Líderes digitais e como eles gerenciam os contratos de maneira diferente

As organizações estão sob pressão para transformar digitalmente os processos de negócios para oferecer melhores experiências ao cliente, aumentar a produtividade e reduzir custos. Uma iniciativa que está se tornando cada vez mais uma prioridade é a automação do ciclo de vida dos contratos. 

O que é um ciclo de vida do contrato?

Quando a maioria das pessoas fala sobre gestão do ciclo de vida do contrato, está se referindo ao conjunto de tecnologias e processos usados para preparar, assinar, atuar sobre e gerenciar contratos. Os acordos podem incluir contratos de vendas e fornecedores, cartas de oferta, atualizações de políticas e muitos outros tipos de contratos escritos usados em quase todas as funções empresariais. 

Para avaliar como as organizações estão gerenciando o ciclo de vida do contrato, a DocuSign contratou a Forrester Consulting para realizar uma pesquisa com 1.087 tomadores de decisão globais. 

O surgimento de disruptores digitais

Encontramos um delineamento claro entre as organizações que operam com processos de contrato mais maduros digitalmente (disruptores digitais ou líderes digitais) e aquelas que eram mais baixas na escala de maturidade da tecnologia de contrato. Os líderes digitais superam os retardatários digitais com as práticas, processos e tecnologias usadas, bem como os benefícios experimentados. 

Aqui estão alguns destaques e principais conclusões que descobrimos neste terceiro estudo anual. Para mais detalhes, leia o estudo completo: O Estado dos System of Agreement em 2021.

O que os líderes digitais fazem de maneira diferente na gestão de contratos

1. Os líderes digitais superam os retardatários digitais de maturidade inferior

As organizações que estão mais adiantadas na digitalização do ciclo de vida de seus contratos experimentam mais benefícios e superam os concorrentes com menor maturidade. "Particularmente, os disruptores digitais experimentam instâncias mais altas de quebras de silos, ciclos de negócios mais rápidos e transferência de informações mais fácil, ilustrando como um processo de acordo digital melhora a funcionalidade e inovação em toda a linha".

2. Os líderes digitais foram mais capazes de atender às necessidades de mudança da pandemia

A mudança imediata para o trabalho remoto como resultado da COVID-19 exigiu que as organizações se adaptassem rapidamente para manter a continuidade dos negócios. Com as soluções de automação de contrato já implementadas, os disruptores digitais respondem mais rapidamente a mudanças inesperadas. Como resultado, eles estavam mais bem preparados para gerenciar o processo de contrato remotamente quando a pandemia forçou essa mudança.

3. As compras de tecnologia impulsionadas pela pandemia permanecerão em vigor

Muitas empresas e instituições implementaram ou expandiram o uso de tecnologias, como webconferência e assinatura eletrônica, em resposta aos requisitos de trabalho remoto. Agora as organizações estão adotando essas ferramentas digitais por causa de seu impacto geral no desempenho dos negócios e 96% dizem que continuarão a usar as soluções recém-implementadas, mesmo quando a pandemia passar. Isso é importante porque as tecnologias digitais podem ajudar a preparar as organizações para eventos disruptivos que são mais prováveis de ocorrer no futuro, como interrupções da cadeia de suprimentos, novos participantes no mercado e crescimento rápido.

4. Os líderes digitais utilizam a gestão do ciclo de vida dos contratos e as ferramentas de análise do contrato de forma mais completa do que suas contrapartes com maturidade inferior

Muitas organizações começam com tecnologia de assinatura eletrônica para remover o gargalo de exigir uma assinatura física. A próxima etapa é considerar as soluções de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) que podem automatizar os fluxos de trabalho do contrato e padronizar o processo para reduzir o risco. 

Nossa pesquisa descobriu que 40% das organizações digitalmente maduras estão utilizando o software CLM para conectar e automatizar o ciclo de vida do contrato, em comparação com apenas 3% das organizações com maturidade inferior. Os líderes também são muito mais propensos a usar software de análise de contrato que automatiza a análise de acordos com tecnologia de IA para ajudar a descobrir riscos, obrigações e oportunidades antes e depois da execução. 

5. Quanto mais contratos uma organização gerencia, mais eles se beneficiam com a automação

Conforme o número de contratos processados aumenta, também aumenta a complexidade do processamento e da escalabilidade. A pesquisa mostra que o uso de tecnologias digitais em todo o ciclo de vida do contrato permite que os disruptores digitais processem volumes maiores de contratos em comparação com os retardatários digitais ou aqueles com processos de contrato mais manuais.

"Os disruptores digitais são mais capazes de gerenciar maiores volumes de contratos porque sua dependência de processos digitalizados e automatizados diminui os custos, aumenta a velocidade de conclusão e melhora a experiência do processo de elaboração de contratos. Soluções de tecnologia que fornecem automação e suporte em todo o processo serão cruciais para organizações de todos os níveis de maturidade".

O Estado dos System of Agreement em 2021

Um estudo encomendado conduzido pela Forrester Consulting em nome da DocuSign

6. A integração entre sistemas em todo o ciclo de vida do contrato é importante

Os resultados da pesquisa destacam o impacto das transferências de tecnologia desconectadas no processo de elaboração de contratos. Na geração de documentos, por exemplo, 56% dos entrevistados experimentam ineficiência devido à transferência manual de informações sobre clientes ou produtos dos sistemas existentes para os contratos. Adicionar informações manualmente também leva a um retrabalho para corrigir os erros que ocorrem. Depois que um contrato é assinado, 56% das organizações devem realizar um trabalho duplicado para inserir novamente os dados dos acordos assinados nos sistemas de registro. As soluções pontuais para automatizar a geração de documentos ou o trabalho de assinatura eletrônica podem oferecer melhorias de produtividade incrementais, mas as ferramentas em cada fase precisam ser conectadas em um único ciclo de vida de contrato integrado para garantir que a transformação digital seja bem-sucedida. 

7. Os processos manuais continuam a custar tempo, dinheiro e sensatez às organizações

Um entrevistado descreveu como as implicações de um processo manual podem ser prejudiciais, especialmente durante uma pandemia: "Imagine se você estiver reunindo 25 assinaturas para [um contrato]. Seria necessário distribuí-lo para 25 pessoas no escritório. Nem todos estão no mesmo lugar, certamente não agora devido à pandemia, e alguns nem estão no mesmo país. Esse formulário é enviado fisicamente para todo o mundo antes de ser devolvido e isso alonga drasticamente o processo de integração".

Transforme sua organização em um líder digital

Para começar ou acelerar os esforços de sua organização para automatizar o ciclo de vida dos contratos, considere quais fluxos de trabalho de contrato podem ser ganhos rápidos porque podem ser facilmente automatizados. Como alternativa, pode haver processos que estão causando problemas significativos e oferecem um retorno de alto valor com base na significância do impacto nos negócios. 

Os líderes digitais gerenciam o ciclo de vida do contrato por meio de:

• Uso de modelos para preparar contratos e integrações com sistemas de registro, para adicionar dados automaticamente aos contratos
• Uso de assinatura eletrônica para a maioria dos contratos e verificação digital da identidade dos signatários 
• Captura automática da maioria ou de todas as informações de acordos em sistemas de registro, como sistemas CRM, HCM e ERP
• Armazenamento de acordos de uma forma que possa ser pesquisada em uma única interface usando pesquisa e análise automatizada e não humana
• Uso de análise de contrato, antes e depois da execução do contrato

As etapas a serem executadas estão incluídas no estudo do Estado dos System of Agreement da Forrester. 

Aqui estão alguns conselhos dos líderes digitais com quem falamos:

"A preparação é fundamental. Ter uma base e um processo sólidos, onde todos estão na mesma página, entendem quem é responsável por qual elemento do processo, como vai funcionar e como é mapeado... Há muito valor nisso. Isso torna a implementação mais direta; ter uma ideia aproximada de como tudo iria funcionar facilitou a implementação rápida que tivemos" . - Cliente da indústria jurídica

"É preciso haver apoio total de cima para baixo. [Isso ajuda] na consistência e compreensão... Comece cedo com segurança cibernética, conformidade, equipes jurídicas e se esforce para obter o apoio e a aprovação de todos para que haja conhecimento comum". - Cliente de serviços financeiros

O DocuSign Agreement Cloud ajuda as organizações a transformar digitalmente o modo como fazem negócios por meio de contratos e outros tipos de documentos formais. Saiba mais sobre como o DocuSign Agreement Cloud pode ajudar a transformar digitalmente o ciclo de vida de seus contratos.

Leia o estudo completo O Estado dos Systems of Agreement da Forrester, 2021.