Quem atua em instituição de ensino sabe o potencial que esse tipo de estabelecimento tem de gerar papel. Seja para o cumprimento de obrigações legais, seja para a realização de procedimentos administrativos rotineiros, o número de documentos produzidos no ambiente acadêmico pode crescer exponencialmente com o passar do tempo, o que tende a ser um problema. Nesse cenário, uma solução eficiente e viável é adoção de ferramentas e processos da escola digital.

Tendo isso em vista, neste post, vamos explicar o que é a escola digital e por que vale a pena investir na aquisição e implantação de metodologias, dispositivos e sistemas relacionados a tal conceito. Também mostraremos como a operacionalização dessa ideia simplifica de forma significativa a efetuação de procedimentos administrativos rotineiros e quais as principais vantagens de digitalizar processos na instituição escolar. Continue a leitura e fique inteirado!

O que é escola digital

Escola digital é um conceito organizacional cuja base é o desenvolvimento de inovações tecnológicas que caracteriza a sociedade contemporânea. Trata-se da ideia de que, na atualidade, a utilização de ferramentas digitais e de sistemas informatizados são fundamentais para o funcionamento eficiente de uma instituição de ensino. Assim, o uso de tecnologias é muito importante tanto para a implementação de atividades pedagógicas quanto para a gestão de processos administrativos.

transformação digital impacta todos os segmentos sociais, influenciando, ou até mesmo direcionando, as formas como as pessoas interagem entre si e com o mundo. Redes sociais, sites de vendas de produtos e serviços, aplicativos de transporte coletivo e serviços bancários online são alguns dos exemplos comuns de como a tecnologia se tornou inseparável das práticas cotidianas dos mais diferentes tipos e com variadas finalidades.

Na área educacional, isso não é diferente, como é possível perceber, por exemplo, em razão do advento da universidade digital, em que o ensino superior é praticado à distância, por meio de dispositivos virtuais. No que se refere aos procedimentos administrativos realizados na escola, recursos tecnológicos podem ser utilizados para a realização das mais variadas atividades, como matrículas, rematrículas, criação e alimentação de cadastro de aluno, emissão de declaração e organização de agenda do estudante.

Uma instituição de ensino que utiliza metodologias e ferramentas da escola digital tem como objetivo tornar eletrônicos e virtuais a maioria das tarefas administrativas, o que, consequentemente, leva à otimização dos processos. Com isso, o estabelecimento acompanha o desenvolvimento tecnológico e, ao mesmo tempo, melhora a gestão dos seus documentos, que, em formato digital, ficam mais seguros, uma vez que estão protegidos de extravios e de danos.

As vantagens de digitalizar processos na escola

Um dos pilares para a operacionalização do conceito de escola digital é a digitalização de processos, que consiste em um conjunto de procedimentos essencial para organizar e tornar mais eficiente a gestão administrativa efetuada pela instituição de ensino. A seguir, vamos mostrar as seis principais vantagens de fazer a automação de processos. Não deixe de conferir!

Automação de tarefas

O benefício mais perceptível da digitalização de processos é a automação de tarefas. Operações simples, mas que demandam o investimento significativo de tempo dos profissionais para que sejam realizadas, podem ser corretamente feitas por dispositivos automáticos mediante programação prévia de comandos. Também as tarefas de maior complexidade, como o cadastro de alunos, professores e disciplinas em diários, são passíveis de automação, por meio de sistemas informatizados.

A partir da automação de tarefas, é possível programar o envio automático de e-mails com lembrete de reuniões de pais, da necessidade de fazer rematrícula ou da realização de algum evento, por exemplo. Com o devido desenvolvimento de software especializado, o site da escola pode ser utilizado pelos responsáveis pelos alunos para efetuar as matrículas dos estudantes, e, pelos funcionários, para emitir históricos, declarações e boletins.

É possível automatizar toda a rotina de matrícula da sua instituição, permitindo que os pais dos alunos assinem a matrícula e rematrícula online via um clique em um e-mail. Diversas instituições estão trocando a matrícula em papel pela assinatura eletrônica da DocuSifg, entre em contato conosco e saiba mais.

Geração de economia

O trabalho com papel gera gastos excessivos, já que, além da necessidade de aquisição desse tipo de material, requer a compra de tintas para impressões e cópias, assim como a manutenção da impressora. É também preciso haver pastas e armários para efetuar o armazenamento dos arquivos. Em uma escola, os custos podem ser multiplicados, uma vez que há a demanda de produção de documentos de diferentes tipos para alunos, pais e profissionais da instituição.

Com a digitalização de processos, os arquivos passam a ser eletrônicos, podendo ser armazenados e compartilhados por meio de mídias físicas ou em nuvem. A utilização da assinatura eletrônica nesses documentos atribui validade e autenticidade a eles, o que faz com que possam ser produzidos com variadas finalidades e atribuídos para diferentes destinatários. Além disso é possível usar a assinatura eletrônica para a contratação dos funcionários e professores, eliminando todos aqueles documentos que precisam ser assinados e guardados pela instituição.

Facilidade na localização de arquivos

Com sistemas digitais integrados, os arquivos são localizados com eficiência, uma vez que podem ser pesquisados via buscadores a partir de palavras-chave que indicam o nome do documento, o seu local de armazenamento ou até mesmo parte do seu conteúdo. O procedimento de busca se torna rápido e simples, otimizando o arquivamento.

Aumento da produtividade

A digitalização de processos contribui para que os profissionais da escola sejam mais produtivos.  Ela possibilita aos colaboradores otimizarem o seu trabalho cotidiano, de modo a desenvolverem atividades menos repetitivas e cansativas, as quais passam a ser feitas por dispositivos e sistemas automáticos, cuja possibilidade de cometer erros é praticamente nula. Portanto, os funcionários podem se dedicar à execução de tarefas mais interessantes e de maior relevância para a instituição de ensino.

Melhor aproveitamento do espaço físico da secretaria

Por não requerer o uso de armários e estantes para armazenarem os documentos que devem ficar guardados na escola, a digitalização de processos permite que o espaço físico da secretaria seja mais bem aproveitado. Assim, evita-se o acúmulo de pilhas de papel, deixando o local mais limpo, arejado, organizado e livre de poeira.

Para serem capazes de acompanhar as inovações tecnológicas e melhorarem os seus processos de organização administrativa, é muito importante que as instituições de ensino adotem metodologias e recursos em conformidade à ideia de escola digital. Essa implantação propicia maior comodidade e produtividade para os profissionais, além de conferir mais segurança aos documentos, otimizar o espaço físico da secretaria, facilitar a busca por arquivos e gerar economia financeira.

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