O que fazer para garantir uma metodologia de sourcing estratégico?

A metodologia de sourcing estratégico também é chamada de matriz energética de abastecimento. Ela é amplamente utilizada pela área de compras e foi desenvolvida com o objetivo de avaliar todos os aspectos envolvidos na aquisição de um produto ou serviço e o seu impacto para a empresa.

Quando realizada de maneira eficiente, essa metodologia garante maior transparência, isonomia e objetividade na escolha do fornecedor mais adequado para a companhia. Dessa forma, cria um ambiente positivo para a realização de bons negócios. Diante disso, tem sido bastante utilizada pelo setor de compras de empresas de vários segmentos.

Por esse motivo, preparamos este post a fim de apresentar quais são as principais etapas que devem ser seguidas para garantir um strategic sourcing eficiente. Além disso, mostraremos em qual ferramenta vale a pena investir para otimizar esse processo. Ficou curioso para saber mais sobre o assunto? Então, é só continuar a leitura!

O crescimento da metodologia de sourcing estratégico

Por meio dessa metodologia, o departamento de compras da sua empresa analisa de maneira detalhada todos os custos envolvidos com a aquisição de determinado produto ou serviço. Além disso, ela permite identificar quais são os fornecedores mais qualificados para o seu negócio, o que evita prejuízos com a realização de escolhas equivocadas.

Imagine que os profissionais responsáveis pelas compras escolhem, de maneira incorreta, um fornecedor que não atenda às exigências mínimas do seu negócio. Nesse caso, ao receber os insumos, você se dá conta de que eles não atendem aos parâmetros da sua empresa. Com isso, caso o fornecedor se recuse a efetuar a troca, a sua companhia terá prejuízos financeiros, além de atrasos nas entregas dos seus produtos devido à falta de insumos.

Ao adotar uma metodologia de sourcing estratégico, os negócios evitam problemas como esses. Por isso, ela tem sido muito utilizada por companhias de vários tamanhos e áreas de atuação. Afinal, além de evitar erros, também contribui para a redução de gastos internos e externos. Porém, para que seja realmente eficiente, é importante investir em soluções tecnológicas que otimizem esse processo.

As etapas da metodologia de sourcing e suas aplicações

A seguir, apresentamos algumas das principais etapas dessa metodologia e as suas aplicações. Acompanhe!

Coleta de dados

Essa etapa se refere ao mapeamento da situação atual das práticas adotadas na sua empresa. Ela considera as particularidades dos produtos e dos serviços utilizados no negócio ou que devem ser contratados junto aos fornecedores. 

Além disso, também leva em consideração os valores praticados, os acordos realizados com os parceiros e todos os impostos devidos nas operações. É nesse momento que são definidas as especificações básicas das aquisições da companhia. Por isso, esse é um momento essencial para o negócio.

Análise de mercado

Após definir as demandas da empresa, você deve fazer uma análise de mercado. Nessa etapa, é preciso indicar alguns fornecedores que têm o potencial de atender a todos os parâmetros do seu negócio. Para isso, você deve elaborar uma lista com os seus potenciais parceiros e enviar um questionário com perguntas técnicas para cada um.

Ao receber as respostas, faça alguns filtros para solicitar a cotação do produto ou serviço somente com aqueles que realmente atendam aos requisitos técnicos. No entanto, o ideal é que a tomada de preços seja feita apenas com os fornecedores que atingirem, pelo menos, 60% dos elementos definidos pela sua empresa.

Cotação e análise de fornecedores

Durante o processo de cotação, é comum que as empresas realizem workshops com os seus fornecedores para esclarecer qualquer questão. De modo geral, após esses eventos, são realizadas algumas visitas técnicas com os parceiros em potencial para que eles conheçam de maneira precisa a sua solicitação.

Após esclarecer qualquer dúvida, os fornecedores devem enviar as propostas técnicas e comerciais para a sua empresa. Ao recebê-las, é importante fazer uma comparação de todos os documentos enviados para realizar a escolha mais adequada para o seu negócio.

Negociação com fornecedores

Nessa etapa, um grupo de fornecedores deve ser convidado para continuar o processo de seleção. É nesse momento que você vai escolher a proposta que faz mais sentido para a sua empresa e proceder com a negociação. É importante destacar que não existe um padrão de negociação que deve ser seguido em todos os processos, já que a estratégia mais adequada vai depender do momento em que é realizada.

Preparação do contrato

A elaboração do contrato é uma das partes mais importantes de qualquer negociação. Afinal, além de ter validade jurídica, é nesse documento que devem estar inclusos todos os pontos acordados entre a sua empresa e os fornecedores, como:

• descrição do produto ou serviço;
• preço;
• prazo;
• condições de pagamento;
• multas;
• garantias.

Como essa etapa é conhecida por ser bastante burocrática, é essencial investir em soluções tecnológicas que otimizem os processos, como as de assinatura eletrônica.

As principais ferramentas para tornar o setor estratégico

Para reduzir a burocracia e os custos no setor de compras da sua empresa, você deve investir em soluções como o DocuSign Agreement Cloud. Com ela, você:

• elabora contratos com apenas alguns cliques;
• inclui automaticamente dados de outros sistemas;
• envia, rastreia e assina contratos de qualquer lugar, além de ter acesso a várias outras funcionalidades.

Portanto, se você quer garantir a maior eficiência nessa etapa, não deixe de investir em ferramentas de automação de processos. Afinal, ao utilizar o DocuSign Agreement Cloud, a sua empresa fecha acordos mais facilmente. Dessa forma, o departamento de compras desenvolve atividades mais estratégicas que geram impactos positivos para o negócio.

Como você percebeu, a metodologia de strategic sourcing contribui para a redução de custos nas empresas e para a formação de parcerias com fornecedores que atendam aos requisitos do seu negócio. Porém, para que seja implementada de maneira adequada, é essencial investir em ferramentas que auxiliem na otimização dos processos, como o DocuSign Agreement Cloud.

E aí, gostou deste post? Ficou interessado em saber como a DocuSign ajuda a garantir uma metodologia de sourcing estratégico eficiente? Então, aproveite e faça o teste gratuito dessa solução na sua empresa para entender tudo que ela proporciona. Até a próxima!