Nenhuma empresa é uma ilha. Além de precisar se relacionar com clientes, investidores e parceiros, todo negócio deve cuidar ainda do relacionamento com fornecedores de suprimentos. Só assim é possível se manter funcionando e otimizar todos esses processos, a fim de caminhar rumo ao sucesso! Já ouviu falar sobre a gestão da cadeia de suprimentos, também conhecida como Supply Chain Management (SCM)?

Neste post especial, vamos detalhar esse conceito, mostrar quais profissionais precisam estar envolvidos na gestão, apontar os principais desafios a serem superados, os erros a serem evitados e, claro, como ter uma gestão da cadeia de suprimentos de excelência. Ficou interessado? Então continue lendo!

O que é a gestão da cadeia de suprimentos?

Quando o assunto é Supply Chain Management, muitos gestores só conseguem pensar no cuidado logístico — quais fornecedores escolher, quanto pagar por produto ou serviço prestado e quais devem ser as estratégias para receber, estocar e finalmente distribuir produtos.

Não restam dúvidas de que a gestão logística é ponto-chave dentro da realidade de uma empresa e, portanto, exige cuidados especiais para a obtenção de processos mais ágeis, produtivos e com custos controlados. De toda forma, precisamos ressaltar que a gestão da cadeia de suprimentos vai muito além do setor logístico!

Uma visão mais completa da Supply Chain Management entende que um produto só chega até o cliente final depois do esforço cumulativo de vários atores, desde a própria empresa, passando por seus fornecedores até chegar aos transportadores e órgãos públicos.

É importante ter em mente que essa relação não é resumida a processo de compra, transporte, estocagem e venda. Além da troca de materiais em si, o compartilhamento de informações estratégicas, a adoção de políticas conjuntas de conformidade e compliance e o esforço constante de integração de processos também estão envolvidos.

Com essas perspectivas em mente, o momento é ideal para listar as principais atividades realizadas dentro do âmbito da gestão de suprimentos. São elas:

  • localização e seleção de fornecedores;
  • compra de materiais e insumos;
  • desenvolvimento e fabricação de produtos;
  • transporte de suprimentos e produtos;
  • gestão do fluxo diário de materiais;
  • coordenação da ação de fornecedores, transportadores e clientes;
  • criação e manutenção de canais de comunicação entre atores da cadeia de suprimentos.

Quem é responsável pela área?

Como a gestão da cadeia de suprimentos é uma tarefa bem complexa, deve ser realizada com a integração de vários setores da empresa. É comum que algumas organizações tenham uma área específica para o SCM, com uma equipe de profissionais ficando responsável pela coordenação e a tomada de decisões estratégicas centrais. Mesmo assim, é importante detalharmos o papel de cada setor no processo. Acompanhe!

Compras

É o setor que lida diretamente com os fornecedores, responsável por realizar pedidos de insumos e matérias-primas com parceiros selecionados. Cabe ao setor de compras identificar as melhores oportunidades de negociação, notadamente sobre preços e condições de pagamento.

Estoque

O estoque é peça fundamental na SCM. Afinal, ali serão concentrados os produtos e insumos recebidos antes da venda. O importante é entender que o estoque está no meio do caminho entre o fornecedor e o cliente final. Por isso, manter seu fluxo constante pode fazer toda a diferença no controle de custos e na eficiência das entregas.

O estoque também é responsável por averiguar a qualidade das entregas. É, assim, um importante setor para o controle de qualidade da empresa. Uma boa gestão da cadeia de suprimentos resulta em um estoque mais enxuto, menos custoso e capaz de dar agilidade ao fluxo de caixa do negócio.

Vendas

Por mais que a entrega do produto final para o cliente possa parecer apenas a pontinha final da cadeia de suprimentos, a verdade é que toda a movimentação de materiais e insumos tem como melhorar as condições de vendas para o consumidor. Influenciando o preço e a qualidade final de cada produto, a SCM deve estar sempre no radar dos profissionais de vendas.

É importante lembrar que o volume de vendas atual ou a previsão demandas é o que realmente impacta o setor de compras. O departamento de vendas deve ser encarado, portanto, como o principal fornecedor de informações relevantes para a tomada de decisões quando envolver (direta ou indiretamente) a cadeia de suprimentos.

Marketing

O setor de marketing tem um papel bastante parecido com o do departamento de vendas quando o assunto é supply chain. A grande diferença é que seu foco está no dimensionamento de demandas futuras. Afinal de contas, ações de marketing buscam justamente aumentar o volume de vendas, com os profissionais dessa área sendo capazes de estimar o tamanho desse aumento de forma bastante precisa.

Isso significa que o marketing tem um papel relevante no planejamento estratégico da aquisição de materiais, podendo ser um norteador de compras futuras. Além disso, o setor de promoções e publicidade também pode auxiliar na correção de falhas. No caso de estoque parado, por exemplo, o marketing pode sugerir a promoção de queimas de estoque para melhorar o fluxo de saída de itens.

Jurídico

A conexão entre empresas e fornecedores é sempre ancorada em contratos, que devem ser redigidos com o objetivo de melhorar a transparência das relações e garantir tanto os direitos como os deveres das partes envolvidas. Por isso, esses documentos não devem ser vistos apenas como promessas de pagamento, mas como ferramentas de gestão de relacionamento.

Contar com o devido apoio jurídico para sua redação garante a segurança legal dessas relações e ainda ajuda no compartilhamento de compliance entre fornecedores e clientes. O jurídico também pode ser importante quando há problemas na ponte entre os envolvidos, sendo importante para arbitrar conflitos ou, em caso de necessidade, assegurar os direitos da empresa.

Tecnologia da Informação

Como falamos, a gestão da cadeia de suprimentos não se restringe à movimentação de materiais. Ela também presume uma troca eficiente de informações, permitindo ações coordenadas. Anote aí: o uso da tecnologia é essencial em cada uma das etapas do SCM.

Ela pode estar presente na localização de materiais, no controle de tempo gasto com o transporte, na gestão de documentos intrínsecos da gestão de fornecedores e na abertura de canais de comunicação direta via mensageiros virtuais, e-mails e videoconferência.

É possível, por exemplo, usar a assinatura eletrônica para diminuir a papelada e a burocracia no envio e assinatura de contratos e pedidos, tornando o processo mais rápido, seguro e controlável. Afinal, boas plataformas de assinatura eletrônica são capazes de armazenar e organizar documentos assinados de forma automática.

Recursos Humanos

Cada área do negócio depende de profissionais qualificados e bem treinados, certo? Pois essa realidade não é nada diferente no caso da SCM. Nesse contexto, o RH pode ser importante para detectar e reter talentos, além de conseguir apontar a necessidade de treinamentos específicos para a melhoria da atuação das equipes na cadeia de suprimentos.

O treinamento constante dá aos colaboradores a capacidade técnica de executar os protocolos exigidos, ajuda a integrar os diversos setores da empresa envolvidos na cadeia de suprimentos e ainda pode ser eficiente na aproximação entre profissionais da própria empresa e colaboradores externos.

Quais são os principais desafios?

A complexidade da gestão da cadeia de suprimentos é, por si só, um grande desafio. Como mostramos, todo o processo envolve diversas áreas da empresa, inclui o relacionamento com toda a cadeia de fornecedores e ainda precisa respeitar as regras jurídicas dos locais de atuação do negócio.

Como o primeiro passo para superar desafios é conhecê-los com exatidão, vamos a eles? Lembrando que, quando falamos em gestão de cadeia de suprimentos e logística, podemos dividi-los em 3 grandes eixos. Confira!

1. Coordenação de equipes

A coordenação de equipes não diz respeito apenas às áreas internas envolvidas na cadeia de suprimentos. Ela também deve acontecer com fornecedores, fabricantes e transportadores. O problema é que, como cada empresa tem políticas e processos próprios, conseguir alinhar as diretrizes de atuação é sempre um desafio que não pode ser ignorado.

O segredo aqui está na comunicação constante e transparente. É importante deixar claro quais são as expectativas da empresa em relação a seus parceiros, quais são os padrões de qualidade esperados e que políticas de conformidade legal e ética devem ser levadas em conta.

2. Averiguação de resultados

Todo gestor sabe que um bom planejamento estratégico para o futuro depende das análises dos resultados do presente. É preciso saber, assim, o que vem dando certo e o que deve ser aprimorado nos processos atuais para tomar as devidas ações corretivas. A própria complexidade das iniciativas envolvidas na SCM pode tornar a averiguação de resultados nebulosa.

Nesse caso, a solução é dividir para conquistar. Trabalhe com índices de performance específicos para cada etapa logística e controle a qualidade dos fornecedores individualmente. Lembre-se também de comparar dados isolados para conseguir uma melhor visão global sobre a cadeia de suprimentos. É possível, por exemplo, relacionar a quantidade de perdas no estoque com a velocidade de entregas de matérias-primas à empresa ou o volume de vendas ao aumento de gastos com transporte.

É importante usar a tecnologia para tornar a monitoria de resultados mais eficiente. Sistemas de gestão empresarial conseguem coletar dados de diferentes partes da cadeia produtiva e logística, gerando relatórios automáticos que relacionam essas informações. Tudo isso é feito por meio de interfaces simples, ricas em gráficos e relatórios de leitura acessível para facilitar a tomada de decisões estratégicas.

3. Flexibilidade e precisão

Muitos gestores acreditam que o grande aparato administrativo montado para lidar com a cadeia de suprimentos resulta em práticas e processos rígidos e lentos. O detalhe é que, como o mercado sofre mudanças constantes, a simples variação da demanda exige respostas rápidas e certeiras. O desafio, portanto, está em tornar a cadeia de suprimentos precisa e, ao mesmo tempo, flexível.

Mais uma vez, a boa coordenação dos times surge como forma de superar os desafios. Também é possível apostar em contratos que prevejam flutuações no volume de compras e pedidos.

Por fim, vale o alerta: ser flexível não significa abrir mão do planejamento a longo prazo. É mais que viável prever alterações naturais de demanda, como o aumento de trabalho em épocas comemorativas. Se a empresa já estiver preparada para essas alterações com a antecedência necessária, conseguirá reduzir custos e aumentar a produtividade sem precisar passar por qualquer tipo de trauma.

Que erros você não pode cometer?

Na prática, quem não entende os desafios acaba cometendo erros recorrentes. E errar na gestão da cadeia de suprimentos e logística significa perder eficiência e dinheiro. Como você certamente não quer que isso aconteça no seu negócio, é melhor continuar a leitura. Pronto para conhecer os erros mais comuns da SCM e saber como evitá-los?

Apostar no feeling

A gestão empresarial nunca deve ser baseada em achismos. Então saiba: mesmo no caso das micro e pequenas empresas, cada decisão deve ser apoiada em dados concretos. Negligenciar informações sólidas e tomar atitudes intempestivas acaba criando gargalos logísticos que, no fim das contas, são traduzidos em perdas financeiras.

A partir de hoje, portanto, nada de fazer compras só porque acredita que determinado produto final vai fazer um sucesso estrondoso nos próximos meses. Mesmo que confie no desenvolvimento de soluções internas, a resposta do mercado pode não ser tão acolhedora e rápida quanto gostaria.

Desconsiderar os riscos

A análise de riscos é outro ponto-chave na SCM. Afinal, sua cadeia de suprimentos está suscetível a uma série de problemas, como perdas durante a fabricação, o transporte e até a armazenagem de materiais e insumos. Ainda é preciso levar em conta problemas externos praticamente imprevisíveis, como roubos de carga e atrasos causados por greves ou más condições das estradas, além de outros problemas relativamente comuns por aqui.

Isso significa que é preciso estar preparado para perdas ao mesmo tempo em que se toma atitudes para diminuir os riscos. É preciso tanto agir preventivamente como estabelecer estratégias de resposta rápida para lidar com eventualidades que possam quebrar sua cadeia de suprimentos.

Descuidar dos custos

A gestão da cadeia de suprimentos busca uma maior eficiência dos processos internos. E o reflexo mais aguardado disso é a redução de custos! Mas você não conseguirá economizar se não souber exatamente com que e em quais circunstâncias seu negócio gera despesas.

Mais uma vez, vale lembrar que a extensão da cadeia de suprimentos não deve ser uma desculpa para negligenciar os detalhes. É preciso ter controle absoluto de cada contrato, entrega e pagamento. Lembre-se de que isso não envolve apenas o pagamento direto dos fornecedores, mas também as despesas com treinamentos de equipe, gastos com energia, combustível e água, bem como investimento em tecnologias de gestão.

Negligenciar a comunicação com fornecedores

As falhas de comunicação entre empresas e seus fornecedores é o erro mais recorrente em SCM. Isso acontece porque ainda existem gestores que acreditam que contratar um parceiro é o mesmo que ir a um supermercado, pegar um produto, pagar e ir embora. O que realmente acontece é que as relações entre as empresas são muito mais complexas que um simples contato de compra e venda.

Nesse cenário, é preciso alinhar diretrizes, prazos, políticas e níveis de qualidade nas entregas. E isso tudo só pode ser feito com uma troca constante de informações entre as partes envolvidas. Estabelecer bons canais de comunicação com fornecedores também é importante para resolver conflitos de maneira rápida e eficaz, solucionando problemas em conjunto. A comunicação ainda permite que o fornecedor conheça as necessidades da empresa, podendo, assim, tomar atitudes por conta própria para adequar seu atendimento.

Por fim, a integração entre clientes e fornecedores também permite elevar o relacionamento à condição de parceria. É possível, portanto, desenvolver novos projetos e promover modernizações de maneira coordenada, fazendo com que todos ganhem com o aperfeiçoamento mútuo.

Ignorar as tendências do mercado

A essa altura, você já sabe que a flexibilidade é um dos principais desafios na gestão da cadeia de suprimentos. Isso não significa, contudo, que é preciso estar atento apenas às flutuações quantitativas de demanda, mas também entender a mudança dos hábitos de consumo dos compradores e, sobretudo, conhecer novas tecnologias e metodologias que possam melhorar a SCM.

A cada dia são desenvolvidas novas tecnologias para melhorar os processos da cadeia de suprimentos. A Internet das Coisas é uma dessas novidades que prometem reduzir custos na cadeia logística. Com ela, é possível conectar cada item comprado ou estocado à internet, permitindo analisar sua movimentação por toda a cadeia e, com isso, saber exatamente quanto tempo levou do fornecedor até a empresa e da estocagem até a venda final.

Como melhorar a Supply Chain Management?

Tendo chegado até aqui, você já sabe da importância estratégica de uma boa gestão da cadeia de suprimentos, conhece os desafios do setor, está familiarizado com os principais erros cometidos e sabe como evitá-los. Mas não pense que o trabalho acabou. Ainda é preciso adotar certas práticas para otimizar a SCM! E é exatamente sobre elas que falaremos a seguir. Confira!

Use ferramentas tecnológicas

A alta complexidade da gestão da cadeia de suprimentos exige o uso de ferramentas tecnológicas. Afinal, cuidar de tudo manualmente é simplesmente impossível! Já falamos aqui sobre como a Internet das Coisas pode ajudar no controle logístico, mas existem outras soluções que podem se tornar importantes aliadas.

Um bom exemplo vem do uso de ferramentas para o gerenciamento de transações digitais. Estamos falando do Digital Transaction Management (DTM), software para a assinatura eletrônica de documentos e a gestão automatizada de arquivos. Com o DTM, é possível se livrar da papelada e realizar determinadas tarefas de forma simples, rápida e segura — como a assinatura de contratos ou a emissão de pedidos de compra.

Um case de sucesso dessa ferramenta vem de uma gigante da tecnologia: a HP. Com uma plataforma de DTM, a empresa conseguiu melhorar o tempo de turnaround de documentos em 93%, diminuiu 70% das etapas exigidas no ciclo de contratação de clientes e economizou cerca de 33 dólares por arquivo enviado, montante que seria gasto em impressão, fax e envio de papéis.

Conte com um setor especializado

Já está claro que a boa gestão de SCM depende da integração de diversos setores, correto? Mas é importante ter uma equipe dedicada a coordenar essas áreas e dar fluidez à comunicação entre as partes. Contar com um setor de suprimentos integrado ao departamento de compras pode, portanto, conferir mais segurança e agilidade à tomada de decisões, além de permitir que o controle de custos e de qualidade seja centralizado.

Qualifique sua rede de fornecedores

Manter uma boa rede de fornecedores e parceiros é o mínimo necessário para garantir a integridade da sua cadeia de suprimentos. E os esforços nesse sentido devem começar desde cedo, com a pesquisa por potenciais parceiros, em uma ação que deve levar em conta preços, prazos, protocolos de qualidade e alinhamento de compliance.

Diversificar sua rede também é importante para não se tornar dependente de um único provisor e, por isso, ter que lidar com problemas intransponíveis quando um dos fornecedores apresenta um problema pontual. Além disso, a variedade de fontes ainda permite um maior poder de barganha com cada um dos parceiros.

Por fim, lembre-se de que é importante investir na integração constante com seus parceiros a fim de melhorar seus resultados cada vez mais. Promover treinamentos em conjunto, fazer visitas esporádicas e abrir as portas da sua empresa para receber os fornecedores ajuda a estreitar laços e cultivar relações mais saudáveis entre as empresas.

Faça um planejamento estratégico

Por fim, vale reforçar o ponto central da gestão de cadeia de suprimentos: o planejamento estratégico. Todos os fatores que listamos neste post, desde a seleção de fornecedores, passando pela observação das tendências do mercado até chegar ao uso de ferramentas e metodologias focadas em resultados devem fazer parte do planejamento empresarial.

Isso significa que é preciso analisar todos os dados oriundos da cadeia de suprimentos de maneira ininterrupta, traduzindo essas informações em relatórios gerenciais e, a partir daí, traçar os próximos passos da empresa no futuro para manter a otimização da SCM.

Um último alerta: embora o planejamento estratégico seja responsabilidade de gestores e lideranças, ele só é eficiente quando envolve todos os setores implicados na cadeia de suprimentos. Por isso, deve ser conduzido de forma integrada e, principalmente, divulgado para todos que fazem parte da SCM.

Seguindo as orientações deste post, a cadeia logística deixa de ser um possível foco de problemas e passa a ser um diferencial competitivo do seu negócio. Afinal, os custos serão reduzidos e as entregas serão mais rápidas e qualificadas, o que faz com que, na ponta da cadeia, a satisfação dos clientes aumente.

Agora que tal conhecer outras vantagens competitivas além da boa gestão da cadeia de suprimentos? Veja como a promoção de estratégias de compliance pode fazer diferença no sucesso do seu negócio!

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