Já ouviu falar em identidade digital? Você pode não saber o conceito, mas certamente conhece os efeitos. Na esfera tributária, a maior parte das obrigações acessórias já é entregue por via digital; na esfera legal, o Processo Judicial eletrônico (PJe) torna iminente a extinção do processo físico e, atualmente, petições, contestações e sentenças são feitas e enviadas totalmente em ambiente virtual. Mas não é só isso.

Nas empresas, os altos custos dos documentos físicos (impressões, reconhecimentos cartorários, armazenamento, impressões) explicam por que quase tudo é assinado eletronicamente. Até nos consultórios médicos já existem profissionais assinando receituários pelo computador/celular.

O crescimento da gestão de documentos em nuvem e as inovações como Big Data e Internet das Coisas (IoT) empurram até os mais resistentes a imergirem na que muitos já chamam de 4ª Revolução Industrial.

Todas as situações descritas foram executadas por meio de identidade digital. E não importa se você é empresário, profissional liberal ou estudante: tenha certeza de que um dia você ainda vai precisar da sua. Hoje você vai entender por quê.

O que é a identidade digital?

Conceitualmente, identidade digital é a representação dos dados do usuário (pessoa física ou jurídica) no ambiente virtual. Estamos falando de um termo genérico, que envolve qualquer forma de validar a autoria de um ato a distância, pela web:

  • senhas alfanuméricas, como as utilizadas para acesso a sites bancários;
  • biometria, para a autenticação em caixas eletrônicos, por exemplo;
  • assinatura digital, que ocorre por meio de um certificado digital;
  • qualquer outra forma de assinatura eletrônica.

Essa validação virtual envolve um imenso rol de informações organizadas, atualizadas e codificadas, de conhecimento exclusivo de seu proprietário, as quais asseguram muito mais segurança nas transações (vide a enorme quantidade de estelionatos envolvendo assinaturas manuscritas), rapidez em trâmites burocráticos e redução de custos em processos administrativos. Tudo isso com a mesma validade jurídicade um documento assinado à caneta.

Qual a diferença entre assinatura digital, certificado digital e assinatura eletrônica?

Pode ser que você já tenha noção sobre o que seria cada um desses elementos, mas, para contextualizar este artigo, é importante que você tenha clareza na distinção de todos esses nomes. Isso vai facilitar seu entendimento sobre identidade digital.

Nesse sentido, a primeira coisa que você precisa saber é que assinatura eletrônica é uma série de tipos de validações no ambiente virtual. Ou seja, trata-se de um gênero composto por muitas espécies:

  • senhas: códigos secretos usados como forma de reconhecimento;
  • biometria: reconhecimento facial, validação por verificação da íris e da retina, análise das digitais e até escaneamento da forma de andar (já existem bancos que fazem essa autenticação por meio das câmeras de segurança);
  • aceite digital: presente no final de formulários, ele exige que você marque uma caixa, posicionada ao lado de frases como “concordo com os termos e condições desse contrato”;
  • assinatura digital: conjunto de operações matemáticas e algorítmicas que são usadas em um complexo processo de criptografia, objetivando validar cada documento com uma codificação exclusiva mediante um certificado digital.
  • assinatura eletrônica de documento: símbolo ou processo eletrônico, anexo ou logicamente associado a um contrato ou outro documento e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro, objetivando validar cada documento com sua a autenticidade do autor e a integridade do documento.

Em resumo, todas as autenticações feitas na esfera computacional são formas de assinatura eletrônica. Dentre elas, a digital e a eletrônica são as mais usadas, exatamente por utilizar todo um sistema de codificação matemática atrelada a cada documento, o que faz com que uma simples tentativa de adulteração o invalide completamente.

Pois bem, dentre todas as variações de identidades digitais, as mais comuns são a assinatura digital (via e-CPF e e-CNPJ) e a assinatura eletrônica via plataforma específica. Vamos saber um pouco mais sobre elas.

O que é e-CPF?

O e-CPF é o certificado digital da pessoa física, por meio do qual um cidadão pode:

  • participar de leilões eletrônicos;
  • efetuar transações bancárias;
  • assinar declarações e contratos (como os de aluguel) sem os custos e a burocracia dos reconhecimentos de firmas;
  • ter acesso a recursos exclusivos na entrega das informações de imposto de renda, como a declaração pré-preenchida;
  • consultar dados cadastrais e atualizar seu endereço no e-CAC da Receita Federal;
  • receber mensagens do Fisco por meio da plataforma da própria Receita Federal, inclusive informações sobre alterações na legislação tributária;
  • verificar antecipadamente se há alguma pendência na Declaração de Ajuste Anual remetida à Receita (bem antes de receber uma notificação);
  • recuperar cópias das declarações transmitidas anteriormente;
  • emitir 2ª via de DARFs a partir de 1993;
  • agendar atendimento presencial em um dos postos da Receita Federal.

Documentos necessários:

  • RG e CPF;
  • comprovante de residência;
  • cartão do PIS (para Conectividade Social);
  • extrato do FGTS (para Conectividade Social);
  • Cartão Cidadão (para Conectividade Social).

O que é e-CNPJ?

Já o e-CNPJ é a identidade digital da pessoa jurídica, ou seja, um documento eletrônico em forma de certificado digital que permite aos gestores empresariais obter certidões em tempo real, acompanhar processos tributários pela internet, assinar contratos em poucos segundos (evitando também a alta burocracia cartorária), entre outras muitas facilidades, tais como:

  • consultar seus dados cadastrais da empresa, ter acesso a intimações referentes a DCTF, além de imprimir DARFs.
  • verificar a situação fiscal da pessoa jurídica;
  • consultar todas as declarações transmitidas (banco de dados completo das obrigações acessórias prestadas pela empresa);
  • agendar atendimento presencial em um dos postos da Receita Federal;
  • receber mensagens do Fisco diretamente pela plataforma acessada via e-CNPJ.

É importante destacar que existem dois tipos de e-CNPJ:

  • A1: são armazenados em seu computador pessoal e possuem validade de 1 ano;
  • A3: são considerados mais seguros, por serem armazenados em tokens ou cartões inteligentes. Exatamente por isso, possuem validade mais extensa, de 3 anos.

Documentos necessários:

  • contrato e posteriores alterações;
  • cartão do CNPJ;
  • documento de identificação do represente legal da empresa e comprovante de residência.

O que é assinatura eletrônica via plataforma específica?

Mas você não precisa ter um certificado digital para desfrutar das facilidades da autenticação no ambiente virtual. Existem plataformas de assinatura eletrônica (validação dentro da própria plataforma, após logar-se na área restrita) que garantem rapidez e segurança no registro da autoria de seus documentos. Exatamente pela sua simplicidade de uso, esses recursos têm sido os mais utilizados no mercado.

A Docusign (líder global neste segmento segmento), por exemplo, tem mais de 200 milhões de usuários de sua solução em assinatura e gestão de documentos eletrônicos (Digital Transaction Management) ao redor do mundo.

Basta fazer o login na plataforma, prover o upload do documento (em Word, Excel, PDF, etc. ou popular direto em um documento já pré-estabelecido via integração), assiná-lo com apenas um clique e remetê-lo aos demais envolvidos. Estes, por sua vez, receberão em seus e-mails um link, através do qual será solicitado acesso e posterior assinatura. Tudo em poucos minutos e com a possibilidade de assinar remotamente usando o celular.

É importante lembrar também que a assinatura eletrônica tem a mesma validade de um documento assinado à caneta, conforme o § 1º do artigo 12 da Medida Provisória 2.200-2/2001. Os documentos exigidos para criar uma conta na Docusign são, basicamente, RG, CPF e comprovante de residência.

Percebeu as vantagens de ter uma identidade digital? Então conheça mais detalhes sobre a assinatura eletrônica e sua versão via certificado digital! Até a próxima!

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