Na era digital, manter o formato tradicional de tramitação de documentos em papel é um retrocesso para qualquer negócio. Para otimizar processos administrativos, manter-se competitiva e, consequentemente, aumentar a lucratividade, a empresa deve investir em tecnologias que melhorem o gerenciamento documental. A boa notícia é que atualmente existem diversos recursos que garantem a integridade de dados, conferindo segurança às operações efetuadas digitalmente.

Tendo em vista a necessidade de automatizar processos no contexto empresarial, vamos mostrar neste artigo como a segurança das informações em um contrato é garantida pela integridade de dados.

Para isso, vamos explicar o que é essa propriedade, quais são seus principais usos e de que modo ela atua na proteção de informações. Também abordaremos a importância da assinatura eletrônica para conferir integridade a um documento e as razões para contar com companhias especializadas em dispositivos com essa tecnologia. Boa leitura!

O que é integridade de dados?

A integridade de dados diz respeito à preservação da consistência, precisão e confiabilidade de informações que constam em um documento. A referida conservação deve ser feita pela empresa no decorrer de todos os seus processos ou ao longo do seu ciclo de vida. Por ser dotada de tais características, essa propriedade possui os requisitos básicos para asseverar a validade do teor que é veiculado em um determinado contrato.

É essencial que as informações circulem e sejam armazenadas da mesma maneira como foram criadas, não havendo intervenções externas para alterá-las, comprometê-las, danificá-las ou até corrompê-las.

Caso sofram interferências, os dados se tornam de pouca utilidade para a companhia, uma vez que perdem a sua fidedignidade, deixando de ser autênticos. Há ainda o risco de perda de informações sensíveis ou que, por algum motivo, não podem ser recuperadas.

Existem diferentes formas de influenciar essa propriedade, como o manuseio inadequado do documento, seu arquivamento em locais inapropriados e até mesmo a tentativa intencional de violá-lo, por meio de ações fraudulentas que, em geral, podem ser imediatamente reconhecidas por usuários minimamente experientes.

Nessa perspectiva, manter a integridade de dados corporativos deve ser um objetivo central de uma série de tecnologias de segurança empresarial disponíveis no mercado.

Para que as informações replicadas ou transferidas permaneçam intactas ao longo de todo o fluxo de utilização de um contrato, podem ser aplicadas técnicas de verificação de erros e procedimentos de validação. De operacionalização simples, esses métodos são largamente utilizados para assegurar que os dados de um documento que está sendo reproduzido, compartilhado ou arquivado não sofreram qualquer tipo de alteração, intencional ou não.

Quais são os principais usos dessa propriedade?

A integridade de dados pode ser utilizada como um estado ou como um processo. Enquanto o primeiro uso refere-se ao conjunto de informações precisas e válidas, o segundo diz respeito às medidas implementadas para garantir a precisão e a validade tanto desse agrupamento de dados como da totalidade de informações que estão inseridas em um banco de dados ou em outro tipo de repositório. Portanto, o emprego dessa propriedade tem como base a necessidade de autenticidade informacional.

No ambiente corporativo, a integridade de dados é empregada para conferir exatidão, legitimidade e eficiência aos processos administrativos e financeiros que são efetuados na rotina de um negócio, além de contribuir para a tomada de decisões.

Nessa perspectiva, tal propriedade tem função estratégica, atuando, ao mesmo tempo, na atribuição e na avaliação da autenticidade das informações empresariais, bem como na otimização dos procedimentos organizacionais da corporação.

A integridade de dados é utilizada como elemento central de diversos programas de segurança de informações. Essa propriedade contribui para proteger sistemas operacionais, acervos digitais e documentos nos mais diversos formatos eletrônicos de qualquer tipo de alteração.

Para isso, ela se serve de uma série de métodos, como processos de validação, replicação e realização de backup, implementação de protocolos de checagem e inserção de restrições em banco de dados.

De que forma é possível garantir a segurança de documentos por meio da integridade?

Com a automação de processos, o uso de documentos eletrônicos se tornou uma realidade nas empresas, de modo que, cada vez mais, esse formato de arquivo vem substituindo o papel.

Essa mudança foi possibilitada principalmente pela alta segurança que caracteriza a documentação digital, da qual faz parte necessariamente a integridade de dados. Tal propriedade é fundamental para assegurar a proteção de um contrato eletrônico, pois atribui veracidade e autenticidade a ele.

É possível garantir a segurança de documentos por meio da integridade de dados em diferentes situações, entre as quais merece destaque a tramitação de um contrato.

A ferramenta DocuSign eSignature, por exemplo, é capaz de rastrear e manter de forma automática uma trilha de auditoria na qual são feitos os registros de hora e data de cada visualização, envio, impressão ou assinatura do documento. Depois que o acordo é totalmente executado, o contrato permanece criptografado e seguro no sistema.

Como a assinatura eletrônica confere integridade às informações inseridas em um contrato?

assinatura eletrônica consiste em um mecanismo criptografado por meio do qual um usuário atesta a sua firma em um documento digital. Trata-se de uma tecnologia fundamental para que contratante e contratado assinem um contrato eletrônico.

Com validade jurídica, essa ferramenta tecnológica é caracterizada por conter as propriedades de autenticidade, integridade e não repúdio, que, em conjunto, garantem a veracidade do documento e conferem segurança a ele.

Após a elaboração, revisão e aprovação de um contrato eletrônico pelas partes envolvidas, a sua formalização é feita pela inserção das assinaturas eletrônicas de cada uma delas.

Como a integridade é uma característica constituinte desse tipo de firma, o uso da assinatura eletrônica garante a autenticidade e a não violabilidade do documento. Tudo isso é possível porque os processos criptográficos protegem o contrato de qualquer natureza de violação.

Por que contar com empresas especializadas em tecnologias equipadas com integridade de dados?

Companhias especializadas em tecnologias que utilizam a integridade de dados fornecem soluções mais seguras e eficientes para o gerenciamento de processos digitais.

A DocuSign, por exemplo, oferece diversos tipos de tecnologias de segurança com o objetivo de impossibilitar que sejam feitas alterações em documentos que foram finalizados. Além da criptografia presente nas assinaturas eletrônicas, há validações documentais via geolocalização, código e voz, SMS, entre outros formatos.

Como mostramos no post, a integridade de dados é fundamental para garantir que os documentos digitais permaneçam protegidos de alterações indesejadas. Por isso, as empresas devem se preocupar e investir em tecnologias capazes de conferir a segurança necessária para os seus documentos. Uma alternativa viável e barata é adotar a assinatura eletrônica.

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