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Gestão imobiliária: o que você precisa saber para estar um passo à frente

Tudo bem que o mercado imobiliário sempre foi muito competitivo, mas a disputa ficou ainda mais acirrada com as instabilidades financeiras dos últimos anos. Embora as perspectivas para 2018 sejam boas, a crise mostrou que o sucesso das imobiliárias depende, sobretudo, da sua gestão.

Fatores externos são sim importantes, mas o que define se a empresa se destacará ou não da concorrência é a forma como ela planeja seu funcionamento, controla suas despesas e melhora seu atendimento ao cliente.

Pensando justamente nesse cenário, resolvemos criar um guia completo para você otimizar a gestão imobiliária. Nos próximos tópicos, ainda mostraremos como superar desafios da área com a adoção de novas práticas e tecnologias. Ficou interessado? Então continue lendo!

O que realmente é gestão imobiliária?

A gestão imobiliária é um conjunto de técnicas, práticas e ferramentas que possibilita à empresa manter bons clientes e captar novos interessados, aumentar a carteira de produtos e melhorar o atendimento final, além de reduzir custos enquanto a lucratividade sobe.

Como o mercado imobiliário é especialmente sensível às mudanças macroeconômicas, a gestão no setor precisa ser diferenciada em relação às demais áreas da economia. Afinal, por mais que as instabilidades financeiras surjam, o impacto pode ser reduzido (ou até eliminado) caso a imobiliária conte com bons processos de gestão.

Para você ter uma ideia, o mais comum é que a gestão imobiliária seja subdividida em financeira, patrimonial, de pessoas e de clientes. Acompanhe para entender melhor!

Gestão financeira

Trata-se basicamente de organizar as entradas e saídas do caixa da imobiliária. Lembrando que, nesse mercado, as entradas por vendas, por exemplo, não são fixas. Afinal, é praticamente impossível vender o mesmo montante em imóveis todos os meses. A receita mais regular é, assim, aquela vinda da fatia destinada à empresa pelo pagamento de aluguéis. O detalhe é que essa nem sempre é a principal fonte de recursos do negócio.

Por outro lado, é preciso lidar com gastos fixos, como luz, água e folha de pagamento dos funcionários, além de ainda pagar as comissões dos corretores. É preciso, portanto, equilibrar entradas irregulares com custos e despesas incessantes.

Aí entra o investimento em um planejamento financeiro de curto, médio e longo prazos, estabelecendo um calendário prévio. Ter um controle mais rígido sobre as contas a pagar e a receber também é passo básico. A gestão precisa visualizar em gráficos, tabelas ou planilhas o fluxo de caixa da empresa a fim de checar possíveis inconsistências.

Por fim, é preciso investir em um fundo de reserva, uma espécie de poupança com a qual a imobiliária conseguiria se manter funcionando nos níveis adequados mesmo havendo uma baixa no mercado.

Gestão patrimonial

No caso das imobiliárias, a gestão patrimonial diz respeito à sua carta de produtos. Assim, seja para venda ou para aluguel, a empresa precisa conhecer bem os imóveis que estão sob sua responsabilidade, verificando o contrato relativo a cada um, procurando entender seu potencial de valorização (ou de desvalorização) e até avaliando a necessidade de fazer investimentos.

A imobiliária ainda deve cuidar das partes fiscal e tributária, bem como de aspectos jurídicos cabíveis — como na sucessão patrimonial de imóveis. Empresas que trabalham com lançamentos também precisam ter um planejamento arquitetônico e de engenharia para lançar produtos de sucesso.

Gestão de pessoas

Quando pensamos em imobiliárias, pensamos logo nos corretores, certo? Afinal, são eles os profissionais que estão no core business, que são a cara da empresa. Em relação à gestão de pessoas, as particularidades da profissão exigem um cuidado especial dos gestores, uma vez que é bastante comum não existir um vínculo empregatício entre corretor e imobiliária, situação que muda toda a dinâmica do relacionamento.

Os principais cuidados aqui têm a ver com uma política clara para o rodízio, definindo com antecedência como novos clientes serão direcionados para cada corretor. Também é necessário estabelecer regras de comissionamento, o que não se limita ao valor a ser pago, mas também engloba o prazo e a forma como o pagamento será feito.

Por fim, precisamos lembrar que uma imobiliária não é feita só de corretores. Também é preciso controlar a folha de pagamento de outros profissionais, oferecer benefícios e planejar treinamentos de rotina.

Gestão de clientes

Como o cliente é o foco da imobiliária, merece atenção especial. O problema é que muitas empresas ainda têm dificuldade de identificar seu público atual, que o nicho do mercado ainda pode ser alcançado e, principalmente, qual a melhor maneira de conquistar novos interessados e fidelizar antigos compradores.

Falaremos mais para frente sobre isso, mas já podemos adiantar: a gestão de clientes tem sido bastante facilitada por recursos tecnológicos e novas metodologias. O objetivo é sempre melhorar a análise de perfis, aumentar a velocidade e a qualidade dos atendimentos, além de lançar ações de marketing e vendas mais precisas — eficientes sem serem caras ou complexas demais.

Quais são os maiores desafios da área?

A princípio, a gestão imobiliária pode até parecer uma forma burocrática de manter a empresa funcionando em níveis aceitáveis, mas não é bem por aí. Na verdade, esse não só pode como deve ser um diferencial competitivo, permitindo que a empresa detecte e supere ameaças ao mesmo tempo em que amplia oportunidades. A gestão imobiliária é, assim, a melhor maneira de superar desafios.

Pronto então para conhecer esses desafios e aprender a superá-los? Basta continuar com a leitura!

Contexto econômico

O mercado imobiliário é particularmente sensível ao cenário econômico nacional. Isso pode ser explicado, em parte, pelo modo como o setor funciona, tendo o governo como grande agente incentivador — seja por meio da abertura de linhas de crédito ou da definição de regras para transações imobiliárias. Quando o governo não está com um bom caixa, portanto, esses incentivos podem diminuir ou até cessar.

Ainda é preciso considerar a situação da população. Pense bem: quem está com o orçamento curto evita fazer grandes investimentos, mesmo que a promessa de retorno seja boa, inclusive com composição de ganho patrimonial. Sim, estamos falando da compra de imóveis. Afinal, se o contexto está difícil, como saber se os recursos necessários vão continuar entrando para lidar com as dívidas?

Por mais que a solução completa venha da melhoria da economia, uma boa gestão já ajuda a minimizar esses problemas externos. E a boa notícia é que a inflação e a taxa de juros devem continuar em queda em 2018, o que abre ótimas perspectivas para o mercado imobiliário.

Captação de imóveis

Acredite: uma boa captação de imóveis diferencia imobiliárias de sucesso das demais. Para isso, é preciso conhecer bem as regiões de atuação, identificar bairros e imóveis com potencial de valorização ou perigo de desvalorização, além de ser capaz de negociar diretamente com os proprietários.

Aliás, a negociação envolve questões bastante sensíveis, como uma avaliação que seja condizente com o mercado ao mesmo tempo em que agrada o proprietário, o estabelecimento de comissões aos corretores e a divisão de custos com reformas e processos burocráticos.

Em momentos de instabilidade financeira, o processo fica ainda mais complicado. Afinal, como o giro de imóveis cai, é preciso trabalhar com margens menores. Aí as negociações podem se tornar bem mais tensas. Paralelamente, é preciso lidar com a ansiedade não só dos proprietários como da própria equipe de corretores, ambos correndo atrás de locações ou vendas.

Nível de burocracia

A burocracia é um entrave para qualquer setor da economia. E a realidade não é diferente no caso do mercado imobiliário! Primeiramente, é preciso cuidar das obrigações tributárias e fiscais, tarefa que exige grande controle de processos e atenção redobrada com prazos e preenchimento de documentos acessórios.

Em segundo lugar, é preciso lidar com a diversidade de contratos envolvidos no negócio de imóveis, que vão desde acertos com proprietários a arquivos de vendas e locação. No meio do caminho surgem também as contratações de funcionários próprios ou terceirizados, como advogados para assessoria jurídica.

Em geral, padronizar processos e definir diretrizes para a geração e o arquivamento de documentos ajuda a diminuir o impacto burocrático. Mas também é possível usar a tecnologia para agilizar o envio de arquivos com validade jurídica, evitando as idas e vindas de envelopes e as constantes visitas ao cartório. Voltaremos a esse assunto em breve.

Promoção de treinamentos

Os treinamentos são pontos-chave para a gestão de pessoas. Contudo, como falamos há pouco, é preciso lembrar que a relação entre imobiliária e corretores foge da realidade da maioria das empresas, demandando soluções específicas.

Muitas vezes trabalhando com profissionais autônomos, esse mercado precisa pensar em maneiras de investir na capacitação dos corretores sem tirar sua autonomia ao mesmo tempo em que busca o alinhamento de práticas entre todos os colaboradores ligados à empresa.

Que tal elaborar um calendário de encontros para a promoção de capacitação interna, indo direto a assuntos realmente importantes para a imobiliária, como os processos de captação de imóveis. Além disso, crie mecanismos de incentivo para que os próprios corretores busquem capacitação! Comprometer-se com o financiamento de uma parte dos estudos e bonificar quem compartilha seu conhecimento com os colegas são boas estratégias.

Resistência à inovação

Poucos mercados são tão tradicionais quanto o imobiliário. E talvez esteja aí o motivo da resistência de tantos gestores da área em buscar novas soluções para seu negócio. O detalhe é que o resultado dessa escolha pode vir em forma de perda da competitividade em um nicho cada vez mais impactado pela transformação digital. O desafio da inovação deve, portanto, ser encarado com planejamento.

O ideal é contar com um núcleo voltado para a pesquisa de novas soluções tecnológicas, para o teste de serviços de TI e para o recebimento de sugestões de clientes e corretores. É importante salientar que ter uma empresa inovadora significa promover uma mudança de mentalidade completa, além de exigir investimentos de dinheiro e de tempo. O segredo aqui está, assim, em inovar com planejamento.

Como usar a tecnologia em negócios imobiliários?

Falamos no último tópico sobre como se manter atento às inovações é um desafio enfrentado pelo mercado imobiliário atualmente. O que você deve entender o quanto antes é que as novas tecnologias podem ajudar a melhorar a gestão da empresa, tornando os processos mais rápidos e econômicos. Para que isso fique claro, vamos a alguns exemplos de soluções que já impactam o mercado hoje?

Foque na comunicação e na mobilidade

A rotina dos corretores é marcada por muitos deslocamentos. São visitas a clientes, procura por novos imóveis, apresentação de unidades para possíveis compradores e até eventuais idas a cartórios. Justamente por ficarem fora da imobiliária durante a maior parte do tempo, esses profissionais precisam ter acesso a canais abertos de comunicação para entrar em contato tanto com a empresa como com os próprios compradores.

Nesse sentido, a tecnologia trouxe soluções simples, mas incrivelmente eficientes e baratas: os mensageiros de celular. WhatsApp, Messenger, Skype, Hangouts: cada um desses canais é acessível por dispositivos móveis, troca mensagens de texto gratuitamente, faz ligações grátis ou a baixo custo, além de até trocar arquivos — como fotos, vídeos e documentos.

Os dias de contas exorbitantes de telefone ou do acionamento de motoboys sempre que era preciso enviar uma prévia do contrato para clientes chegaram ao fim! Mas atenção: é importante criar regras de bom uso desses meios, lembrando que a comunicação relativa à imobiliária deve ser, antes de mais nada, profissional.

Diminua a burocracia

Outro grande desafio que abordamos brevemente diz respeito à burocracia. Então anote aí: diminuir a quantidade de papelada na imobiliária e organizar arquivos de forma otimizada são só alguns dos objetivos que podem ser alcançados com a ferramenta certa. Para isso, uma boa opção é usar de software para a assinatura eletrônica de documentos que também funcione como uma plataforma de gestão de documentos.

Gestão de documentos

Uma solução para a gestão de documentos é capaz de gerar arquivos visuais, alocá-los de acordo com suas características (natureza, datas de vencimento ou valores, por exemplo), ainda armazenando-os em servidores seguros — sejam eles físicos ou baseados na nuvem.

Esse tipo de ferramenta não só economiza espaço físico como diminui custos com impressão e guarda de papel, além de aumentar a agilidade de busca por arquivos. Assim, quando você tiver que consultar aquele contrato de aluguel de 2 anos atrás, não precisará abrir milhares de gavetas e pastas para encontrá-lo. Com o recurso tecnológico certo, basta localizar o arquivo na busca do programa!

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica, por sua vez, é a maneira mais eficiente de garantir a origem e a integridade de um documento. Como o arquivo assinado dessa forma não pode ser alterado sem deixar rastros e uma vez que o sistema de criptografia usado por esses recursos é avançadíssimo, as possibilidades de fraude são inibidas. Obviamente, isso dá segurança jurídica ao arquivo.

Fora isso, assinar documentos por meio eletrônico é mais barato e rápido que fazer todo o trâmite no papel, tendo que recorrer a motoboys, despachantes e cartórios, arcar com taxas e insumos, além de perder um tempo precioso.

Indo além da redução de custos, a assinatura eletrônica ainda dá mobilidade à equipe. Assim, um documento pode ser assinado via celular e enviado ao destinatário a qualquer hora do dia, estejam as partes envolvidas onde estiverem. Nas imobiliárias, o recurso pode ser usado nos contratos de locação e nos relatórios de vistoria, por exemplo.

Por fim, vale lembrar que os processos de assinatura e gestão de arquivos eletrônicos são interligados. Isso significa que são automaticamente guardados e identificados de acordo com as diretrizes previamente programadas.

Integre as áreas da empresa

A tecnologia também é uma importante ferramenta na gestão financeira e fiscal da imobiliária. Aqui, o foco está no uso de dados reais para a tomada de decisões estratégicas. Para isso, é preciso lançar mão de um bom ERP — sigla em inglês para sistema de gestão empresarial.

O Enterprise Resource Planning recebe informações de todos os setores da empresa e analisa esses dados por meio de métricas, conseguindo gerar relatórios, gráficos e tabelas bastante claros. Com isso em mãos, a empresa pode identificar se determinada ação de marketing teve efeitos positivos nas vendas ou se a mudança nas regras de comissionamento impactaram negativamente o fluxo de caixa, por exemplo.

E tem mais: como são baseados em módulos, os ERPs são escaláveis. De forma simplificada, podemos dizer que imobiliárias pequenas demandam menos módulos, precisando portanto fazer um investimento menor. No entanto, novos módulos podem ser agregados à medida que o negócio cresce. E as despesas não necessariamente aumentam na mesma proporção, ok?

Invista em presença virtual

Usar a internet para dar visibilidade às imobiliárias é uma necessidade dos dias de hoje. Desenvolvimento de um site próprio e presença em um marketplace, por exemplo, são investimentos quase obrigatórios para alcançar o novo consumidor. Afinal, é à rede que as pessoas recorrem para procurar por imóveis atualmente!

A propósito, tem se tornado cada vez mais comum apostar em imobiliárias on-line, espaços virtuais de compra que reúnem todas as informações básicas dos imóveis — localização em mapas interativos, faixa de preço, características e, claro, fotos. Aliás, a produção de vídeos e tours virtuais também está em alta, ajudando o comprador a encontrar o imóvel ideal com rapidez e confiabilidade.

A presença nas redes sociais também é imperativa, com boas estratégias para Facebook e Instagram podendo render um bom número de conversões. O desafio da internet não está, no entanto, na simples presença, mas sim na qualidade do uso.

É claro que você quer exibir ofertas de imóveis para aumentar suas vendas, mas entenda: a internet é, antes de tudo, um local de interação, uma oportunidade para você entender melhor seu cliente e melhorar o atendimento antes, durante e depois da venda.

Por que a imobiliária on-line é só o começo?

Agora você já sabe como a tecnologia é uma importante ferramenta para a gestão imobiliária nos dias de hoje, certo? Mas também precisa saber como ela vai modificar o mercado nos próximos anos! Pensando nisso, listamos aqui as principais tendências do nicho. Confira!

Realidade virtual e realidade aumentada

Tours virtuais já são frequentes em sites imobiliários, mas ficarão ainda mais precisos e imersivos com a popularização da realidade virtual. Assim, os clientes vão poder fazer visitas guiadas só usando um smartphone e óculos especiais. Por meio da realidade virtual, também será possível fazer tarefas mais complexas, como a inspeção de um imóvel.

A realidade aumentada, por sua vez, dispensa qualquer outro equipamento além do celular. O cliente poderá enquadrar uma placa de locação com a câmera do telefone para receber informações em tempo real sobre valores e metragem, por exemplo.

Além de melhorarem a experiência do usuário, esses recursos também permitem a captação de dados importantes, como o número de vezes que determinado anúncio físico foi mais acessado ou aqueles imóveis que não receberam muita atenção em um tour — o que pode indicar, por exemplo, a necessidade de reforma.

SAC 2.0

Trata-se de uma evolução do famoso Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC). Nesse caso, os telefonemas e o atendimento físico dão espaço para a interação nas redes sociais, em sites e em mensageiros de celular.

Por um lado, é preciso investir em ferramentas que facilitem a comunicação corporativa. Por outro, é necessário treinar a equipe para essa nova modalidade de relacionamento com o cliente. Aqui, o foco deve estar na conversa mais direta e pessoal, mas sem cair no risco de um contato pouco profissional.

Experiência entre ambiente e usuário

Essa novidade é especialmente útil em grandes feiras imobiliárias. Que tal se seu estande for equipado com sensores bluetooth para se comunicar com os celulares dos visitantes? Assim, quando uma pessoa se aproxima, recebe uma mensagem com ofertas do seu catálogo ou um link para a página da imobiliária nas redes sociais, por exemplo.

Além de ser um bom recurso de marketing, essa experiência entre ambiente e usuário pode se tornar uma grande aliada da gestão de eventos, sendo possível levantar dados sobre o número de visitantes e de conversões com as informações geradas pelo aplicativo.

Popularização do data mining

A captação de dados em larga escala já existe, tendo como principal objetivo aumentar o conhecimento da empresa sobre clientes e potenciais clientes. Com isso, a abordagem se torna bem mais precisa. No entanto, o uso do Big Data ainda é relativamente limitado a empresas maiores, já que é preciso fazer altos investimentos em tecnologia e profissionais qualificados.

A boa notícia é que a popularização do data mining está cada vez mais próxima, especialmente devido ao surgimento de empresas especializadas nesse processo. Sua empresa pode, assim, terceirizar a análise de Big Data para profissionais com know-how e infraestrutura na área, que atuarão de acordo com as demandas da imobiliária.

Plataformas imobiliárias

Outra novidade que deve se estabelecer nos próximos anos são as plataformas imobiliárias voltadas para o atendimento ao cliente — em especial, locatários e locadores. Trata-se de criar um site ou aplicativo por meio do qual seja possível realizar tarefas simples, mas recorrentes. Não seria ótimo para automatizar o pagamento de boletos, por exemplo?

O objetivo principal é dar comodidade aos interessados, permitindo que façam transações pelo computador, solicitem segundas vias de contas ou mesmo sejam avisados sobre a proximidade de um vencimento. Para a empresa, é mais uma ferramenta que vai melhorar o fluxo de dados da gestão, monitorando os níveis de inadimplência com mais rigor e até criando estratégias para inibir atrasos.

E então, anotou todas as nossas dicas para melhorar sua gestão imobiliária? Quer aproveitar o momento para conhecer outras formas de melhorar os processos internos com o uso da tecnologia? Você pode começar realizando um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign, tecnologia que une computação na nuvem e TI para aumentar a mobilidade da empresa sem perder a segurança!

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4 Comentários

  1. Gostaria de receber mais informação

  2. Marcelo Rozas Munhoz

    August 27, 2018 at 6:56 am

    Estou à procura de aperfeiçoamento de minha imobiliária, achei as dicas de vcs muito interessantes.
    Gostaria de obter maiores informações.

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