O que fazer para facilitar o processo de compras no setor público?

Quando pensamos em processos de compras no setor público, a primeira coisa que vem à mente é a burocracia. Fomentada por um complexo conjunto de normativas, leis e decisões que compõem o ordenamento jurídico sobre o tema, ela é uma realidade.

No entanto, é preciso adequar tais procedimentos a fim de dar agilidade, fazendo a gestão de compras públicas atingir a rapidez necessária ao mundo moderno. Para isso, usar tecnologias tradicionalmente empregadas por empresas privadas pode trazer esse e outros benefícios a esse departamento.

Neste artigo, abordaremos como facilitar os processos de aquisição realizados pelos entes públicos, explicando como acontecem, suas dificuldades, técnicas que podem ser aplicadas em sua otimização e tecnologias úteis para isso. Confira!

Como acontecem as compras no setor público?

Elas respeitam um rito de compra que são reguladas por algumas leis dependendo do tipo de órgão e esfera do governo que  o mesmo pertence. Licitação é o nome do procedimento administrativo pelo qual a administração pública realiza suas compras. Além dessa legislação, outras normativas e decisões judiciais tornam esse processo engessado. Uma licitação é composta por uma sucessão ordenada de atos vinculantes, portanto pode-se dizer que suas etapas principais são:

• definição do objeto;
• requisição;
• pesquisa;
• previsão orçamentária;
• edital;
• habilitação;
• julgamento;
• adjudicação;
• homologação;
• contratação.

Quais as maiores dificuldades de um departamento de compras no setor público?

A aquisição de produtos e a contratação de serviços pelos órgãos públicos é complexa, sendo realizada por meio de um processo que precisa ser extremamente burocrático para ser considerado adequado. Esse é um fator causador de dificuldades nas compras no setor público. Porém, diversos aspectos impactam essa atividade, tais como:

• legislação robusta e em constante mudança, causando dúvidas e insegurança aos profissionais da área;
• tempo de negociação longo com diversas etapas — autenticação e entrega de documentos, cumprimento de prazos etc.;
• possibilidade de apelação jurídica, que aumenta o tempo para até a execução do contrato;
• distância entre fornecedor e órgãos públicos, gerando demora tanto para assinatura de contratos como para as entregas de documentos;
• custos com documentação devido à exigência de autenticações, certidões e quitações em cópia física;
• falta de um manual de procedimentos internos para uniformizar a aplicação da legislação e organizar os fluxos de trabalho;
• ausência de um planejamento anual para a centralização das requisições e diminuição do número de processos, bem como de demandas urgentes;
• pouco tempo para análise e elaboração do edital; 
• baixo entendimento da legislação pelos fornecedores.

Como otimizar os processos?

Como visto, a burocracia jurídica afeta a velocidade com que as compras no setor público são realizadas. Mas, além da simplificação da legislação, outras ações possibilitam otimizar o processo de compra. Dessa forma, são alcançados benefícios como agilidade e redução de custos. Veja alguns exemplos a seguir!

Aplique gestão ágil aos documentos

A gestão ágil é uma metodologia que surgiu em empresas de TI para o gerenciamento de seus projetos. Porém, seus pilares — divisão em pequenas etapas, reunião de alinhamento, acompanhamento periódico do andamento etc. — podem ser aplicadas na administração pública, evitando que documentos fiquem parados ou que ocorram falhas por falta de comunicação interna.

Armazene em nuvem

O armazenamento digital torna o arquivamento e a consulta de documentos e informações mais rápida. Optar por fazer isso em nuvem assegura a disponibilidade deles e sua circulação entre os vários envolvidos no processo de compra.

Lance mão da assinatura eletrônica

Assinar eletronicamente documentos implica emiti-los nesse formato. Os sistemas voltados para isso geram automaticamente um fluxo para seu andamento, fazendo com que a evolução e a assinatura dentro das etapas do processo, bem como seu monitoramento, seja facilitada, eliminando o transporte e a perda de papéis.

Quais são as tecnologias já utilizadas nas empresas públicas?

A tecnologia tem realizado uma transformação digital na gestão de empresas privadas. Tais soluções também podem ser benéficas para governos, autarquias e órgãos da administração pública — em especial, para a área de compras. Por isso, listamos aqui algumas opções que a DocuSign oferece e as principais vantagens. Aproveite e descubra quais são!

Plataforma digital com aplicativos para negociação, emissão e gestão de contratos em nuvem

Controlar totalmente a operacionalização do setor de compras, desde processos ou tarefas até a gestão de documentos, permite que os fluxos ocorram de maneira ágil, assim como possibilita a percepção de eventuais problemas a fim de evitá-los.

A DocuSign oferece soluções para criação, revisão, aprovação e gerenciamento de contratos, formulários e outros documentos, bem como a automatização dos fluxos de trabalho. Assim, o encerramento de uma etapa desencadeia o início da próxima para que nenhuma demanda fique parada.

Mais do que isso, esses sistemas podem ser integrados a outras ferramentas já utilizadas. Outro ponto que pode ser melhorado é a organização e o arquivamento. Ao ser executado eletronicamente em nuvem, diminui-se o risco de perda de informações e facilita-se o acesso. Todas essas funcionalidades geram vantagens como:

• economia de tempo e recursos;
• redução de erros;
• aumento da colaboração;
• otimização das fases do processo dentro do fluxo de trabalho;
• controle completo do andamento das negociações e execução dos contratos firmados.

Aplicativo para assinatura eletrônica e digital

Assinar documentos a qualquer hora e de qualquer lugar com segurança já é feito por diversas organizações com o eSignature, um aplicativo que pode ser usado associado com as demais ferramentas da DocuSign ou outros softwares já utilizados. Seu serviço inclui funcionalidades que atendem as regras para ter legalidade nas transações, bem como criptografia,  assinatura eletrônica ou digital — usando certificados do ICP-Brasil — assim como a trilha de auditoria aceita em tribunais.

E ainda mais: ele permite uma ampla visibilidade sobre os dados dos documentos (como abertura, visualização e etc), se as assinaturas requeridas foram realizadas, lembrete os demais usuários dessas pendências, automatização do fluxo e assinatura no meio virtual com validade jurídica. Diante disso são alcançados benefícios como:

• economia e sustentabilidade com a eliminação de papéis e do espaço para seu arquivamento;
• rapidez para ter acesso à documentação assinada e para a execução dos contratos;
• redução no risco de problemas legais e de erros.

A tecnologia está ganhando um papel cada vez maior na gestão. Pensando nisso, toda a eficiência proporcionada pelas soluções da DocuSign é fundamental. Com essas inovações, as compras no setor público podem ser otimizadas, superando dificuldades e desburocratizando tal processo. Então, não perca tempo e teste nossa plataforma gratuitamente agora!