Gestão de contratos: o que é e como é feita

Com a alta competitividade do mercado atual, a eficiência é um dos pilares mais importantes que propiciam e sustentam o sucesso de um negócio, seja qual for o segmento. Nesse cenário, a otimização na gestão de contratos deve ser uma prioridade, já que a melhoria dos processos administrativos e financeiros impulsiona de modo considerável a produtividade e gera ganhos reais para a companhia que a implementa.

Com a implantação de dispositivos e sistemas tecnológicos adequados, o gerenciamento de contratos tem tudo para alavancar os negócios de MPEs, tornando-os mais lucrativos no curto prazo. Trata-se de uma tendência apontada no relatório de gestão de contratos 2023: 96% das micro e pequenas empresas acham importante investir em transformação digital.

Neste guia completo sobre o assunto, vamos abordar a importância de adotar a prática, como ela deve ser conduzida e quais os 7 principais estágios, utilizando o importante relatório DocuSign + SEBRAE como referência. Ainda, mostraremos como funciona o ciclo de vida de contratos, o que é preciso fazer para que sejam organizados com eficiência e de que forma a tecnologia pode contribuir para desburocratizá-los. Aproveite a leitura!

O que é gestão de contratos?

Trata-se de uma metodologia que agrupa recursos, técnicas e procedimentos administrativos com a finalidade de acompanhar o cumprimento do que foi estabelecido no instrumento legal.

Essa prática objetiva supervisionar os contratos ao longo de todo o seu ciclo de vida, ou seja, desde a elaboração do documento, passando por sua assinatura, até a finalização ou a rescisão — se ela ocorrer.

Como qualquer processo eficiente de gestão corporativa, o gerenciamento de contratos tem dupla função: 

• ao mesmo tempo que é responsável por administrar todos os estágios contratuais, visando a sua efetivação apropriada, essa metodologia atua na prevenção de ocorrências de perdas e danos à empresa, contribuindo para evitar prejuízos decorrentes da supervisão parcial ou inapropriada do fluxo de contratos.

Nessa ótica, a gestão de contratos interfere de modo significativo na lucratividade de um negócio, contribuindo para maximizar os seus lucros.

Essa influência positiva perpassa todos os tipos de contratos celebrados pela companhia — com clientes, fornecedores, prestadoras de serviços, órgãos governamentais etc. — uma vez que sempre há montantes financeiros envolvidos na contratação.

O que faz o setor de gestão de contratos?

Para começar a entender o impacto da gestão de contratos em uma micro ou pequena empresa, é preciso compreender qual a função do contrato em uma transação comercial, seja ela de compra e venda de um produto ou de prestação de um serviço.

Esse tipo de documento é o instrumento legal que respalda administrativa e juridicamente uma negociação feita entre duas partes, de modo a estabelecer as obrigações e os direitos do contratante e do contratado.

Nessa perspectiva, é o contrato que rege a efetivação de uma transação comercial, ao especificar como ela deve ser feita, e define quais serão as sanções cabíveis caso alguma das partes descumpra as cláusulas que foram estipuladas previamente.

O dispositivo contratual tem a função de garantir a lisura da negociação, o que confere segurança ao processo e proteção às partes envolvidas.

Ademais, contar com um processo de gestão de contratos, envolvendo pessoas e ferramentas especializadas, é fundamental para que uma empresa tenha amparo legal para lidar com clientes e fornecedores em suas atividades corporativas rotineiras.

Por isso, não basta que a companhia utilize esse mecanismo, é necessário que ela implemente meios eficientes para geri-los de maneira adequada, uma vez que isso possibilitará que o contrato seja cumprido em acordo com todas as suas disposições.

Como é feita a gestão de contratos?

Para que o gerenciamento de contratos possa ser efetuado, primeiramente, a empresa deve fazer um levantamento dos processos necessários à tramitação contratual, tendo em vista as suas especificidades corporativas.

Isso é importante porque permite à companhia estabelecer os procedimentos que devem direcionar de modo apropriado o trabalho dos seus funcionários. Depois de detalhar as particularidades do seu fluxo de contratos, a empresa deve padronizar as formas de efetuar todas as tarefas relativas à contratação.

Essa prática de gestão requer que os colaboradores dominem os procedimentos que compõem o fluxo contratual, uma vez que isso contribui para a minimização de potenciais erros e aumento da produtividade.

Vale a pena investir em uma plataforma de assinatura eletrônica de documento, se todo o processo de contratação for feito no interior do negócio, ou seja, sem o apoio de uma equipe advocatícia externa, por exemplo.

Essa preparação deve envolver tanto os procedimentos estabelecidos pela companhia quanto os aspectos legais requeridos em um processo de contratação.

Em termos operacionais, o gerenciamento de contratos é feito com base em estágios de tramitação desse tipo de documento, os quais serão descritos em breve. Ademais, quando uma equipe capacitada segue à risca essas fases contratuais, a gestão desse instrumento melhora de maneira significativa.

Embora haja muitas vantagens na digitalização desse processo, muitos setores ainda lidam com a administração manual dos documentos: 37% das empresas entrevistadas no relatório afirmam que mais da metade de seus contratos ainda está em papel.

Logo, a transformação digital é uma oportunidade de crescimento por suas vantagens competitivas em relação a quem ainda não iniciou o processo.

Qual é a importância do gerenciamento de contratos?

Nos desafios apontados pelo relatório de gestão de contrato 2023, o ponto mais citado é a necessidade de mais rapidez na conclusão de contratos, uma consequência direta da busca por eficiência.

Se você administra uma MPE, esse é um fator que cresce em importância para a sua competitividade e vários exemplos evidenciam isso, como os que veremos a seguir.

Evitar prejuízos causados pelo não cumprimento de prazos

Quando a empresa descumpre um prazo de entrega de produto ou serviço para um cliente por desatenção às datas estabelecidas no instrumento, ela terá que arcar com as sanções impostas em cláusulas, as quais, na maioria das vezes, envolvem o pagamento de multa.

Uma boa gestão de contratos reduz a chance de pontos cegos quando se tem muitos documentos ou poucas pessoas para lidar com essas obrigações. A automação é uma aliada das MPEs.

Manter a boa relação com fornecedores

A ausência de acompanhamento durante a vigência desse documento também pode gerar problemas com relação aos fornecedores. Um exemplo é o acionamento de aditivo, se ele estiver previsto no contrato.

Caso a empresa não respeite a data limite para implementá-lo, ele poderá não entrar em vigor, o que, além de comprometer as atividades da companhia, vai gerar a necessidade de um novo processo de contratação, o que, por sua vez, envolve custos.

Não perder condições de renovação de contratos

Sem o devido gerenciamento de contratos, a companhia pode ficar sem alternativas na hora de fazer a renovação contratual e acabar pagando mais por um serviço.

Quando a empresa não fica atenta ao prazo de encerramento de um determinado contrato, ela corre o risco de ter de renová-lo sem considerar outras opções de mercado, até mais baratas, já que não haverá tempo hábil para efetuar cotações com outros fornecedores.

Digitalizar a gestão por completo

A busca pela automação administrativa de contatos tem outro impacto positivo para micro e pequenas empresas: a possibilidade de digitalizar por completo o seu trabalho.

Com boas soluções de gerenciamento digital, você tem monitoramento automatizado de documentos e visibilidade completa de obrigações contratuais. Desse modo, a implementação da prática tem algumas funções muito importantes para a empresa, tais como reduzir custos e evitar prejuízos, além de contribuir para a melhoria real dos lucros.

De função estratégica, o gerenciamento de contratos tem tudo para elevar a eficiência geral da companhia, o que ajuda ainda a melhorar a sua imagem diante de clientes e fornecedores.

Quais são os principais estágios da gestão de contratos?

A eficácia do gerenciamento de contratos está atrelada à implementação de um conjunto de técnicas, dispositivos e procedimentos que devem ser utilizados conforme as etapas que compõem o fluxo contratual.

Para entender melhor como isso funciona, a seguir, listamos e explicamos cada um dos 7 estágios da gestão contratual. Veja quais são eles!

1. Planejamento do contrato

A primeira fase do gerenciamento de contratos é o seu planejamento, que, se malfeito, tende a gerar problemas ao longo de todo o fluxo de tramitação do documento. Isso porque, é nessa etapa que se estipula todas as condições, cláusulas, objetivos, riscos, sanções e obrigações das partes, bem como os prazos.

Assim, é fundamental que a empresa tenha total clareza quanto ao que pretende com a instauração desse instrumento, o que contribui para mitigar erros.

2. Redação prévia do documento

Nessa etapa, é feita a primeira versão do contrato. O método de elaboração vai depender das características da empresa quanto à disponibilidade de pessoal. No caso das companhias que contam com um departamento jurídico ou podem contratar a prestação de serviços advocatícios, vale a pena ter o auxílio desses profissionais.

Quando não há essa possibilidade, uma alternativa é adotar modelos confiáveis de contrato, os quais podem ser adaptados conforme as demandas específicas. O processo de escrita e de revisão do contrato deve ser rigoroso para assegurar que ambiguidades e vaguezas sejam evitadas, já que essas características tendem a comprometer o teor do instrumento.

Enquanto um documento com uma cláusula ambígua possibilita diferentes interpretações, um instrumento com disposições vagas é inespecífico quanto ao que pretende definir, o que são riscos para as partes.

3. Negociação

Essa fase é decisiva para o fluxo de contratos, pois nela tudo o que foi feito até então pode ser modificado pelas partes envolvidas na contratação.

Isso é possível porque se trata do momento em que há a discussão detalhada de todas as cláusulas que compõem o documento, incluindo o seu cronograma de execução, a fim de que o instrumento fique conforme as expectativas do contratante e do contratado.

Se não for gerenciada de modo adequado, a etapa de negociação pode demorar muito, gerando entraves para a elaboração definitiva e a consequente tramitação do contrato. Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça um canal de comunicação dinâmico e interativo para que o documento possa ser analisado e corrigido rapidamente pelas partes.

4. Aprovação do documento pelas partes

Depois que contratado e contratante entrarem em acordo quanto a todo o teor do contrato, chega a hora de efetuar a sua aprovação. Trata-se da fase em que, em conjunto, as partes batem o martelo sobre o documento, concordando que ele está nas condições apropriadas para ser executado. A assinatura é o selo jurídico que atesta a aprovação do contrato.

5. Efetivação contratual

Nessa etapa, tem início a execução do contrato que foi aprovado pelas partes. Para que a efetivação possa acontecer, a companhia deve providenciar todos os materiais, procedimentos e serviços necessários ao atendimento às cláusulas do documento.

Essa é a fase mais longa do fluxo, cujo acompanhamento tem como principal objetivo zelar para que o contrato seja integralmente cumprido pelo contratante e pelo contratado.

6. Implementação de revisões e aditivos

Dificilmente um contrato fica estagnado, ou seja, é raro que ele permaneça o mesmo ao longo da sua execução. Isso porque, mesmo havendo cuidado com o planejamento e a negociação antes da aprovação do documento, é comum que ele não tenha cláusulas ou prazos suficientes para atender a todas as demandas que surgem ao longo da fase de efetivação.

Nesse contexto, surge a necessidade de realizar revisões para verificar se o teor do contrato está adequado às demandas das partes envolvidas. Caso a análise do documento indique que o instrumento não é eficiente o bastante, será preciso implementar aditivos contratuais. Ainda, é fundamental que essas ações sejam registradas e anexadas ao contrato original.

7. Encerramento do contrato

Essa é a última etapa do gerenciamento contratual. A sua execução visa averiguar o cumprimento integral do contrato que foi estabelecido. Por isso, é importante que o documento seja detalhadamente revisto pelas partes para que possa haver a checagem de cada uma das cláusulas anteriormente definidas. 

Por fim, é fundamental resolver qualquer pendência que tenha ficado para trás.

Como funciona a gestão do ciclo de vida de contratos?

Um processo de contratação eficiente requer não apenas o entendimento de como ocorre o seu gerenciamento e quais são as fases dele, mas também a compreensão relativa à gestão do ciclo de vida de contratos.

Essas informações são essenciais porque permitem à empresa traçar um planejamento capaz de melhorar os seus procedimentos e ferramentas contratuais.

O ciclo de vida de um contrato diz respeito a todas as transformações pelas quais esse documento passa ao longo do seu desenvolvimento. Dessa forma, a gestão consiste no gerenciamento de todas as ações relativas às modificações contratuais que são efetuadas pelas partes envolvidas.

O começo do ciclo de vida desse instrumento é o draft de contrato, que surge logo após a identificação das demandas da empresa. Trata-se da estruturação preliminar do documento, na qual são dispostas as suas informações mais básicas, em geral, de interesse maior da parte que deu início à formalização.

Em seguida, o contrato passa a ser discutido entre contratante e contratado. Aos dados básicos inseridos na versão inicial do documento são acrescidos outros mais elaborados, que têm a finalidade de especificar o objeto contratual, direitos e deveres das partes, cláusulas, prazos, cronograma de execução, valores e penalidades em casos de descumprimento.

Depois que o conteúdo do contrato é acertado entre as partes e, em seguida, assinado por elas, chega a hora de ser armazenado de forma segura. Manter a integridade do documento é fundamental para que ele seja juridicamente válido, de modo a funcionar como um instrumento legal caso haja a necessidade.

O ciclo de vida de um contrato pode, então, seguir por três caminhos: readequação, renegociação ou a finalização. No primeiro, a partir da identificação de alguma lacuna contratual relevante, a empresa busca readequar o documento junto à outra parte, a fim de sanar o problema diagnosticado.

A renegociação ocorre quando é preciso inserir um determinado aditivo, que pode estar previsto ou não no documento ou renovar o contrato por um novo período. Já a finalização do instrumento é o fim do seu ciclo e indica o encerramento da tramitação contratual.

Quais ferramentas auxiliam na gestão de contratos?

Otimizar a gestão de contratos de uma companhia é uma ação que depende, em grande medida, da automação. E não poderia ser diferente. Hoje, é impossível buscar o aumento da eficiência operacional de uma empresa sem utilizar os recursos tecnológicos disponíveis.

Sob essa perspectiva, a organização de contratos requer necessariamente a implantação e o uso apropriado de soluções que estruturem e facilitem o processo.

Sem essa iniciativa, a empresa corre o risco tanto de tornar a sua gestão contratual ineficiente quanto de ficar menos competitiva diante de seus concorrentes no segmento de mercado em que atua.

Agora, veja quais recursos e ferramentas auxiliam na sua gestão de contratos.

Recursos de digitalização desse processo

Uma tecnologia comum à grande maioria das empresas é o computador, que deve ser utilizado obrigatoriamente na automação da gestão moderna de contratos. Além de permitir a elaboração de contrato offline, esse equipamento é capaz de oferecer base para o armazenamento e o envio de documentos em ambiente interno e também externamente à corporação.

Assim, o computador pode ser usado para construir o documento, considerando as alterações que forem feitas ao longo das etapas de elaboração prévia e negociação.

Da mesma maneira, esse recurso tecnológico funciona como local de arquivamento dos contratos nessas fases e após a aprovação do instrumento pelas partes até a sua finalização.

Um dos principais motivos para que a organização de contratos no formato informatizado tenha maior eficiência, principalmente se comparado ao modelo tradicional, é que esse arquivo deixa de ser impresso.

Como ocorre a diminuição significativa na quantidade de papéis que precisa ser impressa e guardada, os contratos passam a ser organizados de modo inteligente. Isso porque, uma vez que estão no formato eletrônico, podem ser armazenados em lugares que não ocupam espaço físico significativo, como mídias físicas ou até mesmo em locais online, como a nuvem.

Modelos de serviço que facilitam o gerenciamento de contratos

Depois de falar da digitalização, podemos expandir o tópico para ferramentas práticas de gestão contratual, começando pelos modelos de serviço digitais que hoje aceleram seus resultados com soluções inteligentes e automatizam sua rotina. Confira!

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é a principal ferramenta que possibilita o uso da tecnologia para efetuar processos de contratação pela empresa. Nosso relatório aponta que a assinatura eletrônica já é utilizada por 34% das micro e pequenas empresas no Brasil.

Com esse recurso, contratante e contratado podem assinar um contrato a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, portanto, sem a necessidade de ter em mãos o documento em papel e de deslocamento dos envolvidos.

A solução atribui ao contrato a validade necessária para que ele seja considerado legal, tal como acontece com os documentos em papel, que são assinados à mão. Isso é possível porque, em razão de seus mecanismos de integridade, autenticidade e segurança, essa ferramenta tem pleno reconhecimento jurídico no Brasil.

SaaS

Outro recurso que retira a burocracia do processamento contratual é o contrato no modelo SaaS, sigla correspondente a Software as a Service, que em português significa Software como Serviço.

Trata-se de um formato de negócio que permite que os clientes efetuem pagamentos periódicos, que podem ser a cada mês, semestre ou ano, relativos ao uso de softwares baseados em servidores de fornecedores, como é o caso da Netflix, Spotify e do Office 360.

O uso de sistemas de gestão de documentos é uma prática que contribui para tornar o fluxo contratual bem mais simples.

Com programas computacionais que integram informações de clientes, fornecedores e da própria empresa em uma única plataforma, a elaboração, o acesso e o arquivamento de contratos se tornam dinâmicos e rapidamente acessíveis aos usuários previamente autorizados.

Soluções DocuSign

Depois de falarmos sobre opções de oferta de serviços digitais, que tal dar exemplos práticos de como a DocuSign auxilia na sua rotina administrativa? Veja como podemos transformar a sua gestão de contratos com automação e segurança.

DocuSign eSignature

A solução de Assinatura Eletrônica da DocuSign é a mais utilizada no mundo inteiro, principalmente por oferecer uma experiência intuitiva, flexibilidade de pagamento e utilização, além de segurança para todas as partes em um contrato digital.

DocuSign CLM

A DocuSign CLM é uma plataforma completa para gestão do ciclo de vida de contratos, digitalizando e automatizando essa rotina. Trata-se de ferramentas e funcionalidades que simplificam o CLM, otimizando fluxos de trabalho, facilitando a visibilidade de contratos e evitando riscos de segurança.

DocuSign Gen

Para simplificar as fases de elaboração de contrato e fechar negócios com mais celeridade, o DocuSign Gen é uma ferramenta que automatiza a geração de documentos no Salesforce com poucos cliques.

A gestão de contratos é uma prática essencial para que as empresas se mantenham organizadas, produtivas, lucrativas e competitivas no mercado em que atuam. Afinal, a maioria das transações comerciais é feita por meio desse tipo de documento. Ademais, com a automação de processos e ferramentas, a metodologia é otimizada ainda mais, o que possibilita à companhia melhorar os seus processos e aumentar os lucros.

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