Gerador de contrato: prepare seus documentos com o DocuSign CLM

O contrato é o alicerce jurídico de qualquer empresa para garantir o cumprimento de ajustes junto às pessoas físicas e jurídicas. É também um instrumento crucial para a mitigação dos dois principais riscos comerciais: de inadimplência e econômico (perda da satisfação econômica do negócio).

Daí a importância de trabalhar com processos contratuais eficientes, como um gerador de contrato eletrônico. É que alguns estudos demonstram que a maior parte dos problemas judiciais nasce por conta de falhas na elaboração e gestão de contratos.

Isso inclui objeto mal definido, prazos incertos, pouca clareza nas condições de rescisão, além de ineficiências operacionais, como extravios e, até mesmo, erros de digitação. O problema é que um único equívoco nessa formalização pode resultar em indenizações milionárias em Juízo, ou talvez, até no fechamento da empresa.

Considerando esse problema, mostraremos agora o que é um gerador de contrato e por que você precisa dessa transformação digital em seu negócio!

Qual a importância de ter atenção na geração de contratos?

O último grande estudo realizado sobre o tema (An Analysis of the Consequences of Contract Administration Problems for Contract Types) foi feito pelo centro estadunidense de pesquisa científica Macrothink Institute, em 2009. Na época, foi detectado que contratos falhos trazem consequências problemáticas em 63% dos casos.

Na maior parte dos documentos, o que se observa são equívocos de diversas naturezas, os quais vão desde a simples demora na tramitação até a descrição incorreta do objeto. Esse fluxo de imperfeições, em geral, deságua em três principais efeitos: atrasos, aumento de custos e reflexos judiciais.

Com relação aos contratos analisados no levantamento, atrasos superiores a dez dias acarretaram prejuízos em mais de 80% das amostras. O aumento de custo ocorreu em 93,3% dos ajustes.

Em outras palavras, uma empresa que não trabalha com uma plataforma capaz de ser um gerador de contrato e que, em vez disso, ocupa o tempo de muitos funcionários digitando manualmente cada cláusula (ou montando uma “colcha de retalhos”, com base em “CTRL+C e CTRL+V”), invariavelmente, acaba entre os grandes litigantes da justiça. Tudo isso, pela simples falta de método e organização.

Um bom contrato é parte relevante do sucesso empresarial. Logo, é fundamental ter atenção, cuidado e critérios no momento de gerar o documento e gerenciá-lo. Isso justifica o uso de soluções tecnológicas de alta performance, que reduzam ao máximo os erros e o tempo de elaboração.

É nesse contexto que ganham importância soluções como a DocuSign CLM. Ele não apenas gera o contrato com eficiência, mas também, o gerencia de forma efetiva e é capaz até de criar gatilhos após o documento assinado eletrônicamente.

Afinal, que diferença o DocuSign CLM faz em seus contratos?

DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management) é o nome de um conjunto de complementos da solução de assinatura eletrônica DocuSign. O recurso tecnológico para assinar documentos é utilizado por mais de 200 milhões de usuários no mundo, tornando-se referência global na gestão de documental em meio eletrônico.

Mas a assinatura eletrônica é somente uma das funcionalidades da DocuSign CLM, que engloba toda a gestão automatizada de processos contratuais. Com esse sistema baseado em Inteligência Artificial, todo o ciclo de vida de contratos passa a ser feito digitalmente (e com automatizações), desde sua elaboração, passando pela assinatura e tramitação, até seu arquivamento.

Estamos falando de uma completa plataforma de gestão de documentos com recursos de preenchimento automático, versionamento, disparo de alerta antes do vencimento, autocorreções e busca inteligente de contratos arquivados. É um novo conceito em tramitação de contratos, acoplando funcionalidades que permitem a preparação, a ação e o gerenciamento dos documentos. Veja as vantagens geradas com o uso da DocuSign CLM.

Assinatura eletrônica integrada ao ciclo completo de gestão digital

Não adianta apenas assinar eletronicamente e ter que imprimir as folhas para arquivamento físico. Da mesma forma, não faz sentido digitalizar seus processos com uso de scanners: a DocuSign CLM dispensa a impressão de uma folha sequer.

Isso porque a solução tem um conjunto de mais de 350 integrações, de forma a criar um verdadeiro ecossistema tecnológico para que todo o fluxo de documentos corporativos seja feito eletronicamente. Tudo isso, com a mesma validade jurídica dos contratos em papel.

Redução de custos

Sem papel, não há necessidade de compra de resmas. Mas também não há mais razão para desperdiçar capital de giro com materiais de escritório diversos, como canetas, toners, caixas-arquivo, pastas, entre outros percalços financeiros.

Há de se ressaltar que, em última análise, até a locação de grandes salas se torna desnecessária quando se tem uma empresa paperless. Para isso, é preciso ter um gerador de contrato baseado em Inteligência Artificial.

Aumento de produtividade

Há muitos vazamentos invisíveis nas empresas. Já parou para pensar, por exemplo, quanto tempo seus gestores e funcionários gastam assinando manualmente propostas, contratos, declarações e recibos?

Uma pesquisa feita nos Estados Unidos indica que apenas com assinatura, se perde, em média, quatro horas por semana. Quando sua empresa se livra das amarras burocráticas do papel com um gerador de contrato, a produtividade se torna mais alta pelo simples enxugamento de tarefas repetitivas.

Otimização de novas contratações

Aqui, vale a pena citar exemplos de quem já fez e percebeu que funciona. As menções poderiam ser as mais variadas.

Uma delas é o Facebook que, mesmo com todo seu aparato tecnológico, detectou que estava gastando muito tempo com a contratação de funcionários. Eles levavam entre três e cinco dias para integrar os novos colaboradores, o que reduzia a atenção dada a outras demandas.

Ao adotar a DocuSign CLM, a empresa criou um repositório seguro e de interface amigável para o usuário, bem como migrou seus documentos de RH para a nuvem. Assim, passou a economizar cerca de 40 horas por semana com a integração de novas contratações.

Diminuição de riscos

Falamos bastante acima sobre riscos do contrato. Mais que isso, sobre o perigo de não dar a devida atenção à elaboração de um contrato. Um contrato mal-feito deixa a empresa desprotegida, à mercê da honestidade do contratante/contratado.

Um sistema que gerencie contratos eletrônicos representa o fim dos extravios, bem como das deteriorações físicas desses “acordos de vontade”. Isso porque tudo é armazenado em nuvem privada, com inúmeras camadas de segurança, como backups automáticos e criptografia.

É menos risco e menos capital de giro escapando por entre os dedos pelas falhas da tramitação física de documentos.

Qual o passo a passo seguido pelo DocuSign CLM?

O DocuSign CLM está na preparação, execução e gerenciamento do contrato. Ele segue os passos que você verá nos tópicos a seguir.

Criação do documento

Com um gerador de contrato, como o DocuSign CLM, um novo ajuste pode ser criado a partir de uma biblioteca de cláusulas ou, se os ajustes forem repetitivos, a partir de modelos pré-aprovados. Nada de perder tempo digitando (ou errando)!

Assinatura eletrônica

Basta fazer o upload do documento, indicar os locais de assinatura, e-mails e nomes dos interessados, fixar sua firma (por anexação da imagem ou assinatura no tablet) e clicar em “enviar”. Um link será remetido aos demais signatários para abertura e confirmação de suas autenticações.

Automatização do fluxo de processos

Com quem está o documento? Qual é a pendência? Essas são perguntas que não mais existem quando se tem uma solução DocuSign CLM. Ela permite rastreamento completo de cada “papel”, histórico integral de quem abriu, quem e quando assinou, entre outros rastros.

Emissão de alerta e recursos de autocorreções também ajudam a automatizar todo o fluxo de processos. Foi esse grau de automação, além da integração com ferramentas como Salesforce, que fizeram com que a Facebook implementasse em seu RH essa tecnologia.

É que com a assinatura eletrônica, passou a ser desnecessário o uso de papel e de varias versões de documentos armazenados em galpões para uma simples geração automatizada de documentos atrelado a coleta de assinaturas eletrônicas. Levar esse gerador de contrato para dentro da dinâmica da empresa resultou em velocidade e queda nos custos operacionais.

Armazenamento em nuvem privada

Um documento físico está sujeito a roubo, extravio ou, simplesmente, ser danificado involuntariamente. Por exemplo, um café que seja derrubado sobre a única via de um contrato fundamental. Esse pesadelo é encerrado quando os contratos são armazenados em nuvem, com recursos de segurança no nível dos grandes bancos.

Segurança, velocidade, mobilidade, integração, validade jurídica plena e flexibilidade (assinatura eletrônica ou digital) são alguns dos diferenciais que fazem da DocuSign uma referência mundial em digitalização. Mas você também pode se beneficiar de todas as virtudes trazidas por um gerador de contrato apoiado em Inteligência Artificial.

Entre agora em contato conosco e descubra como a assinatura eletrônica DocuSign pode redesenhar o ritmo de sua empresa!