As melhores alternativas para garantir mobilidade para assinar documentos

O celular é muito mais do que um meio de comunicação. A evolução tecnológica tornou esse equipamento um poderoso recurso para efetuar as mais diversas atividades, incluindo entretenimento, estudos, trabalho e negócios. No ambiente corporativo, os smartphones podem ser usados para o fechamento de transações, consistindo em uma poderosa ferramenta que possibilita mobilidade para assinar documentos.

No post de hoje, vamos tratar das melhores alternativas para garantir que documentos sejam assinados de qualquer lugar e hora. Explicaremos o que é e como funciona a assinatura via dispositivo móvel para então tratarmos de sua validade jurídica. Também abordaremos as principais vantagens desse formato de autenticação, os cuidados que devem ser tomados e um exemplo de utilização. Não deixe de conferir!

A assinatura mobile e como funciona

Trata-se de uma ferramenta que permite que arquivos eletrônicos sejam assinados pelo smartphone de forma rápida, descomplicada e segura a partir de diferentes sistemas operacionais, como IOS, Windows Mobile e Android.

Desse modo, o usuário assina o documento em seu próprio celular sem a necessidade de contar com equipamentos tecnológicos de apoio, de efetuar integrações com outros recursos informatizados e de imprimir e/ou digitalizar manualmente.

O funcionamento é bastante simples: no caso de quem já tem uma conta em plataformas de assinatura eletrônica, basta fazer o download gratuito do aplicativo no smartphone. Em seguida, é necessário efetuar o login de acesso com os dados de e-mail e senha cadastrados — já os novos usuários devem cadastrar essas informações. Então, é só assinar o documento no app ou pelo browser do celular.

Para quem vai assinar com a DocuSign, há ainda a possibilidade de integrar todas as operações efetuadas. Assim, com a ativação da conta de assinatura eletrônica na plataforma, ocorre a sincronização das atividades realizadas em outros dispositivos, como notebooks e computadores, com as ações desenvolvidas pelo celular. Essa integração é automática, tendo como funções centralizar e dinamizar as tarefas concluídas pelo usuário.

A validade jurídica dos documentos

Como visto no tópico anterior, assinar via smartphone é um procedimento sem qualquer complicação para os usuários. Porém, o que é assinado dessa maneira tem validade jurídica? Com toda certeza! Os documentos que são autenticados por meio de assinaturas eletrônicas são tão válidos quanto a documentação em papel assinada à caneta.

A garantia é dada pelo Código Civil brasileiro, em seus artigos 104 e 107, que abordam o princípio da liberdade de forma. De acordo com esse preceito, uma vez assegurada a integridade — inexistência de adulterações — e autenticidade — confirmação de autoria — do documento, ele é considerado como válido, independentemente do seu formato.

Os principais benefícios

O uso da assinatura mobile segue a tendência do universo corporativo moderno, que, ao estar cada vez mais digital, rompe barreiras de tempo e distância. Além disso, utilizar o celular para assinar documentos traz uma série de vantagens para a empresa. Confira os principais benefícios gerados a seguir.

Aumento da agilidade nos processos de contratação

Assinar um contrato eletronicamente é muito mais rápido do os procedimentos com documentos impressos, já que não há necessidade de locomoção e interação física entre as partes envolvidas no negócio. Com o uso do celular, a contratação pode ser finalizada a quilômetros de distância, dispensando reuniões, várias cópias do arquivo e a emissão de firmas em pilhas de folhas de papel.

Crescimento das vendas remotas

Tendo em vista que as vendas remotas demandam recursos que permitam a execução de todas as etapas da negociação à distância, a assinatura mobile é a ferramenta perfeita para que o cliente feche a compra. A mobilidade na hora de assinar documentos é um importante propulsor para o aumento de vendas feitas via e-commerce e call center.

Redução de custos operacionais

Você já fez as contas dos gastos que os documentos físicos geram para uma empresa? Se calculou, sabe que são enormes, sobretudo com resmas de papel, toners para impressão, movelaria para armazenamento e, em muitos casos, taxas de postagem. A assinatura mobile reduz drasticamente esses custos que a companhia tem que investir na manutenção das suas operações.

Melhoria da satisfação dos clientes

O uso da assinatura mobile não só agiliza o processo de contratação como também acaba com as burocracias envolvidas no fechamento do negócio. Essa nova dinâmica proporciona maior comodidade aos clientes da empresa, que se tornam mais satisfeitos com o atendimento e, em geral, ficam dispostos a comprar novamente.

Os cuidados a serem tomados

O uso da assinatura mobile é extremamente seguro, uma vez que conta com proteção idêntica à dos mecanismos de criptografia presentes nos processos realizados via web. Os cuidados a serem tomados são os mesmos e o usuário pode ficar tranquilo ao assinar pelo seu celular. E escolha sempre uma plataforma segura para transacionar e assinar seus documentos, como por exemplo a plataforma da DocuSign. Caso queira, faça um teste grátis.

Entretanto, vale ter atenção à segurança do aparelho para evitar problemas com eventuais perdas e roubos. É importante colocar senhas para ligar o smartphone e não salvar o login da conta da assinatura mobile. Essas medidas são importantes para tudo o que se faz em ferramentas tecnológicas.

O caso Souza Cruz

Que tal um exemplo das vantagens trazidas pela adoção da assinatura mobile da DocuSign? A Souza Cruz, uma das maiores empresas brasileiras do ramo de tabaco, implantou essa tecnologia. Antes disso, o processo de formalização de negociação junto aos fornecedores levava 16 dias, sendo necessária, inclusive, a ida de um representante da companhia até as instalações do produtor rural.

Com o uso da assinatura eletrônica da DocuSign e sua versão mobile, esse cenário mudou completamente. O tempo de contratação foi reduzido de 16 para 5 dias, havendo a economia de 120,00 em cada contrato assinado. Além disso, entre as funcionalidades da solução, está assinar de forma offline até que a conexão seja reestabelecida, o que é fundamental nas zonas rurais, onde, neste caso, estão os signatários dos documentos.

Como mostramos, ter mobilidade para assinar documentos é uma condição que otimiza e facilita a rotina de trabalho de qualquer negócio. Por isso, o uso de soluções que viabilizam a assinatura de arquivos eletrônicos por meio de smartphones deve estar entre as prioridades das empresas que almejam tornar as suas operações mais eficientes, além de ganhar tempo, reduzir custos e aumentar os lucros.

Veja na prática os benefícios da assinatura mobile fazendo o teste gratuito na DocuSign!