O ciclo de vida do funcionário: 10 momentos que necessitam de ferramentas modernas de contrato

Ao longo da carreira de um funcionário em uma organização, ele terá vários pontos de contato críticos com o empregador. Cada momento do ciclo de vida do funcionário é documentado com um contrato que atualiza os detalhes em constante mudança desse relacionamento. 

As equipes de recursos humanos são as guardiãs desses documentos. Como os momentos mais importantes da carreira de um funcionário em uma empresa envolvem o preenchimento de papelada, os sistemas e processos usados para gerenciar esses documentos podem ter um impacto crítico na experiência do trabalhador. 

Uma plataforma de acordo harmoniosa e bem integrada é uma oportunidade de oferecer a eles experiências incríveis que podem melhorar sua satisfação e solidificar seu compromisso com a organização. Nesta postagem, discutiremos 10 momentos importantes do ciclo de vida do funcionário que podem ser aprimorados com tecnologia de RH moderna.

Cartas de oferta

Uma carta de oferta digital é uma maneira fácil de mostrar aos novos funcionários que a empresa está comprometida com a tecnologia moderna. As primeiras interações de RH são momentos cruciais para estabelecer um relacionamento com novos membros da equipe e mostrar-lhes que sua organização tornará sua vida profissional deles menos complicada. Quando as empresas usam a assinatura responsiva para simplificar o acordo com uma oferta de emprego de qualquer dispositivo, elas demonstram aos funcionários em potencial que será fácil trabalhar para elas.

Documentação de novas contratações

No período entre a conclusão da carta de oferta e o primeiro dia de trabalho de um novo funcionário, existem vários documentos essenciais que precisam ser distribuídos e, em alguns casos, devolvidos. Por exemplo, os empregadores podem optar pelo preenchimento dos formulários W-2 e I-9 por meio do eSignature antes que um funcionário comece a trabalhar. Os novos contratados também precisam receber instruções sobre o que fazer e o que esperar no primeiro dia. Esses documentos precisam ser fáceis de encontrar, ler e devolver, se necessário.

Documentação de contratação

Para qualquer funcionário, o primeiro dia de trabalho é cheio de papelada e detalhes administrativos. Em média, cada novo contratado recebe 3 documentos e 41 tarefas para concluir. Cada um desses documentos precisa ser assinado, carregado, armazenado e localizado novamente. Existem muitas chances de a experiência ser ruim ou de ocorrerem erros. Para conquistar os novos funcionários, a integração deve ser o mais simples e rápida possível.

Escolha de benefícios

As equipes de RH devem fornecer aos seus funcionários um processo de escolha de benefícios transparente e claro. Escolher os planos corretos de seguro, de contribuição para a aposentadoria, etc. pode ser um momento estressante. Os funcionários precisam de uma orientação clara sobre suas opções para fazer escolhas seguras. Eles também precisam de um meio simples de localizar a documentação sobre esses benefícios a qualquer momento. Esta não é uma preocupação apenas para as novas contratações, também é importante durante os períodos de abertura de inscrições. Os PowerForms são uma maneira fácil para as equipes de RH fornecerem aos funcionários documentos de autoatendimento sob demanda para tomarem as decisões sobre os principais benefícios.

Treinamento específico da função

Uma das melhores maneiras de causar uma boa impressão nos novos funcionários é por meio do treinamento inicial no local de trabalho. Eles precisarão de acesso a documentos específicos da equipe, assim como de informações gerais de toda a empresa. Entregar um conjunto organizado de documentos relevantes aos novos funcionários aumentará a produtividade deles e os fará começar com o pé direito nos primeiros dias e semanas de trabalho.

Definição de metas do funcionário

Parte dos esforços de documentação de rotina para novos funcionários de qualquer empresa é a concordância com certas metas de desenvolvimento profissional. Um exemplo comum disso são os profissionais de vendas que concordam com metas de vendas trimestrais ou anuais, mas os funcionários de todas as equipes se comprometem com certas realizações. Para aprimorar as metas para os funcionários, a documentação precisa ser fácil de encontrar e também estar conectada aos sistemas em que os funcionários trabalham, para que o progresso possa ser constantemente monitorado. As equipes de RH podem usar modelos para ajudar os funcionários de todas as equipes a se comprometerem com metas mais padronizadas com maior visibilidade.

Revisão de desempenho

Uma vez que as metas dos funcionários foram definidas e eles tiveram a oportunidade de alcançá-las, é hora de revisar o progresso que obtido. Enquanto algumas organizações fazem uma ampla revisão de desempenho anualmente, outras podem conduzir o mesmo processo em intervalos diferentes. Ao conduzir a avaliação de desempenho, os funcionários e seus gerentes precisam de uma visibilidade clara dos compromissos pessoais e da equipe, assim como dos resultados. Esses documentos de avaliação de desempenho atendem melhor aos funcionários quando estão integrados a outras plataformas de RH, como gerenciamento de capital humano e ferramentas de remuneração.

Ajustes de salário/bônus

A remuneração de um funcionário mudará ao longo da sua carreira em uma empresa. Ele pode receber aumentos, bônus significativos ou apenas um aumento de ajuste anual. Quando esses ajustes acontecerem, o funcionário precisará concordar com o novo pacote de remuneração e aguardar a aprovação final da gerência. Quando esse processo acontece rapidamente, os funcionários também podem receber o reconhecimento pelo bom trabalho com mais rapidez.

Atualização contínua de políticas

Há uma variedade de circunstâncias que podem exigir a comunicação de uma equipe central de RH com funcionários individualmente. Às vezes, essas atualizações exigem que os funcionários respondam com alguma ação. Uma mensagem genérica e única para todos costuma ser facilmente mal interpretada ou ignorada. Para fornecer as atualizações de políticas mais simples aos funcionários, as equipes de RH precisam de uma função de envio em massa que permita filtrar mensagens com base em critérios relevantes e que se integre com outros sistemas para adicionar informações e tornar as mensagens mais personalizadas.

Processo de saída

Nenhum funcionário deseja que sua saída (voluntária ou por dispensa) de uma empresa seja confusa ou demorada. A melhor maneira de fornecer uma experiência positiva no final do período de um funcionário com uma organização é ter toda a papelada apropriada organizada em um lugar para consulta e preenchimento com facilidade. Ao rastrear em um local central quais documentos o funcionário recebeu e quais reuniões eles concluíram, as equipes de RH podem tornar o processo de saída o mais positivo possível.

Leia O guia para contratação e integração de funcionários de forma eletrônica para saber mais sobre como as equipes de RH estão usando a tecnologia de contrato conectado atualmente para melhorar a experiência desde a contratação até a aposentadoria.

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