*Escrito por Austin Miller, Diretor de Marketing de Produto CLM na DocuSign

Softwares de gerenciamento de contratos são cruciais para a produtividade da empresa. De acordo com uma pesquisa recente da International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), uma boa gestão de contratos pode aumentar os lucros da receita anual em 9%.

Os sistemas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato (CLM, na sigla em inglês) podem: simplificar e automatizar a criação, negociação, execução e armazenamento de um contrato. Eles são uma escolha inteligente para substituir as ferramentas tediosas e manuais usadas para essas tarefas, que perdiam a visibilidade de possíveis lacunas, além de etapas desnecessárias e repetitivas.

Porém, é importante entender a capacidade de uma solução de CLM para que você consiga escolher a solução que é mais adequada para sua empresa.

Agora existe uma nova tecnologia de CLM, com soluções mais fáceis e econômicas para integrar tudo na companhia. Para garantir que seu negócio evite as armadilhas e garanta os benefícios de uma ferramenta moderna, é importante procurar certos recursos que atendam às necessidades, dependendo do tamanho da sua organização.

Separamos alguns pontos para quando você for procurar por uma solução CLM:

Fluxo de trabalho flexível e configurável

Ao padronizar a criação e revisões de contratos em fluxos de trabalho configuráveis e flexíveis, uma empresa pode reduzir erros e tempo gasto em processos manuais. Por exemplo, algumas soluções oferecem ferramentas de arrastar e soltar, que ajudam usuários sem conhecimento técnico a projetar e automatizar até os processos de contrato mais complexos com vários colaboradores, revisores e aprovadores.

A companhia também pode reduzir os erros humanos ao escolher um sistema de gerenciamento de contratos que ofereça a capacidade de aproveitar modelos de contratos pré-aprovados. Os administradores devem poder criar, configurar e evoluir facilmente esses modelos para documentos comuns, como acordos de confidencialidade ou escopo técnico.

Além disso, um fluxo verdadeiramente flexível e abrangente para contratos deve incluir algum tipo de biblioteca com cláusulas legais, já preenchidas com textos pré-aprovados. Durante uma negociação, usuários do CLM, como representantes de vendas, por exemplo, podem procurar e inserir cláusulas já aprovadas para pontos comuns de negociação.

Por exemplo, uma cláusula de indenização menos favorável, mas ainda aceitável, ao invés de precisar enviar o contrato para a equipe jurídica, em situações de rotina como essa, os representantes ou seus gerentes podem usar a biblioteca para economizar o tempo de todos, mantendo a conformidade.

Biblioteca de contratos com busca

Os sistemas de gerenciamento de contratos visam criar uma biblioteca central, que facilita a pesquisa de um contrato específico. Procure soluções CLM que vão além do simples armazenamento, incluindo a organização e a pesquisa por metadados, como tags, data de assinatura e geração, tipo de contrato e outros atributos-chave. Essa simples adição pode tornar a localização de um contrato mais rápida e precisa.

Fácil integração nos sistemas já existentes

A capacidade de integrar-se ao restante dos aplicativos e departamentos existentes em uma empresa determina o valor de um sistema de gerenciamento de ciclo de vida do contrato. O processo do contrato em si, geralmente, é apenas um estágio do processo comercial. Um processo de vendas comum, por exemplo, envolve gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), configuração de ferramentas de cotação de preço (CPQ) e de assinatura eletrônica.

Com o software de contrato integrado, um representante de vendas pode mesclar as informações do cliente em um sistema de CRM, enquanto extrai informações de produtos e preços da ferramenta de CPQ, para criar um contrato com precisão e rapidez.

Um sistema integrado de gerenciamento de contratos também pode criar conectividade em toda a empresa. Por exemplo, quando uma solução CLM é integrada ao sistema de CRM, as equipes jurídicas podem revisar os contratos por meio do sistema, ao invés de precisar das próprias licenças só para revisar contratos.

Um efeito semelhante é sentido pelas equipes de vendas, que antes precisavam enviar contratos assinados por e-mail aos departamentos para posterior análise e processamento. Quando as soluções de CLM e CRM são integradas, assinaturas, dados de contratos e aprovações são roteados automaticamente para outros sistemas e pessoas que precisam agir.

Os aplicativos certos para atender às necessidades específicas da sua organização

Uma organização deve primeiro examinar os fluxos de trabalho internos antes de escolher o sistema de gerenciamento de contratos correto. Procure a opção que tem integração com as soluções que sua empresa utiliza e alivie os pontos problemáticos em andamento.

Se seus funcionários não são conhecedores de tecnologia, escolha um software de contrato menos técnico e mais intuitivo. Ou se sua organização tiver problemas com a segurança à medida que ela é dimensionada ou está sujeita a regulamentos federais como HIPAA ou SOC 2, escolha um sistema de gerenciamento de contratos que automatize esses processos para ajudar com o compliance.

Conheça o DocuSign CLM

O DocuSign CLM atende a essas necessidades com integrações fáceis, interface simples e segura, com compliance comprovado. Diferentemente de qualquer outro fornecedor do mercado, a DocuSign é certificada pela FedRAMP. Isso significa que a plataforma está em conformidade com os mecanismos de segurança e processos operacionais que atendem e até excedem os padrões internacionais mais altos de segurança, ou seja, protegem seus documentos e dados.

O DocuSign CLM é fácil de implementar, usar e estender por toda a organização. Por ser um componente integrado da DocuSign Agreement Cloud, essa solução CLM permite que clientes e funcionários também usem outros aplicativos e produtos da DocuSign.

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