Com a alta competitividade do mercado atual, a eficiência é um dos pilares mais importantes que propiciam e sustentam o sucesso de um negócio, seja qual for o segmento. Nesse cenário, a otimização do gerenciamento de contratos deve ser uma prioridade das empresas, uma vez que a melhoria dos processos administrativos e financeiros impulsiona de modo considerável a produtividade e gera ganhos reais para a companhia que a implementa.

A boa notícia é que existe uma forma rápida, simples, eficaz e, por incrível que pareça, relativamente barata de alcançar essa meta: por meio da automação de processos e ferramentas. Com a implantação de dispositivos e sistemas tecnológicos adequados, o gerenciamento de contratos tem tudo para alavancar os negócios de uma empresa, tornando-os mais lucrativos em curto prazo, seguindo a tendência mundial de informatização corporativa.

Tendo isso em vista, fica impossível ignorar o assunto, não é mesmo? Por isso, elaboramos este guia completo sobre o gerenciamento de contratos. Nele, vamos abordar a importância de adotar a prática, como ela deve ser conduzida e quais os seus principais estágios.

Também vamos mostrar como funciona o ciclo de vida de contratos, o que é preciso fazer para que sejam organizados com eficiência e de que forma a forma a tecnologia pode contribuir para desburocratizá-los. Aproveite a leitura!

Qual a importância do gerenciamento de contratos?

Antes de mais nada, é preciso entender qual a função do contrato em uma transação comercial, seja ela de compra e venda de um produto, seja de prestação de um serviço. Esse tipo de documento é o instrumento legal que respalda administrativa e juridicamente uma negociação feita entre duas partes, de modo a estabelecer as obrigações e os direitos do contratante e do contratado.

Nessa perspectiva, é o contrato que rege a efetivação de uma transação comercial, ao especificar como ela deve ser feita e definir quais serão as sanções cabíveis caso alguma das partes descumpra as cláusulas que foram estipuladas previamente. O dispositivo contratual tem a função de garantir a lisura da negociação, o que confere segurança ao processo e proteção às partes envolvidas.

Contar com esse instrumento é fundamental para que uma empresa tenha amparo legal para lidar com clientes e fornecedores em suas atividades corporativas rotineiras. Porém, não basta que a companhia utilize esse mecanismo — é necessário que ela implemente meios eficientes para geri-los de maneira adequada, uma vez que isso possibilitará que o contrato seja cumprido em acordo com todas as suas disposições.

O que é o gerenciamento de contratos

É, então, que entra em cena o gerenciamento de contratos, uma metodologia que agrupa recursos, técnicas e procedimentos administrativos com a finalidade de acompanhar o cumprimento do que foi estabelecido nesse instrumento legal. Essa prática objetiva supervisionar os contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida, isto é, desde a elaboração do documento, passando por sua assinatura, até a finalização ou a rescisão — se ela ocorrer.

Como qualquer processo eficiente de gestão corporativa, o gerenciamento de contratos tem dupla função: ao mesmo tempo em que é responsável por administrar todos os estágios contratuais, visando à sua efetivação apropriada, essa metodologia atua na prevenção de ocorrências de perdas e danos à empresa, contribuindo para evitar prejuízos decorrentes da supervisão parcial ou inapropriada do fluxo de contratos.

Nessa ótica, o gerenciamento de contratos interfere de modo significativo na lucratividade de um negócio, contribuindo para maximizar os seus lucros. Essa influência positiva perpassa todos os tipos de contratos celebrados pela companhia (com clientes, fornecedores, prestadoras de serviços, órgãos governamentais etc.), uma vez que sempre há montantes financeiros envolvidos na contratação.

Por que ele é tão relevante

Vários exemplos evidenciam a importância do gerenciamento de contratos. Quando a empresa descumpre um prazo de entrega de produto ou serviço para um cliente por desatenção às datas estabelecidas no instrumento, ela terá que arcar com as sanções impostas no documento, as quais, na maioria das vezes, envolvem o pagamento de multa.

A ausência de acompanhamento durante a vigência desse documento também pode gerar problemas com relação aos fornecedores. Um exemplo é o acionamento de aditivo, se ele estiver previsto no contrato. Caso a empresa não respeite a data-limite para implementá-lo, ele poderá não entrar em vigor, o que, além de comprometer as atividades da companhia, vai gerar a necessidade de um novo processo de contratação, o que, por sua vez, envolve custos.

Sem o devido gerenciamento de contratos, a companhia pode ficar sem alternativas na hora de fazer a renovação contratual e acabar pagando mais por um serviço. Quando a empresa não fica atenta ao prazo de encerramento de um determinado contrato, ela corre o risco de ter de renová-lo sem considerar outras opções de mercado, até mais baratas, já que poderá não haver tempo hábil para efetuar cotações com outros fornecedores,

Desse modo, a implementação da prática tem algumas funções muito importantes para a empresa, tais como reduzir custos e evitar prejuízos, além de contribuir para a melhoria real dos lucros. De função estratégica, o gerenciamento de contratos tem tudo para elevar a eficiência geral da companhia, o que ajuda ainda a melhorar a sua imagem diante de clientes e fornecedores.

Como fazer o gerenciamento de contratos?

Para que o gerenciamento de contratos possa ser efetuado, primeiramente, a empresa deve fazer um levantamento dos processos necessários à tramitação contratual, tendo em vista as suas especificidades corporativas. Isso é importante porque permite à companhia estabelecer os procedimentos que devem direcionar de forma apropriada o trabalho dos seus funcionários.

Depois de detalhar as particularidades do seu fluxo de contratos, a empresa deve padronizar as formas de efetuar todas as tarefas relativas à contratação. Essa prática de gestão requer que os colaboradores dominem os procedimentos que compõem o fluxo contratual, uma vez que isso contribui para a minimização de potenciais erros e aumento da produtividade.

Vale a pena investir em uma plataforma de assinatura eletrônica de documento, se todo o processo de contratação for feito no interior do negócio, ou seja, sem o apoio de uma equipe advocatícia externa, por exemplo. Essa preparação deve envolver tanto os procedimentos estabelecidos pela companhia quanto os aspectos legais requeridos em um processo de contratação.

Em termos operacionais, o gerenciamento de contratos é feito com base em estágios de tramitação desse tipo de documento, os quais estão descritos na seção a seguir. Quando uma equipe capacitada segue à risca essas fases contratuais, a gestão desse instrumento melhora de maneira significativa.

Quais são os principais estágios da gestão de contratos?

A eficácia do gerenciamento de contratos está atrelada à implementação de um conjunto de técnicas, dispositivos e procedimentos que devem ser utilizados de acordo com as etapas que compõem o fluxo contratual. Para entender melhor como isso funciona, a seguir, listamos e explicamos cada um dos 7 estágios da gestão contratual. Veja quais são eles!

1. Planejamento do contrato

A primeira fase do gerenciamento de contratos é o seu planejamento, que, se mal feito, tende a gerar problemas ao longo de todo o fluxo de tramitação desse documento. Isso acontece porque é nessa etapa que se estipula todas as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções e obrigações das partes, bem como os prazos.

Assim, é fundamental que a empresa tenha total clareza quanto ao que pretende com a instauração desse instrumento, o que contribui para mitigar erros.

2. Redação prévia do documento

Nessa etapa, é feita a primeira versão do contrato. O método de elaboração vai depender das características da empresa quanto à disponibilidade de pessoal.

No caso das companhias que contam com um departamento jurídico ou podem contratar a prestação de serviços advocatícios, vale a pena ter o auxílio desses profissionais. Quando não há essa possibilidade, uma alternativa é adotar modelos confiáveis de contrato, os quais podem ser adaptados conforme as demandas específicas.

O processo de escrita e de revisão do contrato deve ser rigoroso para assegurar que ambiguidades e vaguezas sejam evitadas, já que essas características tendem a comprometer o teor do instrumento. Enquanto um documento com uma cláusula ambígua possibilita diferentes interpretações, um instrumento com disposições vagas é inespecífico quanto ao que pretende definir, o que são riscos para as partes.

3. Negociação

Essa fase é decisiva para o fluxo de contratos, pois, nela, tudo o que foi feito até então pode ser modificado pelas partes envolvidas na contratação. Isso é possível porque se trata do momento em que há a discussão detalhada de todas as cláusulas que compõem o documento, incluindo o seu cronograma de execução, a fim de que o instrumento fique em conformidade com as expectativas do contratante e do contratado.

Se não for gerenciada de modo adequado, a etapa de negociação pode demorar muito, gerando entraves para a elaboração definitiva e a consequente tramitação do contrato. Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça um canal de comunicação dinâmico e interativo para que o documento possa ser analisado e corrigido rapidamente pelas partes.

4. Aprovação do documento pelas partes

Depois que contratado e contratante entrarem em acordo quanto a todo o teor do contrato, chega a hora de efetuar a sua aprovação. Trata-se da fase em que, em conjunto, as partes batem o martelo sobre o documento, concordando que ele está nas condições apropriadas para ser executado. A assinatura é o selo jurídico que atesta a aprovação do contrato.

5. Efetivação contratual

Nessa etapa, tem início a execução do contrato que foi aprovado pelas partes. Para que a efetivação possa acontecer, a companhia deve providenciar todos os materiais, procedimentos e serviços necessários ao atendimento às cláusulas do documento. É a fase mais longa do fluxo, cujo acompanhamento tem como principal objetivo zelar para que o contrato seja integralmente cumprido pelo contratante e pelo contratado.

6. Implementação de revisões e aditivos

Dificilmente um contrato fica estagnado, ou seja, é raro que ele permaneça o mesmo ao longo da sua execução. Isso porque, mesmo havendo cuidado com o planejamento e a negociação antes da aprovação do documento, é comum que ele não tenha cláusulas ou prazos suficientes para atender a todas as demandas que surgem ao longo da fase de efetivação.

É nesse contexto que surge a necessidade de realizar revisões para verificar se o teor do contrato está adequado às demandas das partes envolvidas. Caso a análise do documento indique que o instrumento não é eficiente o bastante, será preciso implementar aditivos contratuais. É fundamental que essas ações sejam registradas e anexadas ao contrato original.

7. Encerramento do contrato

Essa é a última etapa do gerenciamento contratual. A sua execução tem como objetivo averiguar o cumprimento integral do contrato que foi estabelecido. Por isso, é importante que o documento seja detalhadamente revisto pelas partes para que possa haver a checagem de cada uma das cláusulas anteriormente definidas. É fundamental resolver qualquer pendência que tenha ficado para trás.

Como funciona a gestão do ciclo de vida de contratos?

Um processo de contratação eficiente requer não apenas o entendimento de como ocorre o seu gerenciamento e quais são as fases dele, mas também a compreensão relativa à gestão do ciclo de vida de contratos. Essas informações são essenciais porque permitem à empresa traçar um planejamento capaz de melhorar os seus procedimentos e ferramentas contratuais.

O ciclo de vida de um contrato diz respeito a todas as transformações pelas quais esse documento passa ao longo do seu desenvolvimento. Dessa forma, a gestão do ciclo de vida de contratos consiste no gerenciamento de todas ações relativas às modificações contratuais que são efetuadas pelas partes envolvidas.

O começo do ciclo de vida desse instrumento é o draft de contrato, que surge logo após a identificação das demandas da empresa. Trata-se da estruturação preliminar do documento, na qual são dispostas as suas informações mais básicas, em geral, de interesse maior da parte que deu início à formalização.

Em seguida, o contrato passa a ser discutido entre contratante e contratado. Aos dados básicos inseridos na versão inicial do documento, são acrescidos outros mais elaborados, que têm a finalidade de especificar o objeto contratual, direitos e deveres das partes, cláusulas, prazos, cronograma de execução, valores e penalidades em casos de descumprimento.

Depois que o conteúdo do contrato é acertado entre as partes e, em seguida, assinado por elas, chega a hora de ser armazenado de forma segura. Manter a integridade do documento é fundamental para que ele seja juridicamente válido, de modo a funcionar como um instrumento legal caso haja a necessidade.

O ciclo de vida de um contrato pode, então, seguir por três caminhos: readequação, renegociação ou a finalização. No primeiro, a partir da identificação de alguma lacuna contratual relevante, a empresa busca readequar o documento junto à outra parte, a fim de sanar o problema diagnosticado.

A renegociação ocorre quando é preciso inserir um determinado aditivo, que pode estar previsto ou não no documento, ou renovar o contrato por um novo período. A finalização do instrumento é o fim do seu ciclo e indica o encerramento da tramitação contratual.

Como organizar os contratos de forma eficiente?

Otimizar a gestão de contratos de uma companhia é uma ação que depende, em grande medida, da automação. E não poderia ser diferente. Tendo em vista que a inovação consiste em uma das principais características da sociedade atual, é impossível buscar o aumento da eficiência operacional de uma empresa sem utilizar os recursos tecnológicos disponíveis.

Sob essa perspectiva, a organização de contratos requer necessariamente a implantação e o uso apropriado de tecnologias que estruturem e facilitem o processo. Sem essa iniciativa, a empresa corre o risco tanto de tornar a sua gestão contratual ineficiente quanto de ficar menos competitiva diante de seus concorrentes no segmento de mercado em que atua.

O primeiro passo da companhia para automatizar os seus processos de gestão documental é mapear os recursos tecnológicos já existentes na rotina administrativa. É a partir desse levantamento que a companhia terá condições de saber quais tecnologias possui e podem ser utilizadas nas operações de gerenciamento de contratos, assim como quais ferramentas precisará adquirir.

Os recursos necessários no processo

Uma tecnologia comum à grande maioria das empresas é o computador, que deve ser utilizado obrigatoriamente na automação do gerenciamento contratual. Além de permitir a elaboração de contrato offline, esse equipamento é capaz de oferecer base para o armazenamento e o envio de documento em ambiente interno e também externamente à corporação.

Assim, o computador pode ser usado para construir o documento, levando em conta as alterações que forem feitas ao longo das etapas de elaboração prévia e negociação. Da mesma maneira, esse recurso tecnológico funciona como local de arquivamento dos contratos nessas fases e após a aprovação do instrumento pelas partes até a sua finalização.

A efetivação desse processo de gestão contratual só é possível quando a empresa adota e utiliza o contrato eletrônico, documento que é criado, alterado e, inclusive, assinado em meio digital. O uso desse tipo de instrumento faz com que o tempo demandado para o fechamento de uma negociação contratual seja drasticamente reduzido.

Com a automação de processos, a tramitação documental não só fica mais rápida e dinâmica, como também se torna mais bem estruturada. Um dos principais motivos para que a organização de contratos no formato informatizado tenha maior eficiência, principalmente, se comparado ao modelo tradicional, é que esse arquivo deixa de ser impresso.

Como ocorre a diminuição significativa na quantidade de papéis que precisa ser impressa e guardada, os contratos passam a ser organizados de modo inteligente. Isso porque, uma vez que estão no formato eletrônico, podem ser armazenados em lugares que não ocupam espaço físico significativo, como mídias físicas, ou até mesmo em locais online, como a nuvem.

Como a tecnologia contribui para a desburocratização dos contratos?

No método tradicional de tramitação contratual, o processo de fechamento de um contrato tende a ser moroso e, em geral, pouco eficiente. Não por acaso, nesse formato, há a necessidade de impressão de versões do documento, deslocamento das partes, envio do instrumento e reuniões, o que torna a contratação extremamente burocrática.

O uso de recursos tecnológicos é a solução para desburocratizar os trâmites de contratação e, consequentemente, conferir eficiência a eles. Com o uso do formato eletrônico, é possível implementar uma gestão moderna de contratos capaz de tornar a tramitação rápida e com muito menos custos para a empresa.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a principal ferramenta que possibilita o uso da tecnologia para efetuar processos de contratação pela empresa. Com esse recurso, contratante e contratado podem assinar um contrato a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, portanto, sem a necessidade de ter em mãos o documento em papel e de deslocamento dos envolvidos.

A solução atribui ao contrato a validade necessária para que ele seja considerado legal, tal como acontece com os documentos em papel, que são assinados à mão. Isso é possível porque, em razão de seus mecanismos de integridade, autenticidade e segurança, essa ferramenta tem pleno reconhecimento jurídico no Brasil.

SaaS

Outro recurso que retira a burocracia do processamento contratual é o contrato no modelo SaaS, sigla correspondente a Software as a Service, que, em português, significa Software como Serviço. Trata-se de um formato de negócio que permite que os clientes efetuem pagamentos periódicos, que podem ser a cada mês, semestre ou ano, relativos ao uso de softwares baseados em servidores de fornecedores, como é o caso da Netflix, Spotify e do Office 360.

O uso de sistemas de gestão de documentos é uma prática que contribui para tornar o fluxo contratual bem mais simples. Com programas computacionais que integram informações de clientes, fornecedores e da própria empresa em uma única plataforma, a elaboração, o acesso e o arquivamento de contratos se tornam dinâmicos e rapidamente acessíveis aos usuários previamente autorizados.

O gerenciamento de contratos é uma prática essencial para que as empresas se mantenham organizadas, produtivas, lucrativas e competitivas no mercado em que atuam, afinal de contas, a maioria das transações comerciais é feita por meio desse tipo de documento. Com a automação de processos e ferramentas, a metodologia é otimizada ainda mais, o que possibilita à companhia melhorar os seus processos e aumentar os lucros.

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