Não se engane: por mais que o Microempreendedor Individual tenha acesso a significativas facilidades fiscais, definitivamente não é fácil ser MEI. Afinal de contas, o empreendedor precisa dar andamento a todas as atividades do negócio, produzindo, atraindo e conquistando clientes, além de cuidar de toda a parte burocrática da empresa. Nesse cenário, para realmente manter o foco nos negócios e ter um dia a dia mais produtivo, é essencial reduzir os processos burocráticos.

Para ajudá-lo a superar esses desafios, vamos mostrar aqui algumas atitudes e ferramentas que certamente melhorarão sua rotina de trabalho. Ficou interessado? Então continue lendo!

Otimize seu tempo

Como, em geral, processos burocráticos são trabalhosos, repetitivos e morosos, é preciso definir de antemão quando devem ser encarados e quanto tempo do seu dia podem tomar.

Pensando nisso, organize um calendário agendando datas certas ou prevendo períodos para que determinadas ações sejam tomadas — como a própria criação do MEI, o pagamento de boletos mensais, a renovação de licenças com a prefeitura ou mesmo do contrato de aluguel. Pode acreditar: com esse cuidado simples, você já consegue liberar espaço na agenda para lidar adequadamente com cada processo.

Faça também uma divisão do tempo de trabalho que será destinado à análise de dados e ao preenchimento de relatórios e formulários. Afinal, por mais que esses recursos sejam importantes para manter o controle sobre o que está acontecendo no seu empreendimento, podem tomar um tempo valioso.

Dependendo da natureza do seu negócio, convém separar entre 30 e 60 minutos diários para essa atividade. Lembre-se de que, ao não acumular compromissos burocráticos, o andamento da empresa vai de vento em popa!

Use um sistema de gestão

Você provavelmente já deve ter ouvido falar nos softwares de gestão empresarial, certo? Mais conhecidas pela sigla em inglês ERP, de Enterprise Resource Planning, essas soluções de Tecnologia da Informação são praticamente indispensáveis hoje em dia. Os sistemas de gestão captam os dados referentes aos diversos setores da empresa para depois traduzi-los em gráficos e relatórios. E tudo isso é feito de forma integrada!

Esse tipo de recurso já é uma realidade bastante comum nas médias e grandes empresas, mas também pode ser extremamente útil para o Microempreendedor Individual. O ERP pode ajudá-lo a analisar informações importantes, como o número de vendas e das visitas na sua loja virtual, por exemplo, bem como a disponibilidade de produtos em estoque. Além disso, esse recurso ainda ajuda a realizar tarefas burocráticas que seriam bem mais demoradas se feitas manualmente. A emissão eletrônica de notas fiscais passa a ser muito mais rápida e controlada.

É importante salientar que esse tipo de sistema é dividido em módulos, o que permite fazer adaptações em relação ao tamanho e, consequentemente, às demandas específicas do negócio. Assim, quanto maior é a empresa, mais módulos são necessários e mais caro se torna o serviço. Já o Microempreendedor Individual, que precisa de menos módulos, tem uma despesa menor.

Diminua a papelada

A verdade é que é difícil não associar burocracia com papelada. Assim, por melhor que seja sua organização em relação aos documentos, ter papéis em excesso sempre traz dores de cabeça. Uma boa maneira de reduzir drasticamente (ou mesmo eliminar de vez) esse problema é contar com uma solução de assinatura eletrônica de documentos.

Basicamente, essa é uma maneira de fazer com que documentos digitais tenham a mesma validade jurídica e ainda mais segurança sem que precisem ser impressos ou autenticados. Com isso, você ganha espaço, economiza recursos e ainda otimiza tanto seu tempo como o tempo de seus clientes, parceiros e fornecedores, já que os documentos podem ser enviados por meio eletrônico — seja por e-mail ou via soluções da nuvem. Alguma dúvida de que todos os envolvidos nas transações ficarão mais satisfeitos?

A assinatura eletrônica de documentos é um software DTM, sigla em inglês para gerenciamento de transações digitais. Além de agilizarem os processos burocráticos, esse sistemas são baratos e adaptáveis ao tamanho da empresa. MEIs podem, por exemplo, podem cadastrar um único usuário. E o melhor é que é possível fazer o teste do serviço de forma gratuita por 30 dias!

Conte com ajuda

O Microempreendedor Individual não precisa necessariamente dar conta de todos os serviços relacionados à sua empresa sozinho. O ideal, na verdade, é dividir ao menos algumas tarefas com terceiros. Lembre-se de que o propósito aqui é encontrar soluções para que o empreendedor consiga manter o foco na atividade-fim do negócio.

Pensando nisso, acionar um contator ou uma assessoria jurídica para cuidar das atividades burocráticas mais complicadas pode ser uma solução inteligente.

E acredite: ao contrário do que muitos podem pensar, esse tipo de assessoria cabe sim no orçamento de muitas microempresas! Afinal de contas, a popularização dos MEIs incentivou a especialização de contadores, advogados e tantos outros profissionais liberais no atendimento a esse público, oferecendo soluções e preços adequados ao tamanho e ao orçamento da empresa.

Mantenha-se informado

Você já deve saber, mas vale reforçar: um dos principais entraves burocráticos para qualquer negócio no Brasil é a legislação fiscal nacional. E como se não bastasse ser complexa por natureza, essa legislação também muda com certa frequência, o que pode gerar sérios problemas — como o não cumprimento de determinada regra, implicando em pagamento de multas e juros. Sabendo disso, procure ficar atento às regras fiscais para todos os MEIs e esteja ciente das legislações estadual e municipal que afetam seu negócio.

Na esfera estadual, por exemplo, vale checar as normas que tratam do pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) tanto na unidade da federação onde sua empresa está sediada como naquelas unidades atendidas por ela. Isso é importante uma vez que cobrança e aferição, baseada em documentos fiscais, podem variar de local para local.

No que se refere ao âmbito municipal, você deve estar ciente das autorizações que seu negócio precisa ter — como um alvará de funcionamento ou uma liberação da vigilância sanitária. Não se esqueça que esse tipo de processo exige tempo, envio de documentos e cumprimento irrestrito das regras. Portanto, caso não queira se enrolar com mais essas burocracias, conheça seus deveres!

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