7 motivos para investir em uma ferramenta de gestão de documentos no RH

Mulher do rh trabalhando em um tablet

As ferramentas de gestão de documentos no RH estão se tornando cada dia mais vantajosa para quem deseja melhorar a produtividade do departamento e agilizar processos burocráticos. A procura por esse tipo de solução só cresce nos últimos anos e já é possível notar vários cases de sucesso.

Mas afinal, quais as vantagens que esse tipo de ferramenta pode oferecer no dia a dia do departamento pessoal? Neste post, apresentamos algumas histórias de sucesso para você se inspirar e listamos 7 motivos pelos quais vale a pena investir em um sistema de gestão de documentos. Confira!

Cases de sucesso

As ferramentas de gestão documental se mostram cada vez mais eficientes em empresas de todos os portes. Um case bastante interessante que comprova os benefícios da ferramenta é a Loggi. Hoje, 100% dos documentos de RH da empresa são realizados via assinatura eletrônica, o que facilitou todos os processos.

A Loggi trabalha com cerca de 400 admissões por mês, ou seja, seria necessária a impressão de muitos papéis, gerando uma demanda bastante cansativa e passível de erros. Com a aquisição das soluções do DocuSign Agreement Cloud, foi possível automatizar as tarefas operacionais e realizá-las com muito mais agilidade e eficiência.

Outro case que mostra o sucesso das ferramentas de gestão inteligente de RH é a GuiaInvest. Utilizando as soluções da DocuSign, a plataforma de investimentos conseguiu reduzir em 50% o tempo de contratação de novos colaboradores, além de otimizar seu espaço físico de arquivamento.

7 motivos para apostar na ferramenta de gestão de documentos 

Quer entender como uma ferramenta de gestão de documentos para RH pode fazer a diferença, na prática, na jornada de trabalho do departamento? A seguir, listamos 7 razões para você considerar a implantação.

1. Redução de custos

Você já parou para pensar em quanto dinheiro seu departamento pessoal gasta com impressão de documentos? Isso sem falar no espaço físico necessário para arquivar toda a papelada. Com uma ferramenta de gestão de contratos, você consegue minimizar o uso de papel e arquivar todos os processos importantes diretamente na nuvem.

Além disso, agilizando processos burocráticos, sobra mais tempo para que a equipe de RH foque o que realmente importa: treinar, engajar e ajudar os colaboradores a melhorar seu desempenho, diminuindo, assim, as taxas de turnover e os gastos com a rotatividade de funcionários.

2. Aumento da produtividade

Realizando uma gestão digital de documentos, você também ajuda na melhora da produtividade da equipe. Isso porque esse tipo de solução torna os processos mais ágeis e escaláveis, otimizando o gerenciamento de contratos, o controle de ponto, férias e outras demandas diárias.

Com as assinaturas eletrônicas, por exemplo, o time de RH não precisará mais esperar longos períodos para receber o retorno de contratos e formulários e conseguirá dar um prosseguimento mais rápido e eficiente aos processos. Assim, sua equipe poderá lidar com as jornadas de trabalho de forma mais produtiva, com tempo para realizar outras funções importantes que acabam sendo deixadas de lado.

3. Diminuição de erros

O departamento pessoal tem uma rotina bastante atribulada e que, ainda assim, exige muita concentração e atenção aos detalhes. Afinal, qualquer erro de digitação em algum documento pode causar prejuízos, tanto aos funcionários quanto à empresa.

Uma grande vantagem de automatizar a gestão de documentos é, portanto, a diminuição de falhas. Ferramentas de gestão conseguem apontar erros e inconsistências, além de mostrar as últimas alterações e todos os dados importantes em uma única tela, o que facilita a visualização do processo como um todo.

4. Simplificação de processos

Processos como contratações e desligamentos costumam ser bastante demorados e exigem diversas etapas e documentos. Assim, automatizar parte dessas etapas torna a rotina do RH mais ágil e dinâmica.

Com um sistema de gestão, é possível coletar de forma digital os documentos necessários e fazer a assinatura eletrônica, o que otimiza não só o tempo da equipe de RH, mas também, dos funcionários envolvidos no processo. Além disso, a digitalização evita extravios e a perda de documentos, que podem fazer com que todo o contrato precise ser refeito.

5. Relatórios em tempo real 

Se antes o setor de RH precisava imprimir inúmeros documentos para fazer um cruzamento de dados e criar relatórios de produtividade, com a automatização, isso não é mais necessário. Isso porque, com um sistema integrado, é possível criar relatórios e acompanhar indicadores de desempenho com apenas alguns cliques.

Com gráficos e relatórios simples, a equipe pode traçar estratégias e metas para o crescimento do negócio. Além disso, você pode acompanhar, em tempo real, indicadores importantes, como o nível de satisfação dos funcionários, as taxas de turnover e os índices de absenteísmo.

6. Segurança de dados

Muitas empresas ainda utilizam planilhas ou arquivos de texto para a elaboração de documentos importantes do RH, e isso não é nada seguro. Esse tipo de arquivo fica guardado na memória do computador e, mesmo quando protegido por senha, está vulnerável em casos de problemas técnicos com a máquina.

Como boa parte dos registros desse departamento são sigilosos, a melhor forma para garantir a segurança dos dados é optar por programas de gerenciamento de documentos, que previnem vazamentos de informações e garantem que os arquivos fiquem salvos na nuvem por tempo indeterminado.

7. Adaptação à legislação vigente

Ao longo do tempo, as leis trabalhistas sofrem algumas modificações. Pode ser difícil acompanhar todas elas e garantir que todos os documentos elaborados estejam dentro das modificações.

Um software de gestão documental, no entanto, pode ser atualizado constantemente, assegurando que todos os processos estejam adequados à legislação vigente, o que previne futuros problemas jurídicos.

Uma ferramenta de gestão de documentos no RH é a melhor forma de agilizar processos, garantindo mais produtividade e eficiência para sua equipe. Na hora de contratar a solução, é importante buscar empresas que tenham know-how no assunto e consigam suprir todas as demandas do setor.

O DocuSign Agreement Cloud para Recursos Humanos é uma solução inovadora que auxilia o departamento em toda a sua jornada de trabalho. Com a ferramenta, nossos clientes conseguem concluir cerca de 82% dos contratos em menos de um dia. Quer colocar essa ideia em prática na sua empresa? Acesse nosso site e faça um teste gratuito.

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