Como a tecnologia auxilia na gestão eficiente do seu negócio?

gestão eficiente

A partir dos anos 90, a dinâmica dos negócios se alterou drasticamente no mundo. A globalização levou aos mercados uma infinidade de concorrentes estrangeiros mais competitivos; a Internet permitiu a compra de um produto importado em apenas alguns minutos; o grau de informatização passou a definir o nível de sucesso de cada empresa; por fim, até o consumidor mudou (agora é omnichannel). Gestão eficiente, baseada em Tecnologia, passou a ser chave para a sobrevivência.

As estatísticas dão concretude a esse processo de mutação, que empurra as organizações à evolução inescapável: a compra on-line é a preferida por 74% dos brasileiros; 87% preferem comprar de empresas engajadas em causas sociais e/ou ambientais; 77% dos clientes exigem que sua experiência de consumo migre para uma perspectiva multicanal integrada.

Diante das pressões do mercado, do consumo e da própria economia global, não seria exagero comparar o destino das companhias que insistem em se manter “analógicas” com o das finadas videolocadoras ou das fabricantes de máquinas de escrever. Na era mobile, gestão eficiente se faz com alto grau de digitalização, e é sobre isso que falaremos agora!

A importância de uma gestão eficiente

Segundo o levantamento mais recente do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), divulgado em 2019, cerca de 60% das empresas fecham as portas nos primeiros 5 anos de vida. Para entendermos a razão de tamanha fragilidade, vamos recorrer a uma pesquisa mais antiga, dessa vez do Sebrae, de meados de 2014.

No último grande estudo sobre os motivos da mortalidade empresarial, a entidade do “Sistema S” descobriu uma série de problemas comuns aos gestores de empresas falidas:

  • 46% não sabiam o número de clientes, tampouco seus hábitos de consumo;
  • 39% não tinham ideia do capital de giro necessário para colocar a empresa em funcionamento;
  • 38% desconheciam a concorrência;
  • 33% não tinham contato com fornecedores;
  • 50% não definiram estratégias para evitar desperdícios (como gestão de contratos virtuais e assinatura eletrônica);
  • 55% não tinham plano de negócios.

Ora, você entraria em uma aeronave cuja companhia aérea dissesse previamente que seus pilotos, de tão experientes, viajam apenas com base na intuição, sem uso de indicadores de bordo (como altímetros, velocímetros etc.)? Certamente não. E a resposta é que não se chega a lugar algum sem saber onde está (e o que está acontecendo no transcurso de sua trajetória).

Se você não viajaria em um avião desses, por que então aceitaria gerir uma empresa sem indicadores de bordo, controlando rotinas e métricas sem auxílio da tecnologia?

Em tempos de Big Data, Internet das Coisas (IoT), realidade virtual e redes neurais, gestão eficiente é gestão baseada em tecnologia de ponta, primordialmente traduzida por digitalização de processos e fim do papel na tramitação de informações.

Afinal, se já temos há quase 20 anos a assinatura eletrônica (com a mesma validade jurídica da manuscrita), por que continuar com o mesmo workflow do século XIX, trocando apenas a pena de ganso pela caneta tinteiro?

A Pandemia do COVID-19 causou um abalo repentino na economia e deixou como lição que não existe mais “on-line” ou “off-line”. O mundo corporativo precisa estar em sinergia com os dois ambientes, atuando fisicamente com processos inteiramente virtuais. Quem tinha essa mentalidade antes da pandemia, passou mais facilmente pela tempestade econômica da COVID-19.

Gestão eficiente é gestão participava (na qual a figura antiga do chefe opressor é substituída pelo líder carismático, que estimula as potencialidades e criatividade dos liderados). É também gestão holística, em que a visão estrábica voltada apenas aos próprios setores dá lugar a uma abordagem sistêmica do negócio.

O problema é que para descentralizar, estimular a criatividade e treinar seus colaboradores para essa perspectiva global, é fundamental ter tecnologia. Tecnologia para centralizar dados em nuvem, permitir o trabalho de equipes multidisciplinares, atuar a distância e visualizar metas e seu cumprimento em tempo real.

A troca da empresa “analógica” por uma digital traz os seguintes benefícios:

  • elevação no poder de decisão de cada profissional;
  • aumento dos níveis de engajamento dos colaboradores (que passam a sentir-se mais “donos” do negócio e menos “apertadores de parafusos”);
  • acesso aos dados globais da empresa, com mais consciência empresarial a cada colaborador;
  • mais agilidade no fluxo de processos (muitos passam a ser automatizados);
  • menos tempo no fechamento de contratos;
  • redução de custos trabalhistas (menos rotatividade), fiscais (menor volume de inconsistências) e administrativos (eliminação da necessidade de papel, impressoras, toners, pastas e até locação de salas);
  • aumento no nível de proteção dos dados (cibersegurança);
  • crescimento da produtividade e da qualidade das entregas;
  • sinalização de modernidade, profissionalismo e, dependendo da implementação, responsabilidade ambiental (caso de quem adota a assinatura eletrônica, dispensando impressões desnecessárias);
  • possibilidades de novos tipos de contrato de trabalho (como home office e atuação mediante projetos multidisciplinares).

O uso da tecnologia para uma gestão eficiente 

Em uma pesquisa feita em maio de 2020 pelo Sebrae (no intuito de analisar os impactos do coronavírus na economia), verificou-se que, no comércio varejista, por exemplo, 18% dos gestores responderam não ter recursos tecnológicos para funcionar digitalmente. Em pleno momento de explosão do e-commerce, como poderia ser aceitável não ter nenhuma estrutura de venda on-line?

A tecnologia traz impactos potenciais nas rotinas de negócios de todas as organizações (independentemente do setor ou porte).

Marketing

Antigamente, o disparo de uma ação de marketing se baseava apenas no chamado Outbound Marketing, por meio do qual a empresa ia até a massa (que não necessariamente era seu público), com anúncios em TV, rádios, revistas ou outdoors. Isso era similar a matar pulgas com bazucas: extremamente custoso, sem a certeza de alcançar o alvo pretendido.

Atualmente, gestão eficiente passa por um mapeamento cirúrgico do cliente mediante Inteligência Artificial. Como a maioria das interações entre empresas e consumidores se dá pela Internet, é perfeitamente possível que as organizações retenham esses dados digitais para tabular perfis e entender exatamente o que cada cliente almeja, em que ponto seus produtos estão falhando etc.

Um exemplo disso pode ser dado por uma das maiores redes supermercadistas do Brasil, que, desde 2015, utiliza um sistema de Inteligência Artificial que captura todos os dados de consumo de cada cliente cadastrado (compras físicas ou digitais).

Quando esse consumidor “desaparece” das gôndolas, o sistema, automaticamente, dispara um alerta e emite cupons personalizados. Imagine receber 40% de desconto naquele seu vinho preferido?

Gestão administrativa  

Foi-se o tempo em que um contrato precisaria aguardar um ciclo de 3 ou 4 semanas para estar em plena validade e 100% assinado.

Digitação manual de cláusulas, impressões, aprovações, assinaturas à caneta, reconhecimento de firmas, uso de motoboys para entrega de vias: tudo isso ficou para trás no momento em que temos a possibilidade de fazer a criação do documento junto com gestão de contratos totalmente digitais  lançando mão da assinatura eletrônica para dar a validade jurídica. Duas das inovações oferecidas pela suíte de soluções DocuSign Agreement Cloud.

DocuSign Agreement Cloud é um conjunto de soluções que engloba, por exemplo, o DocuSign CLM, capaz de automatizar todo o ciclo de vida de um contrato. E o eSignature, ferramenta capaz de assinar o documento usando até um celular, dando mobilidade ao seu negócio e eliminando custos.

Modelos pré-aprovados, bibliotecas de cláusulas e rastreamento total do documento são algumas das virtudes dessa ferramenta que, quando combinada com a assinatura eletrônica (eSignature), dá à empresa a vitalidade e velocidade que o mundo da instantaneidade exige. Isso é gestão eficiente com tecnologia.

Vendas

Soluções como as citadas acima podem ser integradas a ferramentas de potencialização da força de vendas (como o Salesforce), facilitando inclusive as vendas remotas. Controle de metas, margem eletrônica de descontos, catálogos digitais e assinatura de contrato, tudo pode ser interligado em uma mesma interface.

É somente com o uso desses novos recursos que é possível preparar a empresa para os desafios de uma gestão 100% moderna e eficaz.

Que tal confirmar, na prática, o que é gestão eficiente mediante tecnologia? Experimente grátis, por 30 dias, a solução DocuSign de assinatura eletrônica e ganhe suporte para trabalhar remotamente, assinar por celular, descentralizar atribuições e, com isso, levar sua empresa à velocidade dos negócios digitais!

Teste grátis DocuSign
Publicados
Temas relacionados