Melhore o fluxo interno de documentos da sua empresa e aumente a produtividade

melhore o fluxo interno de documentos

Já implementou uma ferramenta digital, mas os processos não ficaram mais rápidos e a experiência do cliente continua comprometida? O que pode ocorrer, muitas vezes, é que apenas uma parte do processo se tornou digital e o resto ainda depende de ações manuais. Por exemplo, a assinatura do contrato para compra de um serviço se tornou digital, porém, internamente, a ordem do pedido ainda é manual.

Outro exemplo é quando a venda é feita via site, completamente online, mas, para enviar o pedido internamente da área de produtos para logística, acaba sendo um processo analógico. Ou seja, o resultado é a demora de qualquer forma. Pensando agora que os documentos são a espinha dorsal de uma empresa, se ela não automatiza esse processo, as atividades que dependem de aprovações documentadas ou a assinatura do cliente para seguir a produção, acabam demorando.

Em um estudo realizado pela Forrester Consulting, encomendado pela DocuSign, foram entrevistados líderes globais para entender sobre como eles gerenciam acordos, inclusive, internamente. O resultado mostrou que nove em cada dez empresas estão sobrecarregadas com processos de acordos manuais - e isso resulta em experiências ruins para os clientes, além de atrasos em projetos e aumento dos custos devido à erros, extravios, entre outros fatores. Essa demora acaba impactando negativamente a capacidade de reconhecer receita.

Mesmo com o avanço substancial na modernização de processos, que as empresas estão passando nos últimos tempos com a transformação digital, ainda existem problemas que precisam ser resolvidos. Afinal, 98% das companhias ainda têm problemas para preparar, assinar, agir e gerenciar acordos com eficiência. O maior vilão aqui é que elas acabam formando ilhas de automação, ou seja, o contrato de compra com o fornecedor foi assinado, mas e depois? Esses grupos acabam tão isolados, que perdem a conexão entre os silos do sistema, acabando sem integração alguma do processo.

Já parou para pensar que abrir três ou quatro programas para fazer uma tarefa é muita coisa? Porque não juntar tudo isso em um lugar só, sem precisar trocar de plataforma?

Digitalização em todas as áreas da empresa

O maior crescimento da implementação de processos digitais foi realizado em departamentos de TI, operações, vendas e aquisições. Porém, as outras áreas acabaram não entrando nessa mudança, o que pode prejudicar o fluxo. Quando a área de vendas é digitalizada e o RH não, por exemplo, pode ocorrer de a empresa perder clientes por falta de novos profissionais, já que a contratação passa a ser demorada e não acompanha o crescimento de novos clientes. Portanto, com todas as áreas digitalizadas, a rapidez se torna um consenso dentro da empresa.

Integração e produtividade: qual a conexão?

Falando em integração das áreas, vamos às ferramentas digitais. Um dos maiores problemas que já citamos anteriormente é usar apenas um software e continuar com outras tarefas manuais em um mesmo processo. As empresas muitas vezes acabam com coleções de “soluções pontuais”, conectadas por pessoas em vez de processos automatizados. Portanto, não basta apenas ter uma assinatura eletrônica, também é necessário automatizar a preparação, execução e até o pagamento de um acordo.  

Tudo isso se torna muito mais fácil quando está em um lugar só, como por exemplo na plataforma da Salesforce usando os apps e outras integrações que a DocuSign oferece. Com poucos cliques você consegue passar por todo o ciclo de vida que um acordo tem.

De acordo com a pesquisa da Forrester Consulting, existe um reconhecimento crescente de que os processos de acordos com complexos e acabam, muitas vezes, ultrapassando os limites da organização. Embora parte do processo seja eficiente, como um todo é tão bom quanto o elo mais fraco e apenas metade das organizações integra o sistema.

O mais comum em relação as integrações são com os CRMs, em exportação de dados, por exemplo. Mesmo assim, muito do processo acaba fragmentado por usar diferentes ferramentas sem ter uma unidade no trabalho. Então, o ideal é que quanto mais você puder fazer com apenas uma suíte de soluções, melhor. Com o DocuSign Agreement Cloud, por exemplo, é possível realizar todas as etapas dos acordos: preparar, assinar, agir e gerenciar.

Com menos tempo para executar ações, seus funcionários têm mais chance de focar no que realmente importa: aumentar os resultados.

Conheça o DocuSign Agreement Cloud e converse com a nossa equipe de vendas para tornar seu fluxo totalmente automatizado de maneira fácil e prática. 

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