Manter a organização dos documentos da gestão fiscal de uma empresa definitivamente não é uma tarefa fácil. Afinal de contas, tanto a complexidade como o volume de dados tendem a ser bastante significativos. Mas o que acontece se você não tiver tudo em mãos no momento de uma fiscalização? Simples: nesse caso, o negócio corre o risco de ter que arcar com multas e penalidades civis, além de tributárias e até penais!

Para evitar a perda de documentos ou ter que passar dias e dias até finalmente encontrar o que procura, entenda desde já: é preciso dedicar um tempo exclusivo para essa tarefa e estabelecer estratégias que facilitem a rotina e aumentem a segurança. Pode acreditar: não é tão difícil quanto parece! Com boa vontade, apoio da equipe e uso de recursos tecnológicos, você certamente terá êxito.

De toda forma, ajuda nunca é demais. Assim, para ajudá-lo nessa tarefa, resolvemos listar aqui algumas dicas voltadas ao armazenamento seguro de informações corporativas. Continue acompanhando e se prepare para colocar a gestão fiscal da sua empresa mais que em dia!

1. Elimine os registros manuais de uma vez por todas

Além de dificultar a conferência das informações, trabalhar com tabelas, planilhas e registros à mão oferece um risco enorme. Você já reparou como, com o passar do tempo, a tinta vai se apagando e o papel fica amarelo? Isso sem falar no risco de extravio desses documentos, seja por perda acidental ou mesmo roubo!

Esse é um bom momento para lembrar que, em razão das constantes fiscalizações, uma empresa precisa manter todos os documentos arquivados por um tempo considerável. Aliás, alguns registros devem permanecer acessíveis ao longo de todos os anos de funcionamento do negócio. Imagine o trabalho enorme (e, claro, o risco) envolvido para manter tudo isso fisicamente, em papel.

Não restam dúvidas: chegou a hora de modernizar sua gestão, passando a usar arquivos em formato digital. Essa revolução ainda traz consigo a possibilidade de agregar um recurso extremamente vantajoso às operações da empresa: a assinatura eletrônica. Com ela, fica praticamente impossível fraudar documentos, bem como alterar ou acrescentar informações indevidamente, uma vez que qualquer edição exigirá uma senha de uso pessoal.

Outra questão interessante sobre a assinatura eletrônica é que ela tem 100% de validade jurídica. Assim, é possível fechar negócios em pouquíssimos cliques, sem precisar imprimir nenhuma folha, deslocar funcionários para colher validações ou esperar prazos longos demais para fazer ajustes.

Ainda vale ressaltar que, fazendo uso desse recurso, as partes envolvidas em uma negociação nem sequer precisam estar na mesma cidade (tampouco estado ou mesmo país) para formalizar a transação. Nesse cenário, torna-se possível fazer isso de casa ou em trânsito, durante uma viagem, por exemplo.

Com o uso correto dessa ferramenta, portanto, você automaticamente conta com mais segurança, praticidade e economia financeira, além de amparo legal inquestionável. E essas com certeza já são razões suficientes para que você providencie o quanto antes a migração do meio físico para o eletrônico, melhorando a gestão fiscal da sua empresa de uma vez por todas!

2. Contrate um software especializado em gestão fiscal

Os recursos tecnológicos disponíveis hoje em dia trazem inúmeras facilidades para a vida dos empresários e gestores, independentemente da área de atuação e do porte do negócio. Por meio dessas ferramentas, é possível não apenas reduzir o tempo destinado a cada tarefa, mas também armazenar dados e informações com segurança e pelo período que for necessário. Armários, pastas suspensas e espaço físico? Esse tipo de gasto ficou definitivamente para trás.

Com softwares especializados, a geração de relatórios, planilhas e cadastros é automatizada, o que encurta o tempo gasto, bem como gera economia de custos e diminui radicalmente a ocorrência de erros. Além do mais, como esses arquivos já ficam salvos em um sistema on-line, fica mais fácil controlar as informações e até fazer comparações entre a produtividade de determinados períodos.

Além de tudo isso, esses softwares de gestão ainda simplificam e agilizam a localização de qualquer informação. Pense bem: você não precisa nem se lembrar do título completo, bastando digitar as primeiras letras usadas no arquivo para que o sistema encontra o que procura sem demora.

3. Passe o armazenamento dos documentos para a nuvem

Uma estratégia interessante, bastante prática e extremamente segura é o armazenamento na nuvem. Ao trabalhar com um sistema nesses moldes, você consegue realizar backups automáticos de todos os documentos da empresa com facilidade máxima, além de não ter mais que se preocupar com a criação de uma rede interna ou com a contratação de uma equipe inteira de TI.

Basicamente, a nuvem viabiliza o armazenamento on-line de informações. A partir desse recurso e por meio de uma senha previamente definida, é possível abrir todos os arquivos tanto por meio de computadores quanto por meio de dispositivos móveis — como smartphones e tablets. Com isso, você e seus funcionários têm a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar e a qualquer horário, sem que isso envolva um preparo enorme, com a gravação de arquivos em pen drives ou o envio de documentos por e-mail.

Como se já não bastasse, a nuvem também reduz o risco de perda de dados em casos de falhas do sistema ou tentativas de invasões por terceiros mal-intencionados. Afinal, a cloud conta com um sistema de recuperação que permite que arquivos (ainda que deletados) sejam localizados.

Em relação a esse tópico, ainda convém ressaltar que atualmente existe o armazenamento com gerenciamento de transações digitais (DTM), recurso que viabiliza uma melhor gestão dos documentos salvos na nuvem, possibilitando processos mais rápidos e seguros para que o negócio assine eletronicamente seus documentos.

4. Preste o máximo de atenção às informações sigilosas

Por fim, é importante pensar no adequado arquivamento das informações sigilosas da sua empresa. Para isso, o sistema em nuvem também é interessante, já que permite que você crie pastas separadas, só autorizando o acesso àqueles funcionários de sua extrema confiança.

Pode acreditar: ao colocar essas dicas em prática, a gestão fiscal da sua empresa ficará muito mais eficiente e mais segura. E o maior beneficiado de tudo isso será o próprio negócio. Então não perca tempo e modernize já seus arquivos! Lembre-se: nesse contexto, a tecnologia é sua grande aliada.

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