Você sabe o que são KPIs e como eles podem ter influência no sucesso de uma empresa?

KPI é a sigla para Key Performance Indicator ou Indicador-Chave de Desempenho. Com essa ferramenta, é possível mensurar processos operacionais e gerir o que está funcionando ou não na rotina da organização, visando seu sucesso e o de seus funcionários.

Esses indicadores são apontados pelo gestor como forma de acompanhar a evolução das operações de uma organização. São vários os itens, entre os quais incluem-se indicadores estratégicos, de produtividade, de capacidade e de qualidade. Para fins deste artigo, vamos nos ater aos indicadores de produtividade. Veja:

Introdução aos indicadores de produtividade

Eles são os responsáveis por gerar produtos e serviços de qualidade elevada, em menos tempo e com menos despesas – por meio de processos estruturados, elaborados por pessoas qualificadas.

Os indicadores de produtividade são obtidos a partir de parâmetros comparativos entre o que foi gerado pela organização (produto ou serviço) e o que foi empregado em termos de recursos para sua produção. Com este resultado em mãos, é possível definir precisamente a quantidade de insumo que tem sido gasto na produção de cada unidade ou serviço prestado.

Para que os indicadores apresentem resultados reais acerca da empresa, é preciso conhecer a fundo todas as atividades organizacionais. Por exemplo: de nada adiantaria um funcionário da empresa fazer um treinamento sem que o gestor soubesse explorar o resultado dessa capacitação, transformando o conhecimento adquirido pelo colaborador em recursos utilizáveis em outros processos da empresa.

Mas como medir o que realmente importa no seu negócio? Abaixo, listamos 8 indicadores que permitem avaliar a produtividade de sua empresa. Vamos a eles:

1. Excelência operacional

Mede a eficiência dos processos utilizados pela empresa. Vamos supor que a empresa em questão seja uma central de atendimento e marcação de consultas de um determinado hospital. Itens como o atendimento das ligações, as informações prestadas, a marcação da consulta, a finalização do processo ou o atendimento ao paciente são eficazes? Quantas ligações são perdidas? Quantas se transformam em resultado satisfatório para o hospital?

Ao encontrar erros ou espaços de melhoria, é possível aumentar esse indicador e, consequentemente, elevar os indicadores de produtividade de qualquer atividade.

2. Capacidade para inovar

O investimento em inovação trata da capacidade que a empresa possui de trazer evoluções significativas para os processos produtivos. Uma pesquisa realizada pelo IPEA de 2013 mostra que empresas que estabelecem parâmetros inovadores apresentam indicadores de produtividade 20% maiores que aquelas que não investem em inovação, seja por desinteresse, falta de verba ou simples desconhecimento.

Na prática, empresas inovadoras tendem a investir mais em tecnologia, em pessoal (qualificação) e nos processos produtivos. Isso abre espaço para mais competitividade, além de atenção às oscilações do mercado.

3. Produção sustentável

Implementar ações sustentáveis envolve tanto medidas como redução de custos de produção (dos produtos e serviços) até a diminuição de resíduos lançados no meio ambiente. Entre as ações mais eficazes de empresas sustentáveis está a Digital Transaction Management ou simplesmente DTM.

Incluir a transformação digital em projetos que envolvam redução de despesas permite que pilhas e pilhas de papéis sejam substituídos por documentos eletrônicos. Nesse sentido, além de modificar um processo considerado oneroso por outro mais econômico, a assinatura eletrônica reduz espaços de armazenamento, equipes envolvidas, atuando diretamente na otimização do fluxo de documentos e na produtividade dos processos. Ressaltamos que são feitas cerca de 1 bilhão de cópias por dia em todo o mundo.

4. Índice de turnover

O termo turnover parece complexo, mas a equação é relativamente simples. Basta somar o número de demissões e o número de admissões dividido por dois, dividido pelo total de funcionários. O resultado permite que a empresa verifique o grau de rotatividade de funcionários e avalie onde estão os problemas a serem corrigidos.

O índice de turnover (ou rotatividade), ao lado do índice de absenteísmo (ausências no trabalho), é uma ferramenta útil para implantar um projeto de satisfação dos funcionários. Além disso, permite que a empresa evite custos com rescisão de contratos de trabalho, despesas com seleção e recrutamento, com treinamento, adaptação e outros gastos variáveis.

5. Investimento em qualificação

Sabe aquela máxima de que quem faz a empresa são as pessoas? Pois bem, equipes qualificadas se traduzem em produtos e serviços de qualidade, ou seja, quanto mais a mão de obra for qualificada, melhor será a produtividade, os resultados e a possibilidade de crescimento da organização. Investir em cursos, congressos, viagens e equipamentos demanda recursos financeiros? A resposta é óbvia, mas os ganhos são incalculáveis, mesmo a curto ou médio prazo.

6. Índice de flexibilidade

A flexibilidade pode ser dosada com base nos níveis de adaptação que uma empresa obtém diante de mudanças e exigências geradas pelo mercado oscilante. Em momentos de crise, como os registrados nos últimos dois anos, organizações de pequeno, médio e grande porte vivem uma retração em todos os sentidos.

O ideal é que a empresa resista à retração sem que sua produção caia e, consequentemente, o nível de lucratividade. Portanto, ser flexível é ganhar destaque, reprogramando condutas, prioridades de produção e investindo em áreas potencialmente promissoras.

7. Controle da produção

O monitoramento frequente dos processos é essencial para identificar gargalos, de um lado, e atitudes positivas, de outro. Mensurar quantitativamente a produção é uma forma de garantir o controle do que está sendo produzido e, aliado a isso, verificar onde investir mais, menos ou não investir. Por meio do controle da produção, também, é possível verificar se o que foi produzido mostra bons reflexos nas vendas e lucros.

8. Sucesso em vendas

Para definir se a venda de um produto ou serviço foi bem-sucedida, é importante estabelecer a relação entre o índice de vitórias nas negociações realizadas, ou seja, o número de vendas efetivamente fechadas pela empresa e quantas oportunidades foram abertas em determinado período.

A equipe de vendas precisa se manter afinada com os outros setores e vestir a camisa da empresa. Sendo assim, é possível detectar tentativas de venda frustradas, em que momento a venda não se concretizou e solucionar os gargalos.

Então, este artigo ajudou você a conhecer alguns indicadores de produtividade importantes? Que tal assinar nossa newsletter?

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