Nunca se falou tanto em compliance no Brasil. Especialmente após a aprovação da lei 12.846, de 2013, que trata da responsabilização administrativa e civil das empresas pela prática de atos contra a Administração Pública, as organizações passaram a dedicar atenção total à implementação de mudanças na gestão da informação de seus atos. O objetivo é garantir maior transparência para evitar inconformidades que rendam multas pesadas ou até prisões e a destruição da imagem da organização.

Mas só uma perguntinha: você sabe ao certo o que é compliance? Apesar de fundamental para o crescimento e a credibilidade das empresas, o conceito ainda é perigosamente ignorado por muitas instituições. E como você certamente não quer correr grandes riscos, vale ficar de olho no nosso post para entender o que um programa de compliance pode fazer por sua empresa!

Afinal de contas, o que é compliance?

Você pode até não saber o que é, mas se explicarmos a etimologia do termo, as coisas com certeza ficarão mais claras. A palavra tem origem em um verbo do inglês (comply) que significa agir em sintonia com as regras. Aí fica mais fácil deduzir que compliance é o dever de estar absolutamente harmonizado com normas e regulamentos tanto internos como externos impostos às atividades da organização.

Mas se trata de um conceito que vai muito além das barreiras legais e regulamentares, incorporando princípios de integridade e conduta ética. O aumento das regulamentações, os sucessivos escândalos financeiros e éticos nos negócios jurídicos, o crescimento da demanda pela prestação de contas e a maior exigência dos clientes em torno da idoneidade das empresas têm pressionado o mundo corporativo a alinhar compliance à sua missão e a seus valores.

Por que implementar um programa de compliance?

Essa pergunta pode ser respondida evocando alguns fatos recentes dos mercados imobiliário e de construção civil que foram repetidos à exaustão nos telejornais e que deixam clara a corrosão que a falta de políticas de compliance pode provocar em empresas centenárias.

Os inúmeros casos de corrupção nas relações entre as construtoras com o poder público têm estimulado a adoção de regras e códigos de ética para regular a forma de atuação das empresas no mercado. Trata-se de uma mudança de mentalidade e de cultura na gestão de dados dos negócios — especialmente depois que alguns já anunciaram quedas históricas de receitas após as constantes citações em investigações policiais.

Então basta ser ético para estar em compliance?

De forma alguma! O que precisa ficar claro às empresas é que o estrago causado pela ausência de compliance não fica restrito a quem atua à margem da moralidade. Basta que algumas notas fiscais tenham sido extraviadas (às vezes por puro descuido mesmo) para que, em uma investigação fiscal, seus sócios sejam judicialmente acionados por crime contra a ordem tributária. Compliance não envolve apenas ser ético, mas também provar que é. E isso é feito com uma gestão eficiente de documentos.

Quais casos fogem do compliance?

Se sua empresa não possui alvará de funcionamento, não há compliance. Da mesma forma, se os comprovantes de recolhimento das contribuições sociais ligadas aos colaboradores são deteriorados, deixando de existir as devidas provas de recolhimento, você tampouco está em compliance. E se o instrumento de promessa de compra e venda de um imóvel comercial foi perdido? Mesmo caso.

Poderíamos dar ainda centenas de exemplos de que se você não guarda adequadamente as documentações comprobatórias de cumprimento dos atos legais da empresa pode ser caracterizada fraude em uma fiscalização surpresa. É isso mesmo: seus documentos empresariais valem muito mais do que você pode imaginar!

Como implementar um programa de compliance?

O primeiro passo para quem deseja implementar um programa como esse é transferir o máximo de documentação possível para o ambiente digital. O ideal é que todas as informações circulem de forma eletrônica para facilitar controles e aumentar a produtividade na gestão. Com o auxílio de especialistas, deve-se criar um código de conduta em linguagem simples, para facilitar a compreensão de todos os colaboradores.

O passo seguinte é trabalhar com endomarketing, no intuito de disseminar a cultura da boa gestão de documentos, da obediência às normas e da paixão à ética como valores supremos da empresa. Isso pode ser feito por meio de reuniões conjuntas, envio de SMS, elaboração de uma newsletter periódica e assim por diante.

O importante é que toda a empresa faça parte da mudança de mentalidade, começando pela alta cúpula. A diretoria deve mostrar, no dia a dia, que a competitividade do mercado não se sobrepõe aos valores éticos da organização.

Onde entra a tecnologia na gestão da informação?

Quase todas as documentações que tramitam na empresa são fundamentais. Alvará, habite-se, matrícula de imóvel, nota fiscal, duplicata, livro de ponto, guia de recolhimento de tributo, acordo de compensação de horas, CAGED, pedido de demissão, DARF e por aí vai: são centenas de classes, cada uma com milhares de documentos acumulados durante anos.

E a verdade é que, por mais organizada que seja a empresa, não é nada razoável manter tudo isso de forma física, em arquivos. Não é salubre, não é eficiente e muito menos produtivo. Levando em conta, por exemplo, que alguns documentos devem ser mantidos por pelo menos 30 longos anos, a situação se comprova simplesmente insustentável.

Pense bem: em plena era da mobilidade, quem insiste em tramitar documentos em papel está facilitando a ocorrência de problemas, como:

  • Alto custo com papel e impressões;
  • Insalubridade imposta aos funcionários — que pode gerar futuras ações judiciais;
  • Facilidade de extravio ou deterioração;
  • Perda de produtividade na busca por documentos;
  • Tempo perdido com a assinatura manual de documentos.

Atualmente, conceitos como Digital Transaction Management (DTM), que consiste na manipulação completa dos documentos de forma eletrônica em todas as suas etapas, assegura o arquivamento eficiente (na nuvem e com backups constantes), bem como rapidez na busca e redução do tempo perdido com assinaturas manuais, uma vez que as assinaturas são eletrônicas podem ser feitas inclusive via celular.

Essa nova perspectiva de gestão da informação garante que notas fiscais, duplicatas e contratos estejam sempre disponíveis quando requisitados, mantendo a empresa em compliance sem os altos custos envolvidos com a manutenção de arquivos e sem ter que lidar com a perda de produtividade devido à procura de documentos perdidos, por exemplo.

Vale destacar que até as cartas registradas podem ser substituídas por e-mails com validade jurídica, mudança proporcionada por tecnologias que transformam a correspondência eletrônica em documento ao acrescentar elementos técnicos e legais que comprovam tanto o envio como o conteúdo e o recebimento das mensagens.

Pode acreditar: implementar um programa de compliance em plena era da computação em nuvem é muito mais simples. Basicamente, é preciso que as empresas despertem para a importância de estar em sintonia com leis, normas, regulamentos e portarias. E isso se faz com a manutenção adequada das documentações exigidas em cada procedimento. Pronto para começar?

E agora que você já entendeu o que é compliance, qual é sua importância e como transformar esse conceito em realidade por meio das novas ferramentas de TI, que tal aproveitar para descobrir as 7 melhores práticas para uma gestão de tempo eficiente?

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