Você deve estar familiarizado com a nossa opinião a respeito do papel dentro de uma empresa: é antiquado, lento e dispendioso. O tempo perdido para encontrar pessoalmente os responsáveis por assinaturas, digitalizar e copiar os documentos, enviá-los e recebê-los pelo correio, preenchê-los e armazená-los é precioso e definitivamente pode ser melhor aproveitado, sem falar nos gastos com impressão, logística, postagem, etc.

Mas como também já contamos aqui, essa dinâmica se aplica de forma especial na área de compras, já que ela se tornou uma criadora de negócios nas empresas, ajudando a manter as ambições de crescimento sempre altas. Mas este novo cenário do setor que exige dinamismo e presença incorporando tecnologias digitais é só uma tendência sustentável passageira ou um padrão a ser seguido no futuro?

As grandes empresas recorrem à área de compras para conseguir economia de custos, melhorar o atendimento e acelerar a execução – ou seja, todo o trabalho dessa área está direta e estritamente ligado com otimização de recursos e performance. Por isso é que deixar os processos baseados em papel para trás é fundamental para maximizar a eficiência e o fluxo de trabalho. E o primeiro passo para fazê-lo é eliminando o bastião dos processos tradicionais de compras: a assinatura a caneta.

Como ganhar mais tempo usando a assinatura eletrônica

Como um profissional de compras, você precisa passar mais tempo entendendo as exigências do cliente, buscando as soluções certas e mantendo visibilidade total do status de aprovação dos documentos – e, por consequência, menos tempo caçando assinaturas e escaneando papel.

Ao incorporar a assinatura eletrônica adequada ao seu dia-a-dia, portanto, executivos e gerentes podem assinar contratos com fornecedores, declarações de trabalho, emendas, acordos de confidencialidade ou contratos com clientes a qualquer momento com muito mais agilidade e praticidade, além de total segurança e validade jurídica. Mas não é só destas assinaturas eletrônicas que é feito o futuro digital do setor de compras.

Um dos grandes pilares no horizonte comercial é a capacidade de trabalhar de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Fazer seu fluxo de trabalho de compras se tornar móvel ajuda a manter os processos de aprovação em andamento constantemente e elimina possíveis barreiras – afinal, os aprovadores podem usar celulares ou tablets para assinar documentos ao invés de ficarem presos à suas mesas.

Você sabe como é: vários executivos viajam muito, passam o dia indo em reuniões ou visitando prospects e não podem estar no escritório para assinar documentos. Por isso, a mobilidade no setor de compras gera grandes economias de tempo (e paciência) para todos os envolvidos.

Serviços na Nuvem podem ser um bom aliado

Seguindo essa mesma linha, outro ponto que será cada vez mais explorado pelas grandes empresas é o serviço de nuvem na qual se baseiam muitas das principais soluções digitais disponíveis no mercado. Soluções em nuvem oferecem alta disponibilidade em ambientes seguros e flexíveis a serem ajustados conforme as necessidades de negócio mudam.

Este modelo de negócio também minimiza o envolvimento do TI nas tarefas e elimina a necessidade de licenças complexas, manutenção física e de até de um servidor local tomando espaço que poderia ser utilizado para melhorar o ambiente dos funcionários.

O futuro do setor de compras, então, envolve mais mobilidade, agilidade, dinamismo, segurança, praticidade e muitas outras coisas, mas nada de papel. Simplesmente porque as operações em papel representam o oposto do que esta área precisa transmitir e produzir. Por isso, a modernização do setor não é uma moda hipster, e sim um padrão a ser seguido pensando na evolução dos negócios.

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