Saiba como a Luandre diminuiu de 5 dias para 48h a finalização de contratos

Em 2020, a Luandre se tornou a segunda empresa que mais contratou no Brasil entre os meses de março a junho, segundo os dados do Ministério da Economia. Isso só foi possível com o uso da assinatura eletrônica da DocuSign, que possibilitou o envio e fechamento dos mais de 13.000 contratos firmados durante os meses de quarentena. Mesmo com o empecilho do distanciamento social, a empresa já estava preparada com o uso da tecnologia e não sentiu grandes impactos.

Com 50 anos de atuação no mercado de consultoria de Recursos Humanos, a Luandre conta com mais de 400 pessoas a operação, que atuam em 11 filiais e sede em São Paulo, para cuidar de 10 mil a 16 mil prestadores de serviço temporários em todo o território brasileiro. Com tantas pessoas para administrarem e em lugares distantes pelo país inteiro, a empresa enfrentava muitos desafios logísticos.

De 45 a 60 mil contratos por mês

O envio de documentos entre as filiais e os colaboradores demandava muito tempo, já que o candidato precisava comparecer a uma das unidades para assinar os papeis, o que também implicava na disponibilidade de agenda, tanto dos funcionários da Luandre, quanto da pessoa. Um simples processo de contratação levava no mínimo 5 dias para ser finalizado.

Além da demora, também existia a burocracia que não permitia o registro em carteira sem ser feito digitalmente, as pilhas de papeis só cresciam junto com a preocupação de ter um espaço físico para armazenamento. Em média, eram impressas de 45 mil a 60 mil páginas de contratos por mês, sem considerar sazonalidades, nas quais esse número chegava a triplicar.  Para eliminar a burocracia e tornar todo o processo mais ágil, a Luandre decidiu implementar a assinatura eletrônica da DocuSign.

Documentos finalizados: de 5 dias para até 48h

Ao pesquisar sobre a melhor opção, foi considerado a aceitação no mercado e dos colaboradores, além de facilidade na implementação e usabilidade. Portanto, a DocuSign se tornou a melhor escolha para a empresa. Mesmo com as portas abertas para a nova tecnologia, a empresa ainda enfrentou algumas barreiras ao conscientizar os colaboradores e clientes, que ainda tinham receio em relação à validade jurídica.

Esse pequeno problema foi superado rapidamente, não apenas em razão da crescente aderência de outras empresas, mas também pelos estudos de viabilidade que apontavam os benefícios em forma de resultados práticos registrados desde o início do uso da aplicação.  

“Atualmente, mostrar os benefícios da DocuSign, seja internamente ou para nossos clientes, é fácil. Até mesmo órgãos públicos, como Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho ou entidades como sindicatos, sugerem esse tipo de documento”, Reginaldo Souza, gerente de Administração de Pessoal da empresa.

Após a implementação da assinatura eletrônica, foi possível eliminar a etapa de deslocamento do contratado, reduzindo até 48 horas no processo. Outro grande benefício é que os novos colaboradores não precisam se locomover até uma das filiais, o que os exime da despesa pessoal - um custo muitas vezes inviável, em especial para pessoas que antes estavam desempregadas. Algo que sempre foi motivo de preocupação para a Luandre.

Benefícios alcançados pela Luandre com o uso da assinatura eletrônica

- Mais 20% em produtividade;

- Mais velocidade: 1-2 dias para contratação de novos colaboradores;

- Mobilidade: mais de 13.000 admissões remotas durante a pandemia.

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