5 passos essenciais para melhorar processos internos nas empresas
Melhorar processos internos de uma empresa é uma ação fundamental para o bom funcionamento de diversas questões ligadas à gestão. São várias características que fazem parte dessa estratégia e que são capazes de alavancar os negócios, além de fazer com que você se destaque frente à concorrência.
Essa otimização é muito importante para que a companhia evite gastos extras ou perca muito tempo em determinado serviço. Tudo isso proporciona mais eficiência no cotidiano de suas operações e maiores ganhos ao longo do tempo.
Pensando nisso, preparamos este texto para mostrar os benefícios de melhorar os processos internos, além de dar 5 dicas para aplicar essa estratégia em seu empreendimento. Continue a leitura e confira!
Benefícios de melhorar os processos internos
Melhorar processos internos gera diversos benefícios para que uma empresa conquiste vantagem competitiva. Veja, a seguir, algumas dessas vantagens.
Aumento de produtividade
As otimizações proporcionam um impacto positivo no negócio, notadamente no que diz respeito à produtividade, fazendo com que cada colaborador trabalhe de modo ordenado, sabendo corretamente o que deve ser realizado e em qual ocasião. Isso evita o retrabalho e o desperdício e, como resultado, os profissionais têm mais tempo para outras tarefas.
Redução de custos
Em tempos de crise econômica, qualquer ação de diminuição de custos deve ser utilizada. Felizmente, melhorar processos internos também atua nesse sentido, uma vez que evita gastos desnecessários.
Isso ocorre pelo fato de a gestão de processos alcançar maior controle das ações e do tempo que o trabalhador investe na realização de atividades, o que diminui períodos ociosos e faz com que sejam mais produtivos.
Nessa mesma linha, se uma tarefa é executada com menos horas, os gastos reduzem, afinal, o tempo dos seus funcionários custa dinheiro, e o RH precisa considerar isso. A metodologia ágil, por exemplo, é uma excelente inciativa que propicia a gestão de projetos mais adaptáveis às transformações que acontecerem em seu negócio.
Diminuição de riscos
Os processos são ações ininterruptas que fazem com que os colaboradores sigam uma sequência racional e pré-definida de trabalhos, criando resultados com riscos menores para as operações da empresa.
Caso você conte com uma sequência de atos para executar no momento de realizar vendas para seus clientes, por exemplo, suas chances de errar diminuem. O mesmo acontece no sistema de controle de qualidade de um negócio: por ser esperado e replicável, disponibiliza maior possibilidade de identificar falhas.
5 dicas para aplicar em sua empresa
Agora que você viu quais são os benefícios de melhorar processos internos em seu negócio, conheça 5 dicas práticas para que essa otimização ocorra de modo eficiente.
1. Treinar as equipes
Para que você ofereça maior autonomia a seus colaboradores, é necessário capacitá-los. Seu time deve ser capaz não somente de promover suas funções, mas também de compreender as motivações por trás de cada atividade.
Assim, é possível que cada trabalhador, ao entender o todo, aponte aperfeiçoamentos nos processos internos. Sabendo o que é preciso fazer, os membros da equipe serão capazes de desenvolver seus trabalhos de forma efetiva ao passo que os gestores investirão seu tempo em outras funções.
2. Mapear os processos já existentes
Não há como constatar gargalos se uma companhia não entende todas as fases de um processo. O cenário correto para isso é desenhar o fluxo das atividades a fim de analisar como está o andamento dos serviços. Essa conduta auxilia na confirmação para saber se existem melhorias no prazo da entrega de produtos ou serviços, por exemplo.
Além disso, ajuda na eliminação de uma etapa do processo, fazendo com que a conclusão seja ainda mais eficaz. Com o mapeamento das ações, uma empresa é capaz de comparar as práticas utilizadas com o que os concorrentes fazem.
A captação desses dados é fundamental para analisar o que pode ser feito para melhorar processos internos, algo que proporciona um diferencial competitivo ao negócio. A otimização contínua deve estar entre as principais metas de uma organização, pois, caso contrário, a concorrência estará mais apta para alcançar seus potenciais clientes.
3. Integrar todos os setores
Os setores de seu empreendimento não devem ser descritos de uma maneira única e específica, mas como fragmentos de um todo, sendo essenciais para o bom funcionamento de todas as áreas.
Marketing e vendas, por exemplo, precisam manter uma relação amigável, visto que o primeiro é o setor responsável por gerar leads e atrair novos potenciais consumidores para depois remetê-los ao time de vendas.
A área financeira, por sua vez, tem a função de averiguar o orçamento e analisar se há possibilidade da realização de novos investimentos e compras com fornecedores. Sendo assim, todos os segmentos da sua empresa devem estar integrados entre si e comprometidos com o crescimento geral.
4. Fazer a gestão de documentos de forma digital
Dentro de um negócio, é bastante comum a necessidade de assinar, imprimir, autenticar e enviar documentos por meio de serviços postais. Organizar em arquivos várias certidões e contratos no decorrer dos anos é uma situação bastante comum e isso tem um custo alto para as empresas..
Com a internet e o avanço da tecnologia, esse tipo de ação se tornou dispensável, afinal, pode-se transformar tudo isso em eletrônico, melhorar processos internos, reduzir custo e permitir que documentos sejam assinados em qualquer lugar e via um celular, por exemplo. Desse modo, é possível armazenar, assinar e compartilhar esses documentos todos na nuvem, permitindo que você e seus clientes os assinem diretamente pelo computador u celular e guardem tudo em segurança.
Além disso, essa prática gera economia com papel, impressões, transportes e armazenamento dos documentos. Dessa forma, os processos se tornarão mais seguros e econômicos, podendo ser acessados com muito mais facilidade e segurança por meio da gestão digital de documentos.
5. Utilizar assinatura eletrônica
Existem plataformas que permitem que uma pessoa acesse os arquivos de qualquer ambiente e dispositivo. Assim, com um tempo de resposta mais veloz, as companhias não perdem oportunidades de negócios e são capazes de estabelecer melhor os prazos para promover atividades.
Com a DocuSign, por exemplo, o gestor pode enviar um documento para o signatário, além de prever situações e atrasos que provocam prejuízos.
Com isso, você otimiza a experiência do usuário, os arquivos não perdem a formalidade e contam com o mesmo valor jurídico de um documento de papel assinado à caneta. Portanto, é importante contar com mecanismos de assinatura eletrônica, pois com apenas um dispositivo móvel é possível gerir documentos e assiná-los de qualquer lugar.
Melhorar processos internos é uma ação que deve estar presente no cotidiano das empresas. Para isso, é fundamental contar com os meios tecnológicos disponíveis no mercado a fim de que seu negócio tenha uma boa gestão.
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