O que é uma assinatura eletrônica?

Se você acabou de receber um documento eletrônico para assinar ou precisa distribuí-lo aos funcionários, clientes ou fornecedores, muito provavelmente será necessário criar uma assinatura eletrônica para firmar o contrato. A boa notícia é que, com a tecnologia de assinatura eletrônica, o processo para criar uma assinatura segura e legalmente reconhecida nunca foi tão fácil ou rápido.

Por que usar assinaturas eletrônicas? Embora você possa ficar tentado a simplesmente digitalizar e fazer upload da imagem de um documento assinado à mão para concluir o trabalho, você estaria perdendo camadas importantes de segurança e autenticação que protegem seu contrato. Com a tecnologia de assinatura eletrônica, seus contratos vêm com trilhas de auditoria e comprovantes de transações que podem ajudar a mostrar que eles foram legalmente executados, caso sejam contestados em um tribunal.

Como um bônus adicional, a tecnologia de assinatura eletrônica ajuda a gerenciar e concluir contratos de maneira mais eficiente. 80% dos contratos assinados com o DocuSign eSignature (a assinatura eletrônica da DocuSign) são concluídos em menos de um dia; 44% são concluídos em menos de 15 minutos. Para ajudá-lo a proteger sua organização e reduzir o tempo gasto em processos manuais, veja a seguir as respostas de seis das perguntas mais comuns sobre assinaturas eletrônicas, incluindo:

• O que é uma assinatura eletrônica?
• Sua assinatura eletrônica deve ser parecida com sua assinatura "à caneta no papel"?
• Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura online?
• Como criar uma assinatura eletrônica?
• Como alterar sua assinatura eletrônica?
• Como e onde usar assinaturas eletrônicas?

O que é uma assinatura eletrônica?

Uma assinatura eletrônica é uma forma rápida e simples de assinar um contrato. Embora as assinaturas eletrônicas sejam às vezes equivocadamente chamadas de assinaturas online, elas são muito mais robustas do que apenas uma imagem digitalizada da sua assinatura. Elas podem ser usadas em quase todas as mesmas instâncias que assinaturas à caneta no papel – de contratos de vendas e cartas de oferta a aberturas de contas e faturas – mas também são mais eficientes, compatíveis com dispositivos móveis e seguras.

Nos Estados Unidos, de acordo com a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN), as assinaturas eletrônicas são definidas como "um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro". Essas questões jurídicas significam que, desde que a ação eletrônica esteja vinculada a um contrato ou registro e pretenda funcionar como uma assinatura, ela é uma assinatura eletrônica válida.  As assinaturas eletrônicas podem incluir:

• Clicar em "Eu concordo" (ou semelhante) em um site para consentir com os termos e condições ou receber serviços
• Assinar com o dedo em um dispositivo móvel
• Digitar seu nome e/ou PIN em um formulário online

No Brasil, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e determina os critérios para garantir a autenticidade, integridade e validade de documentos gerados em formato eletrônico.

Em um primeiro momento, a medida regulamentava a cadeia de emissão de certificados digitais (ICP-Brasil) e nomeia o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) como Autoridade Certificadora Raiz. O objetivo da ICP-Brasil é oferecer uma cadeia centralizada de certificados digitais, com Autoridades de Certificação e Autoridades de Registro atuando sob fiscalização do ITI. Por meio destes certificados digitais, em conjunto com uma tecnologia de assinatura eletrônica, é possível produzir documentos eletrônicos com assinatura digital.

Outro ponto relevante da Medida Provisória é que ela autoriza o uso de assinatura eletrônica (isto é, sem necessidade de certificados digitais ICP-Brasil) para produzir documentos eletrônicos. O artigo 10, § 2º da MP prevê que se a assinatura for feita com tecnologia que ofereça recursos que permitam identificar a autoria e preservar a integridade dos documentos, ela também terá validade jurídica, da mesma forma que um documento assinado com o certificado digital.

Minha assinatura eletrônica deve ser parecida com minha assinatura "à caneta no papel"?

É um equívoco comum acreditar que uma assinatura eletrônica precise ser parecida com a assinatura "à caneta no papel". E embora muitos fornecedores de tecnologia de assinatura eletrônica, como o DocuSign, permitam a digitalização e o upload da sua assinatura em um documento, a aparência da assinatura eletrônica acaba não tendo importância, desde que tenha sido adotada pelo signatário com a intenção de assinar o registro.

Embora os documentos assinados à caneta no papel possam precisar passar por uma análise forense para determinar quem realmente os assinou, os contratos assinados com o DocuSign eSignature são fornecidos com um registro eletrônico seguro. A tecnologia de backend do DocuSign registra o endereço IP do signatário, além da data e hora em que o documento foi assinado, fornecendo dados essenciais, caso a validade da assinatura seja questionada.

As informações sobre o signatário, o envelope e os documentos são mantidas pelo sistema do DocuSign em um Certificado de Conclusão. Esses dados abrangentes e legalmente admissíveis tornam o estilo da assinatura irrelevante. Por isso, não importa se você desenhar sua assinatura eletrônica para corresponder à assinatura à caneta no papel ou selecionar uma assinatura pré-desenhada.

Qual é a diferença entre uma assinatura eletrônica e uma "assinatura online"?

Os termos "assinatura eletrônica" e "assinatura online" são frequentemente usados como sinônimos, mas existem diferenças importantes entre eles. Assinatura eletrônica é um termo que apresenta um significado específico sob as leis de assinatura eletrônica em todo o mundo, enquanto assinatura online não é um termo definido na lei de assinatura eletrônica.

As assinaturas eletrônicas são geralmente legalmente admissíveis em tribunais e podem ser usadas para a execução de um contrato em muitos países do mundo. Existem várias leis nos EUA, no Brasil e na União Europeia e em todo o mundo que reconhecem assinaturas eletrônicas em um tribunal. 

É importante observar que o UETA, a Medida provisória brasileira e a ESIGN têm requisitos que precisam ser atendidos de forma a criar um documento aplicável e assinado eletronicamente. Como observado acima, o DocuSign eSignature ajuda você a atender a esses requisitos com uma trilha de auditoria abrangente e um certificado de conclusão.

Como eu crio uma assinatura eletrônica?

Por sorte, criar uma assinatura eletrônica é fácil com as ferramentas adequadas. Se você precisar enviar um documento para outras pessoas, basta se inscrever para um teste gratuito com o DocuSign eSignature e fazer upload do documento que deve ser assinado. O DocuSign oferece suporte a vários tipos de arquivo, incluindo PDF, Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Depois, adicione destinatários e insira campos relevantes, como assinatura, nome, título e data. Assim que você clicar em "enviar", os destinatários receberão um e-mail com um link para o documento, podendo visualizar e fazer login de forma fácil em praticamente qualquer dispositivo, de quase qualquer lugar, a qualquer momento.

Se você for o destinatário de um DocuSign eDocument, tudo o que você precisa fazer é confirmar seu consentimento para assinar eletronicamente, abrir o documento e assinar desenhando sua própria assinatura ou selecionando um estilo de assinatura predefinido. Quando terminar, clique em "concluir". O documento será automaticamente devolvido ao remetente e armazenado com segurança em sua conta DocuSign para uso futuro.

Ops! Cometi um erro. Como altero minha assinatura eletrônica?

Se por algum motivo você precisar alterar sua assinatura eletrônica, como nome com grafia incorreta ou alteração no nome, encontre o e-mail de notificação inicial do DocuSign solicitando sua assinatura e clique em "revisar documento". Em seguida, navegue até cada campo de assinatura no documento, clique nos campos e selecione "adotar novo". Agora você pode revisar seu nome, rubricas e assinatura e alterá-los conforme desejado.

Embora alterar sua assinatura no DocuSign eSignature seja geralmente algo simples, existem algumas restrições a serem observadas. Se você não tiver uma conta DocuSign eSignature ativa, não poderá alterar sua assinatura. Além disso, alguns remetentes bloqueiam os nomes dos destinatários, impedindo-os de acessar o documento. O Suporte da DocuSign pode fornecer uma explicação mais detalhada de como solucionar essas circunstâncias e alterar sua assinatura eletrônica.

Agora que criei uma assinatura eletrônica, como e onde posso usá-la?

As assinaturas eletrônicas podem ser usadas em diversas circunstâncias em que os documentos são enviados e recebidos e em quase todos os lugares onde as assinaturas à caneta no papel são usadas. Elas são particularmente convenientes para empresas que fornecem serviços com declarações de trabalho, orçamentos e faturas rotineiras. O DocuSign eSignature, em particular, pode ser integrado com muitos dos aplicativos já usados pela sua equipe e é compatível com vários tipos de arquivos, incluindo Microsoft Word e Google Docs.

Embora possam ser usadas em uma ampla variedade de cenários, há alguns casos em que é melhor verificar com um advogado antes de usar uma assinatura eletrônica. Assuntos pessoais relacionados a testamentos, propriedades e determinadas questões de direito da família podem não ser casos de uso aceitáveis para assinaturas eletrônicas. O mesmo se aplica ao cancelamento de serviços de utilidade pública, rescisão de benefícios de seguro saúde ou de vida e notificações relacionadas à residência principal.

Em alguns casos de uso, pode ser preferível um tipo específico de assinatura eletrônica, conhecido como assinatura digital usando um certificado digital ICP Brasil. A assinatura digital fornece verificação adicional da identidade de cada signatário e às vezes é necessária em países e setores fortemente regulamentados, como serviços financeiros e ciências biológicas. Usando a tecnologia de Infraestrutura de chaves públicas (PKI), as assinaturas digitais criam um certificado digital à prova de violação e ajudam a demonstrar a identidade do signatário. As Soluções de assinatura digital da DocuSign permitem a criação de assinaturas baseadas em certificados para atender aos padrões em muitos setores fortemente regulamentados e na União Europeia.

Acelerar seus processos de contrato com o DocuSign eSignature

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