Na era da tecnologia, investir em mais agilidade, eficiência e segurança nos processos empresariais é fundamental para garantir competitividade e resultados cada vez melhores. Então que tal abandonar de vez a papelada e investir em uma documentação 100% digital? Para ajudá-lo nesse processo, reunimos a seguir os 9 principais motivos para adotar o uso de documentos digitais no ambiente corporativo. Confira!

Proporciona a redução de custos

Não é segredo nenhum que a redução dos gastos com processos operacionais costuma ser um dos principais objetivos de qualquer empresa. Aí é que entra, então, o investimento na transformação digital, com a assinatura eletrônica de documentos. Assim você consegue reduzir consideravelmente os gastos com impressões, cópias e acúmulo físico de documentos, tendo em vista que todos os arquivos serão armazenados na nuvem, impressos apenas de acordo com a demanda.

Eleva o nível de resolução

Você já viu que nem todas as impressões e cópias saem com a qualidade que deveriam, ainda mais no dia a dia corrido de uma empresa? Pelo mau funcionamento da impressora ou mesmo pela colocação incorreta do cartucho de tinta, por exemplo, um documento importante pode facilmente ser comprometido com manchas e borrões, dificultando a leitura.

Com a assinatura eletrônica de documentos, isso deixa de ser um problema. Afinal, a maioria das ferramentas de Digital Transaction Management (DTM) ou gerenciamento de transações digitais lida com arquivos em alta resolução. Além disso, também contam com diversos recursos para facilitar a leitura, como ampliação de documentos e até mesmo ferramentas em áudio para a inclusão de portadores de deficiência visual.

Contribui com o meio ambiente

Já comentamos aqui no blog sobre como o uso rotineiro do papel nas empresas gera impactos negativos para o meio ambiente. Tente pensar no tanto de papel que é gasto com a impressão de documentos importantes todos os dias. Definitivamente não é pouco! Segundo a Water Footprint Network (WFN), a fabricação de papel consome pelo menos 68 milhões de árvores por ano só nos Estados Unidos.

Ao adotar o uso de documentos digitais na sua empresa, você consequentemente vai reduzir também os gastos com impressão, cópia, armazenamento, oficialização em cartório e envio. Isso sem contar com a diminuição das despesas básicas com tinta para impressão, material de escritório e manutenção de impressoras, por exemplo. O meio ambiente agradece!

Agiliza o manuseio de documentos

Normalmente, os documentos físicos são muito mal organizados nas empresas. Quem nunca passou pelo aperto de ficar horas ou até mesmo dias procurando por um documento importante em meio a pilhas e pilhas de papelada? Já com o armazenamento digital, fica muito mais fácil localizar os arquivos certos na hora em que você precisar deles. Para isso, basta fazer uma pesquisa simples no computador, celular ou tablet para ter seu documento. Em vez de dias, passam a ser segundos.

Acrescenta praticidade ao dia a dia

Seguindo a mesma linha de raciocínio, investir na assinatura eletrônica de documentos implica em obter mais praticidade nos processos rotineiros da empresa. Afinal, se seus documentos estão armazenados na nuvem e não em um depósito físico, fica muito simples acessar, editar e compartilhar arquivos tanto com a equipe como com os clientes, mesmo que vocês não estejam em um mesmo ambiente.

Precisa da assinatura de um cliente que está fora do país? É simples: com apenas alguns cliques, você terá um documento assinado, seguro e com validade jurídica, sem sequer ter que sair do lugar ou gastar com o envio de uma carta registrada.

Garante validade jurídica

Muita gente acredita que um documento físico tem muito mais credibilidade que um arquivo de internet ou e-mail. Pois saiba que existem soluções tecnológicas que aliam a agilidade, o baixo custo e a eficiência dos documentos eletrônicos com a validade jurídica indispensável ao ambiente empresarial.

Por meio dessas ferramentas, é possível protocolar e adicionar às mensagens e aos arquivos enviados on-line um carimbo do Observatório Nacional, órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia, comprovando assim a legitimidade dos documentos eletrônicos em questão. Além disso, também é possível descobrir se a mensagem foi recebida pelo destinatário e quantas vezes foi lida, entre outros recursos. Saiba mais sobre esse assunto aqui!

Reduz inúmeros riscos

O fato é que, ao investir no uso de documentos eletrônicos, caem consideravelmente os riscos de fraudes e extravios de arquivos importantes. E a razão disso é óbvia: os arquivos físicos são muito mais suscetíveis às condições de armazenamento, podendo sofrer danos em decorrência de muita luz, umidade, inundações ou incêndios.

Mesmo que você armazene seus documentos digitais em HDs externos, pendrives ou computadores, eles podem ser comprometidos por problemas técnicos e falhas de segurança. E tudo isso deixa de ser um problema quando você os armazena na nuvem! Nesse caso, só as pessoas autorizadas poderão acessar os arquivos, evitando assim que documentos sensíveis caiam em mãos erradas.

Economiza espaço físico

Caso ainda não tenha ficado claro, não custa nada reforçar: ao apostar no uso de documentos digitais, você pode dizer adeus às grandes salas de arquivos, gavetas de CDs e armários abarrotados de papel dentro da sua empresa. No fim das contas, você economiza em espaço físico, na compra de equipamentos e no aluguel, pois já não será preciso adquirir dispositivos para backup ou dispor de espaços enormes para garantir a continuidade dos negócios.

Padroniza processos

A padronização dos processos está diretamente ligada ao aumento da produtividade de uma empresa. E o raciocínio não é difícil de entender: quanto mais organizados, planejados e precisos forem os fluxos de trabalho da organização, menores serão as possibilidades de erro. Alguns exemplos são as correspondências que nunca chegam ao destinatário, os documentos perdidos no ambiente de trabalho e os erros humanos nos processos operacionais.

Com o uso de documentação eletrônica, as diferentes etapas de seus negócios serão conduzidas de forma mais ou menos padronizada, independentemente das possíveis falhas dos serviços de correspondência, de defeitos técnicos nos computadores ou da contratação de funcionários novos e inexperientes, por exemplo.

E então, ficou ainda com alguma dúvida sobre o uso de documentos digitais? Então baixe agora mesmo o nosso Guia Prático para implementá-los na sua empresa!

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