Fluxos de informação e de documentos: entenda a importância para sua empresa

Publicado em 9 de abril de 2020. Atualizado em 12 de outubro de 2022.

Para que um negócio seja produtivo, capte e fidelize clientes, aumente as vendas, mantenha-se em dia com a legislação vigente e preserve a sua imagem no mercado, precisa estabelecer (e usar!) processos administrativos de alta eficiência. Isso inclui a implementação de uma série de ações que visam estruturar de forma apropriada os procedimentos operacionais da companhia.

Nesse sentido, uma iniciativa essencial é o investimento em tecnologias capazes de otimizar o fluxo de documentos que tramitam na empresa, assim como, entender o que são fluxos de informação. Tendo em vista que ambos os assuntos são de extrema relevância dessa implementação, neste texto, traremos informações de ouro a fim de que ela possa ser feita com sucesso.

Para isso, vamos explicar o que são fluxos de documentos e de informação, além de especificar qual a importância de contar com essa metodologia na rotina de uma empresa. Também vamos mostrar como é possível criar um fluxo de documentos altamente organizado e eficiente.

Que tal continuar a leitura e saber de tudo agora mesmo? Vamos lá!

O que são fluxos de documentos?

O cotidiano de qualquer empresa é marcado pela circulação dos mais diversos tipos de documentos, como contratos comuns e SaaS, notas fiscais, ordens de serviço, requisições de compras, propostas e contrapropostas de negócio e ordens de pagamento.

Além de ser de natureza diversa, toda essa documentação tramita em altas quantidades, principalmente, em companhias de médio e grande porte, cujo volume de transações tende a ser maior, envolvendo mais procedimentos administrativos e colaboradores.

Mas o que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como contratos.

De modo geral, para que o fluxo de documentos seja feito de forma bem-sucedida, é necessário o envolvimento de profissionais que atuam em diferentes setores da companhia, assim como a definição de processos detalhados a serem seguidos.

Em um fluxo de documentos, há o ordenamento lógico das ações necessárias para a tramitação documental. Normalmente, nas etapas que constituem o ciclo, existem sub-etapas, entre as quais estão:

• a edição e a revisão na fase de elaboração;
• a inserção de informações complementares durante a execução (como os aditivos, nos contratos);
• a checagem da finalização adequada (como a avaliação do cumprimento das obrigações no instrumento contratual);
• o arquivamento no estágio de encerramento.

Durante todo o fluxo, deve ocorrer o gerenciamento das atividades.

É importante destacar que o fluxo de documentos está inserido em uma prática corporativa mais ampla: o fluxo de trabalho. Por essa razão, o modo como esse ciclo documental é implementado depende dos procedimentos, ferramentas, técnicas e metodologias que a empresa adota em seu cotidiano.

Dessa forma, não existe fórmula mágica, quanto mais dinâmicos e eficientes forem os recursos utilizados pela companhia, mais otimizado será o seu fluxo de documentos.

E o que são fluxos de informação?

Podemos dizer que os fluxos de informação têm uma relação direta com os processos de comunicação que ocorrem na empresa. Em um ambiente organizacional, o ato de se comunicar ocorre de diferentes formas, seja por meio de conversas, seja por meio eletrônico, com e-mail ou mensagens.

Todo esse processo traz e devolve diferentes informações, constituindo no que chamamos de fluxo. Para entender melhor, vamos mostrar um dos conceitos básicos da comunicação que é a relação entre emissor, receptor e a mensagem.

Bem, o emissor é aquele que envia a mensagem, enquanto quem recebe e absorve a informação é o receptor. Em uma empresa, isso ocorre de diferentes formas, o gestor pode comunicar seus funcionários sobre um novo processo, colaboradores podem enviar um e-mail para a gestão informando sobre alguma iniciativa que deu errado etc. Todos esses processos podem ser vistos como fluxo de informação.

Nesse sentido, entender a existência do fluxo e principalmente, encontrar melhores formas de administrá-lo é a única forma de evitar que ocorram erros na comunicação.

Qual a importância de um fluxo de documentos na sua empresa?

Além de estar em conformidade com as boas práticas de gerenciamento de processos, o fluxo de documentos tem função estratégica para a empresa. Isso porque a sua implementação apropriada às demandas operacionais do negócio gera muitas vantagens para a companhia. Na sequência, listamos alguns dos principais motivos que tornam essa prática não apenas importante, mas fundamental. Confira:

• padronização de procedimentos — a sistematização das ações envolvidas nas etapas de tramitação dos documentos estabelece padrões a serem seguidos pelos funcionários, o que dinamiza o seu trabalho;
• diminuição de erros — com a padronização de procedimentos e automação de processos, comuns em fluxos eficientes de documentos, ocorre uma redução significativa de erros;
• melhor acessibilidade — a definição das etapas do ciclo, com a especificação das responsabilidades operacionais de cada setor, permite que os documentos sejam acessados com maior rapidez;
• aumento da segurança — a organização dos documentos de forma padronizada, com o uso de contratos eletrônicos offline e outros arquivos digitais armazenados em nuvem, aumenta a segurança da documentação corporativa;
• melhoria nas integrações — em geral, os fluxos de documentos otimizados utilizam plataformas informatizadas de gestão documental, prática que maximiza a integração dos dados que circulam na empresa;
• redução de custos — com a diminuição de erros, o aumento da segurança e o menor uso de documento em papel ocasionado pela automação, há a redução de despesas operacionais;
• elevação da produtividade — o estabelecimento dos trâmites do fluxo associado ao uso de ferramentas automáticas torna o processo documental mais eficiente, melhorando os índices de produção dos colaboradores.

Como criar um fluxo de documentos eficiente?

O primeiro passo para a criação de um fluxo eficiente é listar todos os tipos de documentos com os quais a companhia trabalha em sua rotina administrativa, de maneira a detalhar as características daqueles que são de uso mais frequente. Na sequência, é necessário mapear a trajetória atual da tramitação desses documentos na empresa, o que permite identificar tanto os procedimentos que estão funcionando quanto os gargalos que precisam ser corrigidos.

Em seguida, chega a hora de estabelecer e caracterizar de modo detalhado as fases do ciclo, de acordo com as especificidades organizacionais da companhia. Definidas tais propriedades, chega o momento de delegar as responsabilidades de tramitação dos setores da empresa, especificando as atribuições que os colaboradores terão nas etapas de elaboração, execução e encerramento de cada documento, bem como prazos de trabalho.

Vale a pena investir na confecção de manuais de orientação sobre todo o funcionamento do fluxo de documentos. Após essas especificações, é essencial iniciar o processo de automação do ciclo, que exige a adoção de recursos informatizados que dinamizam a tramitação documental.

Uma poderosa ferramenta para criar o fluxo de documentos é a DocuSign CLM, plataforma que permite elaborar e gerenciar contratos com base em modelos aprovados previamente, além de localizar com rapidez os arquivos hospedados no seu repositório. Ainda há o DocuSign eSignature, que, com mais de dez aplicações e 350 integrações, possibilita a assinatura dos documentos via qualquer dispositivo, inclusive um celular.

Como otimizar o fluxo de informação?

Lidar com o fluxo de informação, especialmente, controlá-lo pode gerar muitos benefícios para a comunicação da empresa. É a melhor forma de garantir que a companhia esteja alinhada, que tanto os colaboradores quanto os gestores trabalhem em sincronia a fim de atingir os objetivos. Porém, como fazer? Vamos entender três práticas a seguir!

Estabeleça padrões

O foco aqui é definir alguns padrões não só na forma de comunicar, mas também no uso do meio de comunicação. É muito importante que a empresa tenha locais apropriados para divulgar as mensagens e que todos os colaboradores tenham conhecimento sobre quais são.

Quadros, murais e e-mails são uma boa forma de enviar e receber informações. Também, determine um horário de envio, assim, os colaboradores saberão qual é o momento ideal para checar esses locais.

Tenha uma agenda

Tanto para marcar reuniões, eventos e outros compromissos é fundamental que a empresa tenha uma agenda e que ela fique disponível para todos da companhia. Nesse processo, é muito importante estabelecer um padrão de atualização, definindo dias da semana para verificar novos eventos e retirar compromissos desatualizados.

Implemente comunicações com foco nas pessoas

Por fim, a ideia é implementar uma estratégia que tenha relação direta com o comportamento dos gestores e colaboradores. A escuta ativa, técnicas de brainstorming e feedbacks constantes são algumas das formas de fortalecer a comunicação empresarial e torná-la mais humana.

Além disso, oferecem uma ótima oportunidade de melhorar a relação vertical da empresa. De forma que tanto os gestores quanto os funcionários terão condições de falar e também de ouvir, ajudando a complementar estratégias e a melhorar planejamentos. A longo prazo, isso pode causar uma enorme transformação no ambiente de trabalho, tornando um local mais harmonioso. 

O uso de fluxos de documentos e de informação é uma prática obrigatória para a empresa que objetiva melhorar os seus processos operacionais, diminuir custos, ter mais segurança, aumentar a produtividade e, consequentemente, ser mais competitiva no mercado. Para que isso aconteça, é essencial que a companhia invista em recursos tecnológicos capazes de otimizar significativamente o ciclo.

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