

eSignature

• Assinaturas são realizadas a qualquer momento e lugar, independentemente do dispositivo utilizado;
• Carregamento e envio de documentos para assinatura eletrônica;
• Envio de lembretes sobre o andamento do processo (acordo);
• Eliminação de papéis e agilidade na hora de fechar contratos de compra, venda e contratações.

CLM

• Elaboração e gestão de contratos com dados previamente preenchidos de outros sistemas;
• Colaboração e negociação com partes externas por meio de comentários e correções;
• Revisão e aprovação de contratos com as partes interessadas;
• Integração do CLM com o Salesforce e outras ferramentas.

Com essas soluções, é possível diminuir custos operacionais com eficiência. Para isso, basta aliar as estratégias de gestão com a tecnologia de modo a obter os melhores resultados. Aproveite esta oportunidade e entre em contato conosco para conhecer todas as nossas soluções e diferenciais para automatizar as atividades de rotina da sua empresa.