Já ouviu falar em identidade digital? Você pode não saber o conceito, mas certamente conhece os efeitos. Na esfera tributária, a maior parte das obrigações acessórias já é entregue por via digital. Na esfera legal, o Processo Judicial eletrônico (PJe) torna iminente a extinção do processo físico e, atualmente, petições, contestações e sentenças são feitas e enviadas totalmente em ambiente virtual. Mas não é só isso.

Nas empresas, os altos custos de emissão e tramitação dos documentos físicos (como impressões, logísticas de envio para signatários, reconhecimentos cartorários e armazenamento) explicam por que quase tudo já é assinado eletronicamente. Até nos consultórios médicos e odontológicos, bem como nos hospitais, já existem profissionais assinando receituários pelo computador/celular.

Além disso, o crescimento da gestão de documentos em nuvem e as inovações como Big Data e Internet das Coisas (IoT) empurram até mesmo as pessoas mais resistentes a imergirem na realidade que muitos já chamam de 4ª Revolução Industrial. Ou seja, a era digital em que estamos vivendo exige que o universo corporativo empregue os recursos tecnológicos em prol do seu desenvolvimento contínuo no universo mercadológico.

Todas as situações brevemente indicadas foram executadas por meio de identidade digital, o mecanismo que vem transformando a forma de reconhecimento identitário. E não importa se você é empresário, profissional liberal ou até mesmo estudante: tenha certeza de que um dia você ainda vai precisar da sua. Hoje você vai entender por quê. Continue a leitura e descubra os motivos pelos quais esse recurso vai deixar sua vida muito mais prática e segura!

O que é a identidade digital?

Conceitualmente, uma identidade digital é a representação dos dados de um usuário (pessoa física ou jurídica) no ambiente virtual. Estamos falando de um termo bastante genérico, que, com base em princípios de integridade e autenticidade de informações, envolve qualquer forma de validar a autoria de um ato executado de forma remota, por meio de ferramentas da web. Entre essas modalidades de validação, estão:

  • senhas alfanuméricas, como as utilizadas para acesso a sites e aplicativos bancários;
  • biometria, para a autenticação em caixas eletrônicos, por exemplo;
  • assinatura digital, que ocorre por meio de um certificado digital;
  • qualquer outra forma de assinatura eletrônica.

Essa validação virtual envolve um imenso rol de informações organizadas, atualizadas e codificadas, de conhecimento exclusivo de seu proprietário, as quais asseguram muito mais proteção nas transações, rapidez em trâmites burocráticos e redução de custos em processos administrativos. Por ser altamente seguro, esse mecanismo evita a enorme quantidade de estelionatos que envolvem assinaturas manuscritas.

Tudo isso com a mesma validade jurídica de um documento impresso assinado à caneta pelo seu portador. No entanto, a expressão identidade digital também tem um significado mais restrito, podendo se referir a um documento de identificação pessoal cuja emissão é feita por órgãos governamentais competentes. Trata-se do Documento Nacional de Identidade, sobre o qual falaremos a seguir.

O que é o Documento Nacional de Identidade?

É a identidade digital, que, muito em breve, será utilizada pelos brasileiros em todo o território nacional. Com a sigla DNI, o Documento Nacional de Identidade foi inicialmente idealizado para servir à identificação de eleitores. Em sua fase de testes, ele foi emitido, em um primeiro momento, para os servidores do Ministério do Planejamento, Serpro e Tribunal Superior Eleitoral no ano de 2018.

Com base em recursos da tecnologia Serpro, que conta com informações da Justiça Eleitoral e da Receita Federal, essa identidade digital integra os dados constantes no Registro Geral (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF) e título de eleitor de cada usuário, tornando-se uma base unificada e autêntica. Sua utilização dispensa a apresentação dos documentos que dão origem às informações que ela reúne.

Por enquanto, o acesso ao Documento Nacional de Identidade é feito por meio de dispositivos móveis, como tablets e smartphones. O uso da identidade digital exige o registro biométrico do cidadão no Tribunal Superior Eleitoral e o consequente download do aplicativo para efetuar um cadastro prévio. Na sequência, o usuário deve ir pessoalmente até a instituição eleitoral conveniada para a certificação e a validação dos dados.

O aplicativo utilizado nesses equipamentos móveis agrupa informações biográficas, biometria, foto e um QR Code de validação com 20 caracteres que, por ser renovado a cada uso do aplicativo, vincula-se à data e ao horário de sua geração. Os dados que serão gerados nos dispositivos dos usuários são codificados com base em criptografia, o que propicia segurança ao processo informacional.

O DNI tem validade em todo o Brasil. De curto a médio prazo, esse documento poderá substituir outros formatos de identificação voltados para as mais diferentes finalidades. A meta do governo é que dados como os presentes na Carteira de Habilitação Nacional Digital, Pis, Pasep, NIT, título de eleitor e CPF sejam inseridos em um único documento, facilitando a vida do usuário e elevando o nível de proteção do sistema.

A identidade digital é estruturada em procedimentos de segurança que buscam garantir a autenticidade e a integridade do seu conteúdo. O DNI vai evitar fraudes, assegurando que ninguém seja capaz de se passar por outro cidadão em situações que exijam identificação pessoal por organizações públicas e privadas. Esse alto nível de proteção é possibilitado pela utilização de informações biométricas, que são únicas em cada sujeito.

Outra ação a ser implantada é a inserção do número do DNI nos documentos de identidade que são emitidos pelos estados da federação. Hoje em dia, o sistema de identificação nacional é feito por regiões, de modo que um mesmo indivíduo pode ter diversas identidades em vários estados. Com o formato digital, o problema dessa multiplicidade é extinto, já que há a comparação instantânea das informações biométricas na base de dados.

O processo de expedição de identidade digital já está sendo iniciado por meio de ações executadas pelo programa Identificação Civil Nacional (ICN) em todo o Brasil. O DNI é formado por um número de identificação constituído por 9 dígitos, o qual é individual para cada usuário e alocado internamente, e pela numeração dos outros documentos pessoais do cidadão, como CPF, CNH, NIT e título eleitoral. Tudo para diminuir a burocracia e agilizar processos.

Qual é a diferença entre assinatura digital, certificado digital e assinatura eletrônica?

Depois de explicarmos o que é o DNI, ou seja, a futura identidade digital oficial, vamos mostrar as diferenças entre assinatura digital, certificado digital e assinatura eletrônica. Pode ser que você já tenha alguma noção sobre o que seria cada um desses elementos, mas, para contextualizar este artigo, é importante que você tenha clareza na distinção de todos esses nomes. Isso vai facilitar seu entendimento sobre identidade digital, em sentido amplo.

Nesse contexto, a primeira coisa que você precisa saber é que assinatura eletrônica consiste em uma série de tipos de validações no ambiente virtual. Por isso, pode ser implantada através de diferentes formatos, a depender da atividade que exige a firma de um signatário. Ou seja, trata-se de um gênero composto por muitas espécies. Entre as modalidades de assinatura eletrônica, podemos listar:

  • senhas — códigos secretos usados como forma de reconhecimento;
  • biometria — reconhecimento facial, validação por verificação da íris e da retina, análise das digitais e até mesmo o escaneamento da forma de andar (já existem bancos que fazem essa autenticação por meio das câmeras de segurança);
  • aceite digital — em geral, presente no final de formulários, esse tipo de assinatura eletrônica exige que você marque uma caixa, posicionada ao lado de frases como “concordo com os termos e condições desse contrato”;
  • assinatura digital — conjunto de operações matemáticas e algorítmicas que são usadas em um complexo processo de criptografia, objetivando validar cada documento com uma codificação exclusiva mediante um certificado digital.
  • assinatura eletrônica de documento — símbolo ou processo eletrônico, anexo ou logicamente associado a um contrato ou outro documento e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro, objetivando validar cada documento com sua a autenticidade do autor e a integridade do documento.

Em resumo, todas as autenticações feitas na esfera computacional por um usuário são formas de assinatura eletrônica. Dentre elas, a assinatura digital e a assinatura eletrônica são as mais usadas, exatamente por utilizarem todo um sistema de codificação matemática atrelada a cada documento, o que faz com que uma simples tentativa de adulteração o invalide completamente.

Pois bem, dentre todas as variações de identidades digitais, as mais comuns são a assinatura digital (que, em geral, é executada via e-CPF e e-CNPJ) e a assinatura eletrônica, cuja emissão é realizada por meio de uma plataforma específica. Nos próximos tópicos, vamos saber um pouco mais sobre cada um desses dois tipos.

O que é e-CPF?

O e-CPF é o certificado digital da pessoa física, por meio do qual um cidadão pode efetuar ações como:

  • participar de leilões eletrônicos;
  • efetuar transações bancárias;
  • assinar declarações e contratos (como os de aluguel) sem os altos custos e a burocracia dos reconhecimentos de firmas cartoriais;
  • ter acesso a recursos exclusivos na entrega das informações de imposto de renda, como a declaração pré-preenchida;
  • consultar dados cadastrais e atualizar seu endereço no e-CAC da Receita Federal;
  • receber mensagens do Fisco por meio da plataforma da própria Receita Federal, o que inclui informações sobre alterações na legislação tributária;
  • verificar antecipadamente se há alguma pendência na Declaração de Ajuste Anual remetida à Receita (bem antes de receber uma notificação, de forma a ganhar tempo no caso de restituições);
  • recuperar cópias das declarações de imposto de renda que foram transmitidas em anos anteriores;
  • emitir 2ª via de DARFs a partir de 1993;
  • agendar atendimento presencial em um dos postos da Receita Federal.

Assim, o uso dessa identificação digital está voltado para a realização de atividades financeiras em instituições bancárias, celebração de contratos comerciais entre as partes envolvidas em um acordo e ações que envolvem o fisco. Os documentos necessários para a geração do e-CPF são:

  • RG e CPF físicos;
  • comprovante de residência;
  • cartão do PIS (para Conectividade Social);
  • extrato do FGTS (para Conectividade Social);
  • Cartão Cidadão (para Conectividade Social).

O que é e-CNPJ?

Já o e-CNPJ é a identidade digital da pessoa jurídica, voltadas para usuários que atuam no universo corporativo. Dessa forma, trata-se de um documento eletrônico em forma de certificado digital que permite aos gestores empresariais obter certidões em tempo real, acompanhar processos tributários pela internet, assinar contratos em poucos segundos (evitando também a alta burocracia cartorária), entre outras muitas facilidades, tais como:

  • consultar seus dados cadastrais da empresa, ter acesso a intimações referentes a DCTF, além de imprimir DARFs.
  • verificar a situação fiscal da pessoa jurídica proprietária desse documento digital;
  • consultar todas as declarações que já foram transmitidas (banco de dados completo das obrigações acessórias prestadas pela empresa);
  • agendar atendimento presencial em um dos postos da Receita Federal;
  • receber mensagens do Fisco diretamente pela plataforma acessada via e-CNPJ.

Dessa maneira, a utilização de tal modalidade de identificação digital é direcionada ao controle e à execução de ações financeiras, fiscais e tributárias pelos gestores de uma corporação, seja qual for o seu porte ou segmento. É importante destacar que existem dois tipos de e-CNPJ, os quais variam de acordo com a forma de armazenamento e o tempo de validade da certificação:

  • A1: são armazenados em seu computador pessoal e possuem validade de 1 ano;
  • A3: são considerados mais seguros, por serem armazenados em tokens ou cartões inteligentes. Exatamente por isso, possuem validade mais extensa, de 3 anos.

Os documentos exigidos para a emissão do e-CNPJ são:

  • contrato e posteriores alterações;
  • cartão físico do CNPJ do interessado;
  • documento de identificação do represente legal da empresa e comprovante de residência.

O que é assinatura eletrônica via plataforma específica?

Mas você não precisa ter um certificado digital para desfrutar das muitas facilidades da autenticação no ambiente virtual. Existem plataformas de assinatura eletrônica (validação dentro da própria plataforma, após logar-se na área restrita) que garantem rapidez e segurança no registro da autoria de seus documentos. E é exatamente pela sua simplicidade de uso que esses recursos têm sido os mais utilizados no mercado.

A DocuSign (líder global no segmento de assinatura eletronica), por exemplo, tem mais de 200 milhões de usuários de sua solução em assinatura e gestão de documentos eletrônicos (DocuSign Agreement Cloud) ao redor do mundo. Isso mostra que o uso de assinaturas eletrônicas já é uma realidade e tende a se propagar ainda mais, principalmente quando levamos em conta que a automação de documentos é uma tendência irreversível.

Basta fazer o login na plataforma, prover o upload do documento (em Word, Excel, PDF, etc. ou direto em um documento já pré-estabelecido via integração), assiná-lo com apenas um clique e remetê-lo aos demais envolvidos. Estes, por sua vez, receberão em seus e-mails um link, através do qual será solicitado acesso e posterior assinatura. Tudo em poucos minutos e com a possibilidade de assinar remotamente usando o celular.

É importante lembrar também que a assinatura eletrônica tem a mesma validade de um documento assinado à caneta, conforme o § 1º do artigo 12 da Medida Provisória 2.200-2/2001. Os documentos exigidos para criar uma conta na DocuSign são, basicamente, RG, CPF e comprovante de residência.

A identidade digital tem tudo para fazer uma verdadeira revolução na forma como os usuários, tanto os físicos como os jurídicos, se identificam no mundo virtual. Além de serem muito mais seguros e precisos do que os documentos emitidos em papel, os documentos de identificação eletrônica conferem maior praticidade e rapidez a todas as atividades que exigem a autenticação e a certificação, otimizando processos e aprimorando transações.

Vamos otimizar os processos de identificação e tornar as operações corporativas mais eficientes? Então, fale já com a DocuSign!

https://go.docusign.com.br/o/trial/