Como agilizar as fases da gestão de documentos?

fases da gestão de documentos

Você sabia que cada documento corporativo é xerocado, impresso ou digitalizado, em média, 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões são desnecessárias? Sabia também que as empresas gastam cerca de US$ 120 para arquivar cada papel e que, na primeira busca, entre 10% e 20% dos documentos não são encontrados? Isso ocorre por gaps nas fases da gestão de documentos.

Mas como prover mais agilidade no ciclo de vida de contratos ou nas etapas de tramitação de propostas comerciais, aditamentos ou atestados? É isso que este artigo se propõe a resolver hoje em sua empresa!

Quais são as “3 Idades” dos documentos?

Em primeiro lugar, é preciso não confundir as fases da gestão de documentos (que veremos a seguir) com os 3 momentos de um documento (chamados de “Teoria das 3 Idades Documentais”). Nessa última perspectiva, entende-se que cada documento passa por 3 períodos bastante distintos:

  • 1º momento: fase em que o documento tem ampla circulação e utilização;
  • 2º momento: fase em que o documento não é mais tão acessado (porque as demandas decorrentes de seu conteúdo já foram sanadas). Entretanto, por conta da solução recente, sua guarda deve privilegiar a localização rápida, dado que seu resgate ainda pode ser necessário;
  • 3º momento: fase em que o documento não é mais usado, devendo ser armazenado apenas para efeito de controle (pelo prazo legal, até o descarte).

Os documentos dispostos ao longo dessas “3 Idades” recebem, respectivamente, os nomes de “arquivos correntes”, “arquivos intermediários” e “arquivos permanentes”.

Quando falamos sobre o ciclo de vida dos documentos, não estamos abordando essa ótica temporal, mas sim as etapas operacionais de um contrato, da sua geração até seu arquivamento. O ciclo de vida documental diz respeito a todo o fluxo que o impulsiona, especialmente na fase corrente (até seu arquivamento, temporário ou definitivo).

Embora o arquivamento também necessite ser ágil e passível de localização instantânea, é na primeira idade que precisamos ter atenção redobrada, já que ela costuma frear a velocidade das operações empresariais.

Vamos ver mais detalhadamente as fases da gestão de documentos que englobam toda a 1ª idade (e, às vezes, a 2ª), até seu “sepultamento”, que se dá com o arquivamento definitivo.

Quais são as etapas que compõem o ciclo de vida de um documento?

Do momento “zero” (em que o documento ainda não foi criado) até seu arquivamento, qualquer papel que circula pela empresa passa pelas etapas a seguir.

Produção

Como você pensou, essa é a gênese do documento. É o momento posterior à venda, por exemplo, em que o representante comercial pede a algum funcionário que redija o contrato, a fim de selar o negócio acordado.

Essa fase é chave tanto do ponto de vista jurídico quanto operacional. Sob a ótica jurídica, sua importância está na necessidade de conseguir modular o ajuste firmado dentro do escopo legal, de tal forma que não seja deixada nenhuma brecha que permita à outra parte descumprir os pontos celebrados (como pagamento ou renovação automática).

Já conforme o olhar operacional, essa fase da gestão de documentos deve ter velocidade e “erro zero”. Mas como fazer isso quando o documento precisa ser inteiramente digitado no Word, com pouquíssimos recursos de importação?

Tramitação

O produto da etapa anterior é o surgimento de uma minuta, uma redação ainda não definitiva do documento, que precisa passar pela aprovação dos superiores e dos outros signatários. Tal momento impõe uma sequência de atos manuais que costumam estancar a produtividade corporativa.

Em uma empresa com baixo grau de transformação digital, a minuta é levada manualmente (ou, no máximo, por e-mail) à mesa da chefia. Mais um entre pilhas de outros papéis pendentes de avaliação, não raramente esse rascunho permanece na mesa da gerência (ou diretoria) por mais de uma semana, até que o “ok” seja dado.

Com isso, a redação preliminar está pronta, não para a assinatura, mas para a remessa aos demais envolvidos (geralmente, por e-mail), cujo retorno costuma também demorar mais de uma semana (isso quando a mensagem não se perde na caixa de spam ou entre os milhares de e-mails de cada destinatário). As fases da gestão de documentos manuais se arrastam pelos dias.

Após a aprovação da minuta (já se passaram aqui ao menos 3 semanas), o documento está pronto para assinatura. O problema é que ele, quando físico, exige retorno à mesa da mesma chefia do início do processo, e lá se vão mais alguns dias.

Em seguida, deve ser feita uma remessa (postal ou por motoboy) aos demais interessados (para coleta das demais subscrições).

Tudo isso superado, é hora de levar as vias contratuais a um estabelecimento notarial para o reconhecimento de firmas. Aqui se perdem mais alguns dias e muito dinheiro (impressão, motoboy, custos cartorários etc).

Utilização e Avaliação

Por fim, as vias são entregues. Entramos, então, em uma nova etapa das fases da gestão de documentos, a do Uso, na qual as cláusulas estipuladas têm plena vigência. Se não houver mais nada a ser feito, passa-se diretamente à próxima etapa, de Avaliação.

A Avaliação engloba a definição do prazo de guarda e o modo de arquivamento, bem como a efetivação de eventuais registros em sistema para municiar a empresa de informações (como nome das partes, objeto, validade e penalidades previstas).

Arquivamento

Toda essa via crucis completada, é possível arquivar o documento. Perceba que entre as fases da gestão de documentos, esta etapa se sobrepõe a duas “idades” da gestão arquivística (a dos arquivos intermediários e definitivos).

Lembra que falamos sobre eles? Pois bem, esse é o momento da “memória corporativa”, em que os documentos são alocados de maneira a permitir rápida localização em caso de necessidade. Depois dos prazos definidos na tabela de temporalidade, podem ser descartados.

Como otimizar o processo de gestão de documentos?

Você já tinha parado para pensar que cada novo contrato, declaração, certidão ou aditamento que você emite passa por essa insanidade administrativa?

Pois é, esse workflow manual (baseado em editores de texto, impressões, assinaturas à caneta e chancelas notariais) derruba a empresa silenciosamente. Ele corrói sua agilidade, sua capacidade de flexibilização, tornando-a muito mais cara, burocrática e ineficiente.

Ao longo dessa estrada, seu administrativo se depara com extravios, retorno dos papéis por erros de digitação, perda de prazos, entre outros percalços. Não à toa vemos frequentemente depoimentos de empresas que testemunham, após adotarem soluções de transformação digital, registro de economias que ultrapassam R$ 500 mil/ano.

Não importa se sua empresa é micro, PME ou multinacional. Todas precisam de agilidade, mobilidade, redução de custos e mais eficiência, o que se alcança, como passo fundamental, com a digitalização da gestão de documentos.

Você pode também alcançar níveis de economia como o citado acima, em todas as fases da gestão de documentos, mediante a implementação de soluções como as da suíte Agreement Cloud DocuSign.

Uma delas, a DocuSign CLM, automatiza todo o seu ciclo de gestão de documentos, trazendo modelos pré-aprovados de contratos, biblioteca de cláusulas, controle e rastreamento de cada movimento do arquivo,  Inteligência Artificial, versionamento do documento, templates pré prontos e arquivamento com ferramentas de busca instantânea.

Completando esse ciclo virtuoso da gestão do conhecimento, o uso da assinatura eletrônica permite que dezenas de pessoas assinem o mesmo documento quase simultaneamente (e em poucos minutos), ainda que estejam em áreas geográficas distintas.

Uma ferramenta como o eSignature DocuSign apresenta suporte para 43 idiomas (facilitando a aposição da firma por parceiros estrangeiros), possibilita autenticação de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo com acesso à Internet, além de prover mais de 350 integrações (Salesforce, SAP, Microsoft, Google etc.).

O uso desse tipo de tecnologia (com custo passível de ser gerenciado até por PMEs) é o único caminho para escapar do castigo de colocar um “piano administrativo” sobre as costas da empresa, conforme esmiuçado neste artigo.

Você também pode verificar, na prática, como a transformação digital faz diferença nas fases da gestão de documentos: experimente agora, gratuitamente (por 30 dias), a ferramenta de assinatura eletrônica DocuSign e mude a história de seus negócios!

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