O setor de compras está entre os departamentos que mais impactam o financeiro de qualquer empresa. Pense bem: más decisões nessa área podem aumentar os custos operacionais, consequentemente afetando a lucratividade do negócio. Justamente por isso, é fundamental acompanhar os principais KPIs da área de compras.

No post de hoje, você confere o que exatamente são KPIs, que índices monitorar no setor de compras e como eles influenciam a performance global da empresa. Pronto para seguir em frente?

O que são os KPIs da área de compras?

Acrônimo para Key Performance Indicators, os KPIs também podem ser chamados de indicadores-chave de performance ou simplesmente indicadores de desempenho. São ferramentas de gestão que ajudam no monitoramento das metas do setor de compras, indicando se a empresa vem realmente cumprindo com o planejado ou se precisa ajustar algum ponto para obter os resultados esperados.

No caso da área de compras, os KPIs devem sempre estar atrelados a objetivos palpáveis, refletindo claramente os resultados da organização. Assim, se o setor de compras tem como meta reduzir em 15% os gastos mensais, por exemplo, contribui diretamente para o aumento da lucratividade da empresa.

Mas atenção: os KPIs diferem das métricas, igualmente importantes, mas que indicam comportamentos e tendências — como a rotatividade de determinado produto dentro do estoque. O acompanhamento sistemático dos principais KPIs da área de compras permite aprimorar a performance do setor, tornando-o mais ágil e eficiente.

Mas quais indicadores acompanhar?

A partir de agora, você vai conferir quais indicadores de desempenho monitorar para otimizar sua área de compras. Acompanhe!

Custo por pedido

Quando as compras acontecem em grande volume, fica mais fácil negociar descontos e prazos para pagamento, certo? Em contrapartida, se você faz vários pequenos pedidos, o poder de negociação cai. Tendo isso em vista, é importante calcular o custo por pedido, um indicador financeiro de compras que pode mostrar se a empresa está gastando mais que o necessário.

Para fazer esse cálculo, basta dividir o montante total gasto no mês pela quantidade de pedidos realizados. Se esse custo estiver alto, você pode: centralizar os pedidos em uma única data do mês, aumentando o volume de mercadorias adquiridas para conseguir negociar valores melhores, comprar o máximo de um único fornecedor, crescendo o volume para solicitar condições melhores, ou buscar fornecedores com preços mais em conta.

Precisão dos pedidos

Ao dimensionarem mal as compras, muitas empresas acabam gerando custos adicionais com produtos parados em estoque, comprometimento do espaço e imobilização do capital de giro. A falta de precisão nos pedidos também pode gerar perda de vendas, caso a ausência de determinado produto ou insumo paralise o trabalho de comercialização do negócio.

Nesse sentido, é importante também calcular a precisão dos pedidos do setor de compras. Isso pode ser feito verificando se as ordens de compra foram cumpridas exatamente conforme o solicitado e comparando com o giro do estoque. Falta de produtos nas prateleiras ou de insumos para a produção são outros dados que podem ser acrescentados nessa análise para o setor conseguir dimensionar a quantidade exata de itens a adquirir.

Prazo médio de pagamento

Seja no setor industrial, varejista ou de serviços, vender a prazo é uma realidade para a maioria das empresas. Contudo, quem precisa adquirir insumos para produção ou revenda de produtos, as parcelas acabam impactando o financeiro.

Imagine se você adquire um lote de TVs para revenda e fecha o pagamento em 3 vezes. Na loja, porém, você parcela cada TV em até 10 vezes para o consumidor. Seu faturamento é diluído ao longo do tempo, exigindo que você pague o fornecedor antes de receber o valor total dos clientes.

Essa dinâmica faz do prazo médio de pagamento um dos principais KPIs da área de compras. Chegar a esse indicador é fácil: basta somar todos os valores devidos aos fornecedores e dividir pelo total de compras do período. Depois, multiplique pela quantidade de dias do ano (365). Para ficar mais fácil: valor devido / total de compras x 365.

Lead time

O tempo decorrido entre a conclusão de um pedido e a efetiva entrega das mercadorias solicitadas é chamado de lead time. E ele também faz parte dos principais KPIs de compras que sua empresa deve acompanhar!

Uma indústria, por exemplo, precisa de um lead time curto para repor insumos sem parar a produção. O mesmo acontece no varejo. Imagine um supermercado sem arroz, feijão, sal e açúcar para vender!

Você pode até pensar que é obrigação da empresa ter estoque, mas a tendência é que as organizações armazenem cada vez menos mercadorias. Isso demanda uma maior capacidade de entrega dos fornecedores, a fim de otimizar o espaço de armazenagem e conquistar maior lucratividade e competitividade no mercado.

Performance dos fornecedores

Em vez de ter o mesmo trabalho de cotação todos os meses, a empresa pode convidar diversos fornecedores para uma concorrência. Trata-se de um processo seletivo que permite analisar em detalhes a capacidade de entrega e a qualidade de cada potencial fornecedor.

Uma vez escolhidos os fornecedores para a empresa, é possível monitorar sua performance fazendo avaliações periódicas e seguindo os mesmos critérios usados na concorrência. Prazos, preços, qualidade de atendimento e capacidade de entrega são alguns dos itens a verificar. Assim, caso um fornecedor venha perdendo pontos em determinado critério, você pode avisá-lo para que melhore ou já buscar alternativas no mercado.

Como monitorar e melhorar a performance?

O monitoramento de indicadores de desempenho sempre é mais fácil se você conta com sistemas de gestão devidamente preparados para isso. Ao estabelecer metas e parâmetros, o sistema faz o acompanhamento em tempo real e emite relatórios gerenciais que ajudam no processo de tomada de decisão.

Com os dados certos em mãos, a melhoria da performance depende de 2 fatores: da sua disposição para promover mudanças e do preparo dos fornecedores para atender a suas necessidades.

Seu lead time pode ser melhorado se seu sistema de gestão de estoque estiver integrado ao sistema de vendas do fornecedor, por exemplo. Dessa forma, os pedidos são emitidos automaticamente, sempre que o estoque atingir a quantidade mínima.

Privilegiar fornecedores que acompanhem as transformações do mercado e estejam tecnologicamente atualizados é uma maneira de melhorar seus KPIs da área de compras, assim como investir em automação empresarial para colocar sua empresa para trabalhar no piloto automático. Por onde você vai começar?

Por fim, se não sabe ao certo o que é automação empresarial, aproveite para descobrir agora mesmo!

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