Guia completo da gestão de documentos

gestão de documento

 

Em um cenário marcado por uma série de incertezas econômicas — e com o acirramento constante da concorrência — toda empresa precisa agir de forma efetiva para se manter sólida e forte no mercado. Por isso, seja para os processos de gerenciamento de pessoas, de projetos ou para o marketing, as metodologias e técnicas gerenciais vêm atraindo bastante o interesse das lideranças. Isso inclui a gestão de documentos.

O problema é que boa parte do empresariado ainda ignora a importância da gestão de documentos para o sucesso de um negócio, deixando de investir em procedimentos e ferramentas que otimizem a criação, a tramitação e o arquivamento documental. O detalhe é que esse erro contribui para tornar a empresa mais burocrática, com menor produtividade, à mercê de riscos jurídicos e menos lucrativa.

Neste guia, vamos mostrar por que a gestão de documentos não pode mais ser subestimada por sua empresa. Explicaremos o que é e como esse processo funciona, quais são as principais vantagens competitivas que ele traz para o negócio e, ainda, como implementar as melhores práticas e usar as ferramentas mais eficientes para garantir um controle documental de excelência. Ficou interessado? Então continue a leitura!

 

O que é gestão de documentos?

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de diferentes naturezas e com variadas finalidades: são contratos de trabalho, contratos de venda, cadastros de clientes, fichas funcionais, contas de luz e água, notas fiscais, guias de impostos e assim por diante. Para lidar de modo adequado com essa imensidão de papéis ou arquivos digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.

A gestão de documentos prevê exatamente isso: a criação de processos para garantir o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em conta sua natureza e suas especificidades de manuseio. Acha que a tarefa parece simples? Então, saiba desde já que uma boa gestão demanda muito mais que um grande gaveteiro, fichários ou pastas para o armazenamento de documentos estratégicos.

Um dos principais focos da gestão documental está em fazer com que aqueles arquivos que precisam ser mais acessados (os que estão na chamada fase corrente) sejam de fácil localização e tenham arquivamento rápido. Ao mesmo tempo, os documentos na fase intermediária, que são menos acessados (como o contrato social da empresa) devem ser armazenados em um local adequado, protegido de extravios ou danos.

A gestão de documentos é, portanto, um processo complexo, que leva em conta uma série de características dos próprios documentos. Essa prática também considera as necessidades da empresa e as mídias disponíveis para definir como será montado um arquivo eficiente, quais são os prazos e as localizações ideais para cada tipo de arquivo, assim como as melhores formas de acessá-los de maneira rápida e segura.

 

Qual é a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos é importante porque atua de forma direta não só nas atividades administrativas efetuadas rotineiramente em um negócio, mas em seu planejamento e nos processos de tomada de decisões dos gestores. Logo, essa modalidade gerencial tem impacto operacional nos procedimentos documentais e função estratégica como base de dados para o funcionamento de uma empresa.

Em termos operacionais, a gestão de documentos otimiza a forma de documentar, tornando essa prática padronizada, acessível, rápida, segura e sustentável. Como a documentação é uma atividade básica do universo corporativo, se feita de forma apropriada, sua gestão é capaz de diminuir falhas e aumentar a produtividade da equipe de colaboradores, o que tende a melhorar os serviços prestados pela companhia.

Também há efeitos diretos sobre a clientela. Considerando que tanto a emissão quanto o arquivamento de documentos se tornam muito mais eficazes, as demandas documentais dos consumidores passam a ser atendidas com maior efetividade. Em consequência disso, a satisfação dos clientes melhora e a imagem da empresa pode ser fortalecida.

Além disso, o gerenciamento documental permite a otimização do uso das informações que circulam na corporação. Quando os documentos da empresa (contratos, cadastros de clientes, fluxos de caixa, dados de estoque etc.) são integrados, a empresa pode efetuar um controle mais preciso de seu funcionamento, tendo base sólida para planejar e implementar ações de diferentes naturezas.

 

Por que fazer gestão de documentos?

A gestão documental tem um papel importantíssimo na organização empresarial, que pode funcionar como uma verdadeira estratégia de ação da companhia. Como mostramos no item anterior, é preciso contar com uma série de processos e práticas para assegurar efetividade do gerenciamento documental. Mas quais são exatamente os benefícios que esse tipo de procedimento traz para a empresa? Confira e descubra agora mesmo!

 

Redução de custos

O trabalho com diversos documentos demanda um custo grande, seja de armazenamento, de geração ou de envio de arquivos a clientes, parceiros e fornecedores. Para se ter uma ideia do volume de gastos com documentos, basta pensar no montante de recursos financeiros comumente envolvidos na compra de papel, na manutenção de impressoras e na postagem de correspondências.

Além disso, assim como em todas as atividades corporativas, a falta de planejamento e de organização na realização de tarefas cotidianas acaba gerando custos adicionais e dificultando o controle de todo o processo. Dessa forma, podem surgir problemas que minam o orçamento não só de uma área específica da empresa, mas que se espalham e acabam corroendo os recursos dos demais setores, podendo gerar prejuízos.

Uma gestão de documentos eficaz, no entanto, prevê que sejam realizadas mais ações com os menores custos possíveis. Esses custos envolvem desde a impressão de cópias na quantidade ideal, passando pelo armazenamento otimizado para diminuir os custos de manutenção dos arquivos, como os destinados à compra de armários em condições adequadas e à climatização, até ao ganho de tempo dos funcionários.

Garantir que os colaboradores encontrem e usem os documentos de que precisam da maneira mais rápida possível faz com que dediquem seu horário de trabalho a atividades realmente produtivas, não perdendo horas no arquivo atrás de um único contrato. Nesse contexto, o salário do funcionário é inteiramente destinado à produção, sem se perder em uma atividade essencialmente burocrática e desnecessária.

 

Diminuição do volume

Já falamos aqui que a quantidade e a diversidade de documentos gerados e consultados por uma empresa é enorme. E esse volume tende a aumentar ainda mais quanto maior for o porte da corporação. Por isso, a estruturação do armazenamento documental demanda um bom investimento de recursos, que já em curto prazo oferece ganhos para a companhia como um todo.

Nessa ótica, algumas ações possibilitam o gerenciamento efetivo dos arquivos utilizados. É preciso escolher um ambiente físico ou servidores dedicados para a guarda dos arquivos, garantir que esse arquivamento não danifique dados importantes — seja gastando energia elétrica para a correta climatização do ambiente ou pagando funcionários para a catalogação e o direcionamento desses arquivos.

É preciso ter em mente que uma gestão eficiente de documentos implica necessariamente na redução do volume de arquivos que circulam na corporação. Afinal, estamos falando do corte de documentos duplicados, da eliminação de papéis que não são mais necessários e, ainda, da digitalização correta de documentos que não precisam existir em cópia física.

Além da redução do volume, há também uma significativa otimização da distribuição de documentos. A destinação de determinados arquivos para setores interessados descentraliza a guarda de documentos, tornando o acesso mais organizado, rápido, barato e efetivo. Mas não se preocupe, porque também falaremos dessas vantagens mais adiante.

 

Aumento da qualidade

Um outro fator que demanda a atenção da gestão de documentos é a qualidade do material usado na documentação e as formas de arquivamento. Não basta, portanto, que o acesso aos arquivos seja fácil e rápido. Também é importante que esses mesmos arquivos estejam em condições ideais de serem analisados, consultados e enviados para destinatários externos ou diferentes equipes da própria empresa.

Aí entra a gestão documental, que também deve cuidar para que os documentos não sejam danificados — seja por aspectos como calor ou umidade, seja pelo mau uso ou por danos na manipulação, na emissão e no transporte. Esse cuidado incide diretamente sobre a durabilidade do arquivo, conservando-o para que se mantenha intacto durante todo o período que deve ser armazenado.

O objetivo é garantir, assim, que o nível de resolução de atividades via uso de documentos não encontre problemas técnicos que demandem a refação do próprio arquivo ou trabalhos custosos de recuperação documental. Além disso, é preciso lembrar que a emissão de segundas vias de certos documentos produzidos externamente é cobrada, o que torna a preservação da qualidade documental um meio de economia.

 

Agilidade no acesso

Perder tempo procurando documentos para o encaminhamento de determinada ação significa perder dinheiro. Os funcionários perdem um período precioso do dia em uma atividade que, se feita da forma adequada, não deveria tomar mais que alguns poucos minutos. É aí, então, que entra a gestão de documentos, que tem como princípio a organização exemplar de papéis e arquivos digitais que precisam ser acessados.

Como falamos antes, essa organização leva em conta a própria natureza do documento, a necessidade de ele ser acessado de maneira constante ou episódica e o uso desses arquivos por determinado setor da empresa. De modo simplificado, podemos dizer que os arquivos mais usados são colocados em locais de fácil acesso, levando em conta também o departamento que fará uso dos documentos.

Empresas que operam com alta rotatividade de empregados, por exemplo, precisam fazer com que o setor de Recursos Humanos tenha acesso constante aos contratos de trabalho. Por isso, esses documentos devem estar mais visíveis. Isso também pode significar que esse tipo de documento deve ser alocado no próprio setor de RH, evitando que a equipe tenha que fazer grandes deslocamentos para ter o que busca em mãos.

 

Garantia de segurança jurídica

Os documentos são, antes de mais nada, garantias jurídicas de que a empresa está realizando ações que condizem com a legislação e as boas práticas adotadas no país. De um lado, eles são provas e demandas de atores externos, que vão desde o fisco, passando por fornecedores até chegar a clientes. Por outro lado, são a garantia de que o negócio age guiado por acordos e demandas previamente estabelecidos entre as partes.

A gestão documental assegura, portanto, a integridade desses documentos, tornando-os disponíveis sempre que requisitados, o que pode ser feito, inclusive, por autoridades competentes. Além disso, essa integridade é especialmente importante em situações em que a companhia se envolve em ações judiciais, nas quais precisa apresentar documentos com valor legal para respaldar suas alegações perante a lei.

A metodologia de gerenciamento documental também atua para fazer com que esses arquivos sejam realmente válidos, com a apresentação de assinaturas, carimbos ou certificados. Isso é possível porque, com essa prática gerencial, há o cuidado de analisar se os documentos contam com os elementos requeridos legalmente para que sejam considerados íntegros, autênticos e seguros.

Mas atenção: engana-se quem pensa que a garantia de segurança jurídica se restringe aos documentos físicos! Arquivos digitais, cada vez mais populares e comprovadamente efetivos no universo corporativo, também precisam contar com características que os tornem válidos diante da legislação vigente, ao mesmo tempo em que ficam protegidos de acessos de pessoas não autorizadas, desvios ou fraudes.

 

Preservação da memória

Empresas sérias e focadas no desenvolvimento estão sempre fazendo um planejamento estratégico com a intenção de melhorar seus resultados e otimizar práticas, tudo de maneira constante e controlada. Esse planejamento deve, claro, levar em conta o próprio histórico corporativo. E isso só é possível quando os dados que remetem ao passado, seja ele mais recente ou mais distante, estejam corretamente armazenados.

A gestão de documentos é, portanto, uma importante ferramenta para a preservação da memória corporativa, pilar fundamental para a organização e o planejamento estratégico. Além disso, arquivos históricos da empresa também são essenciais para garantir a segurança jurídica no longo prazo, já que existem processos e ações que exigirão a consulta de documentos não tão recentes — de 5 ou 10 anos atrás.

Por fim, vale lembrar que ter acesso facilitado mesmo em arquivos que não são recentes ajuda a empresa a preservar sua própria história, sendo capaz de identificar qual foi sua linha de crescimento, quais eram os objetivos e valores que guiaram sua criação e seu desenvolvimento. Quer saber como a reputação do negócio foi construída ao longo do tempo? Se devidamente armazenados, os documentos podem dizer!

 

Uniformização de processos

Você já deve ter notado que falamos muito sobre acessibilidade e preservação de documentos, não é mesmo? Então, precisamos explicar também que essas ações exigem a aplicação de técnicas e práticas confiáveis, de modo a tornar a gestão de documentos algo comprovadamente efetivo, e que, para funcionar, precisa ser difundido entre todos os colaboradores da companhia.

Para isso, o processo de organização é baseado na uniformização de processo de emissão, guarda, transporte e utilização de documentos. Essa regulação requer, em um primeiro momento, a padronização de todos os recursos, metodologias e procedimentos relacionados à gestão de documentos. Em seguida, essa prática demanda o compartilhamento das orientações definidas com os empregados da empresa.

Assim, por mais diversa que seja a documentação usada, todos os funcionários conseguirão ter acesso a diretrizes claras sobre como devem atuar para contribuir e garantir a integridade dos arquivos. Processos uniformizados garantem uma gestão de documento mais fluida e contribuem para o trabalho feito em outras áreas que necessitam de um acesso rápido a qualquer tipo de arquivo.

 

Quais são as melhores práticas?

Agora que você já sabe que a gestão documental é uma ferramenta que traz benefícios claros para a empresa, indo desde a diminuição de despesas, passando pela melhoria da produtividade dos setores até chegar ao aumento da garantia jurídica, chegou a hora de entender o que pode ser feito para que essa área seja ainda mais efetiva. Para isso, listamos algumas dicas para transformar a gestão de documentos em um diferencial competitivo. Veja!

 

Tenha um espaço estruturado

Muitas empresas ainda têm dificuldades em alocar os documentos, acabando por permitir que eles sejam guardados de forma dispersa, em gavetas, armários e pastas espalhadas por diferentes setores do negócio. Algumas empresas até contam com um arquivo que, no fim das contas, se assemelha a um depósito, com caixas e mais caixas sem nenhuma organização. Alguma dúvida de que isso torna o ambiente hostil?

Para evitar esses problemas, vale organizar um setor específico para o arquivamento de documentos, com prateleiras e corredores bem identificados, facilitando o controle da armazenagem. É importante que toda a documentação esteja distribuída de acordo com categorias que sejam facilmente reconhecidas pelos funcionários que a manuseiam.

Lembre-se de que o espaço precisa atender às necessidades da empresa em longo prazo e, portanto, precisa ser suficientemente amplo, além de climatizado para evitar potenciais danos aos documentos físicos. Além disso, é essencial considerar que os documentos serão rotineiramente manipulados, o que exige um bom espaço de manobra para o deslocamento de caixas e arquivos.

 

Considere a temporalidade

Nem todos os documentos precisam ser armazenados para sempre. Isso sem contar que descartar parte dos papéis e arquivos é uma ação necessária para liberar espaço e garantir também que a empresa tenha acesso rápido ao que realmente importa para suas operações. No entanto, o momento do descarte deve levar em conta a temporalidade subjacente de cada tipo de arquivo.

Para ficarmos no setor de Recursos Humanos, por exemplo, temos que entender que certos documentos, como carta de pedido de demissão, devem ser arquivados por pelo menos 5 anos. Já aqueles documentos que comprovam a quitação de obrigações com a Previdência Social dos funcionários têm que ser guardados por pelo menos 30 anos.

Uma boa maneira de organizar esses prazos é contar com uma tabela de temporalidade que liste os documentos de acordo com sua natureza, localização e data de descarte. Essa ação evita tanto a eliminação de documentos que devem ser guardados por longos períodos de tempo, quanto o armazenamento desnecessário de arquivos.

 

Digitalize os documentos

Quando o assunto é gestão de documentos, é quase impossível não pensar em arquivos enormes, cheios de caixas e papéis de todos os tipos, não é mesmo? Mas a boa notícia é que esse cenário vem mudando de forma significativa. Com o avanço da tecnologia, apostar na digitalização de documentos passou a ser uma ação estratégica, que traz benefícios concretos para a corporação.

São diversas as vantagens que o uso de documentos eletrônicos gera para a companhia, começando pelo fato de serem mais seguros do que aqueles criados em papel. Isso porque, quando aplicadas as ferramentas adequadas, os arquivos digitais não podem ser adulterados, ficam com acesso restrito aos usuários autorizados e podem ser facilmente armazenados em diferentes locais, evitando o extravio.

E os benefícios da utilização de arquivos eletrônicos não para por aí. Eles não demandam a ocupação de grandes espaços físicos, são mais fáceis de serem localizados, acessados e transportados, não sofrem com a deterioração comum que ocorre em documentos de papel e ainda contribuem para a preservação do meio ambiente.

Afinal, menos papel equivale a menos árvores derrubadas e menos consumo de energia com manutenção de impressoras, por exemplo. Isso sem falar na redução de custos por não ser mais preciso comprar tonéis de tinta e demais insumos de escritório, tampouco é necessário gastar com o envio de papelada de um lugar para o outro.

No mundo eletrônico, os documento se tornam mais práticos, eficazes e seguros para as partes envolvidas em uma transação, uma vez que existem ferramentas especializadas em garantir sua validade diante da legislação. Isso gera confiabilidade para o processo. Aí entram as assinaturas eletrônicas, sobre as quais falaremos no próximo tópico.

 

Tenha políticas claras de uso dos documentos

A uniformização de processos é fator-chave para o sucesso de qualquer tipo de gestão. Nessa ótica, o estabelecimento de diretrizes claras para o uso e o transporte de documentos é, portanto, uma maneira segura de garantir a fluidez do processo e evitar certos riscos, como extravios ou danos aos arquivos armazenados.

Dentro da política de uso de documentos da empresa, defina quais arquivos podem ser acessados por todos e quais devem ter seu acesso restrito às lideranças. Estabeleça também formas adequadas de solicitação de documentos, além de determinar quais são os passos de autorização que devem ser cumpridos antes do envio de qualquer arquivo para outras pessoas.

Esses processos vão ajudar a empresa a garantir que, mesmo com a alta rotatividade do uso de determinados documentos e com a alternância de funcionários, os arquivos sempre serão armazenados e realocados de maneira correta depois da consulta. Essa prática também contribui para preservar a segurança da empresa durante a movimentação de papéis ou arquivos eletrônicos.

 

E quais são as melhores ferramentas?

Desenvolver boas práticas para a gestão de documentos é uma tarefa complexa, que exige treinamento e investimento em áreas físicas, em materiais e em infraestrutura tecnológica. A boa notícia é que existem ferramentas que podem funcionar como importantes aliadas na manutenção de uma política documental eficiente e econômica. É justamente sobre esses aliados que vamos falar agora. Acompanhe!

 

Computação na nuvem

A cloud computing não é exatamente uma novidade, tanto que essa tecnologia já está presente em diversos momentos da nossa vida cotidiana — seja na utilização de serviços baseados na rede, como a Netflix, ou no armazenamento remoto de documentos. Mas sabia que as soluções na nuvem também são eficientes quando voltadas para o ambiente corporativo, em especial para a gestão de documentos?

Por mais que os arquivos digitais não demandem um espaço físico tão grande quanto os elaborados em papel, os documentos eletrônicos também requerem investimento em infraestrutura por parte da empresa. Ou seja, esse tipo de documentação exige o uso de máquinas e servidores, os quais ocupam um determinado espaço, precisam de manutenção e geram gastos com energia para fazer um controle de temperatura ideal.

Todas essas soluções físicas podem ser facilmente substituídas pelo uso de servidores na nuvem! Seu funcionamento é simples: basicamente, trata-se de enviar para um servidor remoto os arquivos da empresa, que ficarão sob a guarda do fornecedor escolhido. Em geral, o armazenamento na nuvem é feito por um modelo de um SaaS — sigla em inglês para software como serviço.

Nessa dinâmica, a empresa contrata um fornecedor por um valor referente à quantidade de dados que vai movimentar. Cabe à companhia contratada para hospedar os arquivos o cuidado com todo o processo de manutenção do serviço, que compreende sua atualização periódica, garantia de funcionamento adequado e operação com protocolos de segurança.

Por fim, vale lembrar que arquivos alocados na nuvem podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo com conexão com a internet — como um notebook, celular ou tablet. Isso aumenta consideravelmente a mobilidade da empresa, que passa a acessar dados importantes a qualquer momento e de qualquer lugar.

 

Assinatura eletrônica

Assinar documentos é uma ação antiga e geralmente bastante burocrática, já que o signatário precisa assinar mais de uma via e rubricar todas as demais páginas. Essa atividade também pode demandar o deslocamento físico de funcionários ou gestores para comprovar a legalidade do arquivo com o próprio punho. Mas, com o desenvolvimento tecnológico, esse tipo de procedimento têm ficado cada vez mais no passado.

Hoje em dia, é mais que possível contar com serviços de assinatura eletrônica literalmente na palma da mão. Com isso, um documento não precisa sequer ser impresso para receber aquilo que o oficializa, o que garante que toda a transação pode ser realizada em um ambiente totalmente virtual. Tudo isso traz vantagens que vão além da economia de material físico.

Ao utilizar esse recurso tecnológico, documentos que levavam horas ou até dias para passar por todas as partes interessadas podem, agora, ser enviados de maneira instantânea, pela internet, não importando se as partes estão na mesma cidade, no mesmo estado ou país. E tudo com o mais alto nível de segurança online, possibilitado pela criptografia.

E o melhor é que a assinatura eletrônica traz outros benefícios claros de gestão. As plataformas usadas para esse fim agregam outras funções, que vão desde o armazenamento digital dos arquivos gerados até sua organização automática, de acordo com definições previamente estabelecidas pelos gestores, possibilitando acesso fácil, rápido e com funções integradas.

Além disso, essas ferramentas podem guardar informações sobre quem abriu o documento, em que local e hora, via qual dispositivo. Esses dados são importantes para garantir a integridade do processo e aumentar o nível de compliance da empresa, já que existe a certeza de que os arquivos só foram destinados e analisados por quem realmente tinha autorização para isso.

Por fim, vale lembrar que a assinatura eletrônica é 100% válida juridicamente, com seu uso previsto na legislação brasileira e de vários outros países — como Estados Unidos e Reino Unido. Além da segurança jurídica, também existe a segurança dos dados, uma vez que os softwares de assinatura eletrônica funcionam com codificação sofisticada e controles efetivos de autorização de usuários via senhas e outras diretrizes de segurança.

 

Sistemas ERP e CRM

Para ser ainda mais eficiente em suas finalidades operacionais, podendo ser extremamente útil aos processos de tomada de decisão, a gestão de documentos precisa conversar de maneira efetiva com outros procedimentos de controle da empresa. Uma boa ponte de contato pode vir por 2 tipos de solução digital bastante populares no universo corporativo: o ERP e o CRM.

ERP é a sigla, em inglês, para software de gestão empresarial, solução que integra dados de todos os setores da empresa e gera relatórios ricos para a tomada de decisão dos gestores. Esse recurso é mais eficiente quando tem acesso a documentos digitais seguros, como notas fiscais eletrônicas ou contratos assinados eletronicamente.

Com o uso do ERP integrado a um gerenciamento documental eficiente, há ganhos mútuos para essas duas modalidades organizacionais em suas atividades específicas. Dessa maneira, tanto a gestão de documentos ajuda a gestão empresarial como um todo, quanto a gestão empresarial contribui para organizar o controle e o uso dos arquivos.

Já as soluções de CRM, sigla em inglês para gestão de relacionamento com clientes, são responsáveis por coletar informações importantes sobre compradores e possíveis compradores, que vão desde nome, e-mail e telefone até dados mais complexos, como histórico de compras ou visitas à página. Trata-se da base de informações da clientela e mesmo do público-alvo da companhia.

Para que sejam realmente eficientes no monitoramento de seus consumidores, os CRMs demandam a utilização de documentos efetivamente organizados. Desse modo, a empresa conta com informações seguras para identificar comportamentos e tendências dos compradores e, com isso, desenvolver soluções mais eficazes.

ERP e CRM são, portanto, soluções tecnológicas que demandam uma gestão documental eficiente, também baseada em ferramentas digitais. O resultado dessa combinação é o uso integrado e produtivo de documentos, que passam a formar uma base sólida, acessível e confiável para a tomada de decisões estratégicas pela companhia.

Como vimos no post, a gestão de documentos influencia de forma direta na eficiência e na produtividade de todos os setores da empresa, tendo, por isso, fundamental importância. Assim, os procedimentos e as ferramentas utilizadas pela companhia para gerir os seus arquivos impactam não apenas em seus processos administrativos rotineiros, mas na sua lucratividade e potencial de crescimento mercadológico.

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