Como fazer manutenção de equipamentos digitais da empresa no home office?

homem de óculos trabalhando no home office

Sabemos que os dispositivos eletrônicos são fundamentais à produtividade na era moderna — fato evidenciado ainda mais pela pandemia de 2020. No entanto, esse cenário criou um dilema. Afinal de contas, como fazer a manutenção de equipamentos no home office?

Com a implementação do trabalho remoto, os departamentos de TI precisaram se renovar, aplicando novas estratégias e soluções para garantir a funcionalidade das máquinas sem prejudicar a rotina dos funcionários.

É exatamente sobre isso que falaremos a seguir. Então, não perca tempo e acompanhe!

Qual é a periodicidade ideal para a manutenção de equipamentos na empresa?

Para quem não opera no setor de TI, pode até parecer que os equipamentos estão permanentemente prontos para uso e em plenas condições. No entanto, é importante notar que essa confiabilidade operacional das máquinas resulta do bom trabalho dos técnicos responsáveis pelas manutenções.

No geral, não há como determinar uma periodicidade ideal para a manutenção de equipamentos em uma empresa. Isso porque existem muitas variáveis que contribuem para intervalos mais curtos ou longos.

Entre essas variáveis, destacamos aspectos como a intensividade e frequência do uso dos equipamentos, a rotatividade dos dispositivos entre os colaboradores e por aí adiante. Contudo, podemos destacar uma observação lógica do setor, elaborada por Corrêa & Dias em 2014.

Imagine que o mês um marca o momento no qual foi realizada uma manutenção preventiva. Portanto, quanto mais perto dele, entre dois a seis meses, maior a confiabilidade operacional dos equipamentos e menor o risco de problemas e o gasto com manutenções corretivas.

No outro extremo, quanto mais longe do mês um, entre 13 a 20 meses, menor a confiabilidade operacional e maior é o risco de problemas e o gasto com procedimentos corretivos. Já entre sete e 12 meses, existe o que chamamos de Região de Incertezas, na qual a confiabilidade operacional é média e os riscos são incertos, mas progressivamente maiores conforme o tempo passa.

Por isso, os departamentos de TI estão sempre antenados nessa realidade. Entre outras coisas, é função dessa equipe garantir que as manutenções preventivas sejam feitas na periodicidade correta, com o melhor equilíbrio possível entre economia e produtividade.

Como realizar a manutenção de equipamentos no home office?

Sem dúvidas, o trabalho remoto trouxe novos desafios às empresas, não apenas no campo da manutenção e produtividade, mas no sigilo do manuseio de dados — sobretudo agora, em função da LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.

Em nossa visão, a melhor solução para os departamentos de TI é investir pesado nas estratégias remotas. Com as máquinas a distância, as empresas precisam de recursos técnicos que possam ser realizados remotamente.

Para isso, é comum que os profissionais de TI configurem pontes de acesso virtual às máquinas da empresa, soluções conhecidas como Acesso Remoto. Por meio delas, os técnicos conseguem acessar os equipamentos afetados a distância e realizar os ajustes como se estivessem na casa do usuário.

Mas essa não é a solução para todos os problemas. Com a falta da proximidade do escritório, as demandas dos funcionários podem sobrecarregar a caixa de entrada dos técnicos durante o período de home office.

Por isso, é fundamental organizar um fluxo e um cronograma. Assim, você poderá:

  • receber as demandas;
  • identificar a solicitação;
  • determinar prioridade com base em uma hierarquia, com problemas críticos e potencialmente prejudiciais no topo;
  • notificar o usuário com um prazo estimado para a resolução.

De que forma a assinatura eletrônica pode agilizar a substituição de equipamentos?

Por último e mais importante, o uso da assinatura eletrônica na autenticação de pedidos de compra e entrega de devices. Infelizmente, nem sempre é possível reparar uma máquina com procedimentos preventivos. Em casos críticos, a substituição por novos equipamentos será necessária.

Nesse exemplo, surge a necessidade de aquisição de novos ativos — uma movimentação controlada pelo departamento financeiro, que deve emitir uma autorização expressa para permitir a compra. E esse é um problema a ser solucionado pela assinatura eletrônica.

Por meio da assinatura eletrônica, essa comunicação entre departamentos é feita de maneira muito rápida, prática e eficiente. Como exemplo, imagine um cenário em que:

  • o técnico averigua um problema irreparável na máquina do funcionário;
  • ele conclui que será necessário a compra de um novo modelo;
  • então, escolhe aquele ideal e envia a cotação para o financeiro;
  • o financeiro analisa o pedido e autoriza, assinando eletronicamente;
  • é feita a compra da máquina;
  • o novo equipamento chega na casa do funcionário, que assina eletronicamente a confirmação de recebimento.

Percebe? A assinatura eletrônica é uma tecnologia revolucionária para as jornadas de trabalho. Afinal, esse tipo de autenticação carrega a mesma validade jurídica da alternativa manuscrita, com o diferencial de ser muito mais econômica, prática e funcional.

Por meio da assinatura eletrônica, todo o processo de solicitação de compra e autorização pelo financeiro pode ser feito em questão de minutos. Já com a assinatura à caneta, o mesmo processo levaria horas ou, até mesmo, dias — a depender da logística utilizada para deslocar os contratos entre os colaboradores envolvidos.

Por fim, ainda vale destacar questões como redução de custos e sustentabilidade. A assinatura eletrônica elimina a necessidade de papel, caneta, motoboy e afins. Por isso, somos uma das empresas que mais cresceram durante a pandemia, pois oferecemos soluções vitais para a produtividade na era do trabalho remoto.

Onde a DocuSign entra nesse dilema?

Antes de qualquer coisa, vale a pena fazer uma breve apresentação. Caso não saiba, a DocuSign é a principal referência global no desenvolvimento de tecnologias de autenticação. Atualmente, contamos com mais de 500 mil clientes e centenas de milhões de usuários.

Com mais de uma década de atuação, pesquisa e desenvolvimento, somos uma plataforma confiada por 800 agências governamentais, 7 das 10 maiores empresas de tecnologia, 18 das 20 maiores farmacêuticas e 10 das 15 maiores empresas globais.

Por fim, vale notar que oferecemos tudo o que a sua empresa precisa no campo da autenticação, gestão de vida de contratos, gerenciamento de APIs, assinatura eletrônica, certificados e afins. Com uma extensa seleção de ferramentas, temos a solução certa para todas as empresas, indústrias, setores e tamanhos.

Agora você já tem uma noção ampla sobre a manutenção de equipamentos no home office e de que forma uma assinatura eletrônica agiliza o processo na troca de equipamentos. Então, conte com uma empresa especializada no assunto e saiba como podemos ajudar ao seu negócio nesse dilema.

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