A tecnologia tem tomado cada vez mais espaço em ambientes corporativos, sob a premissa de garantir mais agilidade, eficiência e facilidade em processos nos mais diversos setores. Porém, algumas áreas se tornaram reféns de processos tradicionais com papel, muitas vezes por questões burocráticas, e o RH é uma delas.

As incontáveis pastas com dezenas de folhas de papel ainda fazem parte da realidade da maioria dos profissionais de Recursos Humanos, mas quem está inserido nesta rotina sabe dos riscos de perder qualidade das vias dos documentos ou não conseguir as assinaturas necessárias corretamente, além dos gastos relacionados a impressões, cópias, logística e afins.

Mais eficiência no setor de RH e 100% com conformidade

Hoje em dia, porém, já é possível evoluir para um RH digital sem abrir mão da conformidade com órgãos reguladores trabalhistas ou das burocracias exigidas por diferentes instituições. A modernização da CLT no Brasil, inclusive, foi um grande catalisador deste processo, facilitando que a tecnologia permeasse os requisitos mais minuciosos de cada ação necessária no setor.

Por isso, muitas empresas vêm implementando soluções digitais para contribuir na rotina desses profissionais, e os setores de RH que incorporam inovações às suas práticas conseguem otimizar todas as suas tarefas diárias com simplicidade e segurança. Neste retrato, uma das inovações que mais traz benefícios instantâneos para essa área é um serviço de assinatura eletrônica para a gestão destes documentos.

Para companhias com funcionários em diferentes lugares ou que trabalham em deslocamento constante, a adoção de uma plataforma de gerenciamento e assinatura eletrônica de documentos pode ser um divisor de águas.

Imagine que cada documento relacionado a um colaborador de uma empresa, que antes deveria ser impresso, assinado e guardado em uma pasta para depois ocupar um espaço físico de armazenamento, pode agora ser só mais um arquivo numa pasta na nuvem. Ou seja, todos os formulários de contratação, solicitações de adiantamento, atestados, fichas de vale-transporte ou pedidos de férias, por exemplo, não precisam mais acumular pilhas de papel, nem exigir tempo de análise e gestão por parte da equipe de RH para todos esses materiais, além de eliminar completamente o risco de perdas, danos ou até assinaturas no lugar errado.

Dentro deste cenário, a DocuSign oferece mais agilidade e tempo livre para os profissionais da área se dedicarem a ações estratégicas que influenciarão diretamente os resultados da empresa, além de garantir uma rotina sem retrabalho, checagem de arquivos físicos, correria com prazos que dependem do envio e do recebimento da papelada e até a possibilidade de completar suas tarefas mesmo estando longe do escritório.

Além do serviço manter todos os documentos armazenados na nuvem, também é possível verificá-los e acessá-los facilmente de qualquer dispositivo, criar tags e seções para facilitar a busca de contratos e formulários e garantir que os documentos sejam assinados na hora certa e sem conflito com prazos do E-Social.

Poder enviar, receber, aprovar e gerenciar arquivos de qualquer lugar, tendo ou não acesso à internet, também é parte integrante da transformação oferecida pela plataforma.

A partir disso, fica cada vez mais nítido que as empresas que não se modernizarem num futuro próximo tenderão a ficar para trás. Não é à toa que companhias como Microsoft e LinkedIn usam a DocuSign globalmente em seus setores de RH. No Brasil, o iFood e a Loggi também são prova da eficiência digital nesta área.

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