Gestão do ciclo de vida de contratos: veja 6 dicas de como fazer de forma prática

Mulher morena trabalhando com um notebook e um tablet

Organização, segurança, corte de custos e previsibilidade. Da forma como percebemos, esses são os principais benefícios que uma boa gestão do ciclo de vida de contratos. Por isso, aproveitamos para elaborar este conteúdo, dedicando a atenção necessária ao tema.

Entre outras coisas, o nosso objetivo é apresentar uma série de dicas e orientações para que a sua empresa faça uma gestão inteligente, reduzindo custos, negligências, erros e falhas de comunicação. Então, não perca tempo e acompanhe!

Quais são as fases do ciclo de vida de um contrato?

A princípio, é importante refrescar na memória o que é o ciclo de vida de um contrato. Tecnicamente, trata-se de uma série de etapas que compõem a jornada contratual, desde o reconhecimento da necessidade de um contrato até a execução e o encerramento deste.

Por isso, é uma área fundamental para qualquer empresa que queira manter a organização em seus fluxos de trabalho. Afinal de contas, os contratos interferem em muitos aspectos operacionais de um negócio, tais como:

  • a prestação de serviços terceirizados;
  • o abastecimento de estoque;
  • a relação com fornecedores;
  • a locação de ativos.
  • Compra
  • Venda
  • contratação de funcionário
  • Aluguel de imóvel
  • Autorização de compra
  • Patrocínio de um evento
  • E muitos outros...

Por isso, entendemos que a gestão do ciclo de vida é uma parte essencial para a fluidez operacional de uma empresa. Sem essa gestão, o fluxo de trabalho fica exposto ao inesperado, bastando um contrato vencer — sem que ninguém perceba — para tirar a operação dos trilhos.

Após entender a importância dessa gestão, chega o momento de conhecer suas diferentes etapas de observação, que incluem fases como identificação da necessidade de um contrato, elaboração do documento, revisão e ajustes, negociação, autenticação, armazenamento, vigência e conclusão.

Mas antes disso, vale a pena entender como a nossa ferramenta DocuSign CLM, pode contribuir na sua gestão e criação destes documentos. Tecnicamente, a nossa plataforma simplifica esse controle em sete etapas:

  1. armazenamento em cloud — com absoluta segurança e agilidade, possível por meio do nosso mecanismo de pesquisa inteligente;
  2. geração — com uma biblioteca de clausulas, elaborando licenças mestres, NDAs, contratos, formulários, modelos e afins, seguindo os parâmetros pré-definidos da sua operação;
  3. negociação — permitindo a rápida comparação de documentos, implementação de ajustes, acompanhamento do fluxo de trabalho, controle de versões e biblioteca de cláusulas;
  4. importação — facilitando o compartilhamento seguro das informações via digitalização, OCR, fax e, até mesmo, migrando os contratos já considerados Legacy;
  5. administração e execução — realizada por meio de uma trilha de auditoria, que inclui integração para o uso de assinatura eletrônica, a nossa solução eSignature, além de contar com uma interface de lembretes de obrigações;
  6. otimização — possível por meio do acompanhamento de relatórios e análise em nosso painel de controle;
  7. renovação — facilitada a partir da automação de lembretes e notificações pós-assinatura.

Agora que você sabe tudo o que a nossa plataforma pode fazer, conheça os desafios dessa área, reconhecendo a importância de ter uma ferramenta como o DocuSign CLM na sua gestão.

Identificação da necessidade

Tudo começa no momento em que a empresa identifica a necessidade de um contrato para solucionar algum desafio, que pode ser um acordo de exclusividade com fornecedores, a aquisição de máquinas, a locação de ativos, entre outros.

Elaboração

Como sugere o nome, essa etapa é protagonizada pela criação do contrato. É nessa fase em que há a coleta de informações dos envolvidos, a descrição dos itens acordados e a explicitação dos termos e das cláusulas que orientam a legalidade, os direitos e os deveres das partes envolvidas.

Aprovação

Após confeccionar o contrato, o acordo é submetido à análise e à revisão das equipes envolvidas, como exemplo, o time legal de uma empresa que compra e da empresa que fornece. Caso existam incongruências, será possível eliminar erros em uma bateria de revisões e ajustes.

Negociação

Diferentemente do que muitos pensam, é mais comum iniciar a negociação após a redação do primeiro contrato. Aqui, há o debate de valores, prazos, condições e itens transacionados, uma discussão, no geral, travada entre os times comerciais das empresas envolvidas.

Autenticação

Essa é a etapa de assinatura, que celebra o consentimento sobre os termos acordados. Isso pode ser feito tanto no papel quanto eletronicamente. Entretanto, a assinatura eletrônica já demonstrou ser a melhor solução por questões como segurança, agilidade e organização — sobretudo após a pandemia.

Armazenamento

Contratos físicos enfrentam um desafio, que é proteger esse item de forma a evitar o extravio de documentos. Já os contratos online, assinados eletronicamente, não lidam com esse problema, pois são armazenados em clouds criptografadas e seguras.

Vigência

Durante a vigência do contrato, é compromisso da empresa solicitante supervisionar o cumprimento dos termos acordados, da mesma forma que é dever da empresa contratada prover o prometido em contrato. Como explícito no documento, o não cumprimento dessas cláusulas pode desencadear consequências negativas.

Conclusão, renegociação, renovação ou rescisão

Todo contrato tem um período de vigência previamente determinado. Quando isso ocorre, chamamos de expiração, um momento que pode estimular a renovação ou permitir uma rescisão amigável, na qual o abandono dos termos pode ser feito sem nenhuma punição.

Quais são as 6 melhores dicas para otimizar a gestão do ciclo de vida de contratos?

Agora que você conhece as principais etapas no ciclo de vida dos contratos, chega o momento de entender as melhores dicas de gestão capazes de aumentar a compliance entre as partes, maximizar o controle e reduzir os custos. Acompanhe!

1. Atente ao tipo de serviço prestado

Essa é uma das dicas mais importantes e universais no tema: leia o contrato com absoluta atenção, interpretando cada comprometimento de maneira literal. O que você se propõe a fazer ou receber em um contrato, que foi assinado, deve ser respeitado na íntegra para evitar rescisões justificadas por quebra de cláusula.

2. Defina a prioridade dos entregáveis

Contratos precisam ser altamente transparentes e objetivos em suas descrições. Por isso, não adianta esperar que fornecedores atendam expectativas que não estejam explícitas no contrato — mesmo tendo vocalizado essas exigências em uma reunião.

Por uma questão de segurança e isonomia jurídica, todas as partes envolvidas em um contrato só são responsáveis por aquilo que se comprometeram a fazer, autenticando esse consentimento por meio da assinatura. Portanto, o que não está no contrato não pode ser exigido.

Assim sendo, essa é uma dica tão importante na relação com fornecedores. Em um acordo de exclusividade, pode ser interessante explicitar horários de entregas, condições de transporte, entre outros fatores, pois comunicar esses detalhes sem que eles sejam levados ao contrato não resultará em nada.

3. Faça uma análise de riscos

Uma parte importante da gestão é a análise de riscos. Essa observação pode ser anterior à contratação ou durante a vigência do acordo. Um exemplo dessa situação acontece em um momento em que o seu time legal e financeiro reavaliam um contrato, estimando os custos, as consequências e os desafios de uma rescisão antecipada.

4. Organize seus contratos

A organização é um pouco diferente nas duas versões possíveis: à caneta e de forma eletrônica. A primeira exige uma organização material, alocação em pastas, arquivos e afins. Já a segunda pode ser facilitada por uma suíte de aplicativos dedicada à gestão dos seus contratos, como o Agreement Cloud.

5. Monitore o andamento

Como frisamos, a vigência é uma etapa importante da gestão. Aqui, os times precisam avaliar se todos os termos estão sendo cumpridos para, caso necessário, exigir maior comprometimento da contraparte, sempre indicando a consequência jurídica de não entregar o que foi contratado.

6. Automatize tarefas

Por fim, a parte mais importante em nossa opinião: a automação. Hoje, já é possível modernizar essa gestão, com plataformas que são capazes até de elaborar os contratos, respeitando todas as suas cláusulas e os termos previamente configurados.

No fim das contas, todas essas dicas, sobretudo a automação, servem para amplificar a qualidade na sua gestão do ciclo de vida de contratos, com acordos mais rápidos, sólidos e automatizados.

Por isso, convidamos você a conhecer nossa suíte de aplicativos Agreement Cloud. Afinal, nós oferecemos a melhor plataforma do mercado para gestão de documentos, atendendo às necessidades desse campo. Então, não perca tempo e entre em contato conosco!

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