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Escritório digital: o que você precisa saber para ter um

Cada vez mais empresas vêm usando a terceirização para diminuir custos e aumentar a produtividade. Essa estratégia permite que atividades acessórias sejam realizadas por fornecedores qualificados, possibilitando que o contratante concentre seus esforços e recursos em atividades centrais, no core business.

Hoje, o outsourcing envolve empresas de limpeza e zeladoria, segurança, TI, comunicação e muito mais. E graças ao avanço da tecnologia, já é possível terceirizar serviços e espaços que antes demandavam uma internalização de atividades. É o caso, por exemplo, do escritório digital.

Neste post, vamos mostrar como serviços na nuvem, assinatura digital, sistemas de videoconferência e outras soluções tecnológicas permitem que uma empresa terceirize a infraestrutura do seu escritório, alcançando a otimização com recursos digitais. Ficou interessado? Então continue lendo!

O que é um escritório digital?

Montar e manter um escritório físico exige o investimento em uma série de equipamentos e serviços. Afinal de contas, os funcionários precisam ter à disposição uma boa estrutura para suas atividades, que suporte a gestão de canais de comunicação (como telefones, e-mails e internet banda larga), além de se preocupar com estações de trabalho, salas de reuniões e o que mais for preciso para a execução de um fluxo de trabalho eficiente.

O grande problema aqui costuma ser financeiro, já que tanto o investimento inicial como as despesas recorrentes com limpeza, segurança, energia, aluguel e assim por diante tendem a impactar de maneira considerável o orçamento das empresas. Uma boa solução para isso é terceirizar parte das atividades do escritório — como a limpeza ou a segurança.

Na prática, além de se mostrar um desafio orçamentário, o escritório tradicional oferece pouco em um contexto em que a mobilidade corporativa é tida como diferencial competitivo. Diante disso, várias empresas têm apostado na tecnologia para virtualizar seus escritórios, ganhando agilidade, diminuindo custos e potencializando a mobilidade.

Como exatamente esse modelo funciona?

Em um escritório digital, a maior quantidade possível de tarefas ou estruturas tecnológicas é substituída por soluções de TI. Saem de cena, por exemplo, aqueles enormes armários de metal recheados de pastas em papel, para dar lugar à digitalização de arquivos, armazenamento na nuvem e gestão de documentos feita via plataforma digital.

As próprias estações de trabalho e demais espaços são otimizados com serviços de TI, passando a contar com uma boa estrutura para chamadas de videoconferência, por exemplo. O escritório digital pode ser próprio da empresa, um espaço compartilhado (o famoso coworking) ou até ser replicado em proporções bem menores na casa dos colaboradores.

Aliás, todas essas modalidades que acabamos de citar podem se entrelaçar, sabia? É isso mesmo! A empresa pode contar com os 3 tipos de espaço, desde que garanta uma comunicação rápida e segura entre eles — com o uso de servidores na nuvem compartilhados, por exemplo.

Faz sentido para meu negócio ter um virtual office?

O escritório digital é uma tendência no mundo corporativo por 2 motivos básicos que, não raramente, acabam se confundindo. Estamos falando aqui de necessidade e oportunidade.

Pequenas e médias empresas que contam com um orçamento mais limitado podem usar a digitalização para diminuir custos e concentrar seus recursos nas atividades centrais. Mas empresas de maior porte (que, ao menos em tese, têm mais facilidade para manter uma estrutura física robusta) também podem se beneficiar da diminuição de custos, do aumento da mobilidade e da satisfação dos funcionários com a digitalização de escritórios!

Como já falamos, o benefício mais evidente da adoção de um escritório digital é a diminuição dos gastos que seriam necessários para a montagem e a manutenção de uma infraestrutura física. Mas não para por aí. Podemos citar uma série de outros benefícios desse tipo de recurso, como você verá a partir de agora!

Modernização da gestão

Como o virtual office se baseia em ferramentas de TI, todos os processos passam a ser mediados por recursos digitais, o que melhora a capacidade de uma gestão apoiada em tecnologia.

A documentação do escritório, por exemplo, deixa de ser alocada em armários e pastas, passando a ser digitalizada. Além da preservação do espaço em si, os documentos digitais podem ser guardados e organizados na nuvem, enviados rapidamente por e-mail ou aplicativos, ainda podendo ser geridos em uma plataforma de Digital Transaction Management (DTM).

Aumento da mobilidade

Como as ferramentas de um escritório digital funcionam estruturadas na cloud computing, elas podem ser acessadas mesmo que o funcionário não esteja presente no espaço físico. A própria plataforma DTM, por exemplo, pode ser acessada via dashboards adaptados para dispositivos móveis, assim como outras importantes soluções de gestão, a exemplo do Enterprise Resource Planning (ERP) e do Customer Relationship Management (CRM).

Isso significa que os colaboradores podem continuar produtivos mesmo em situações tradicionalmente vistas como problemáticas, como viagens a trabalho, deslocamento até clientes e até mesmo quando trabalham de casa ou em um espaço de coworking.

Ajuda de especialistas

O escritório digital não conta apenas com ferramentas tecnológicas terceirizadas. Ele também pode contar com vários serviços de outsourcing, que vão desde a disponibilização de recepcionistas e telefonistas ao apoio técnico de uma equipe de TI que não se resuma a serviços de manutenção.

Aliás, é comum que escritórios digitais trabalhem com CIO as a Service. Nesse modelo, o gerente de Tecnologia da Informação é um profissional terceirizado, mas responsável por monitorar e planejar melhorias estratégicas para a infraestrutura de TI. Para tanto, ajuda a estabelecer uma governança de TI sólida e perene, liberando o cliente do investimento em uma equipe técnica própria — o que geraria um inchaço na folha de pagamentos que nem todas as empresas podem suportar.

Troca de conhecimento

Escritórios digitais são quase a regra em praticamente todos os espaços de trabalho compartilhado. E não é difícil entender por que as áreas de coworking são excelentes para o estabelecimento de contatos entre profissionais de diferentes empresas e áreas, não concorda?

Além de serem importantes para a qualificação do networking dos profissionais, essas pontes estabelecidas podem impactar diretamente o negócio, seja pela troca de informações ou mesmo pelo estabelecimento de parcerias. Empresas maiores podem inclusive investir na criação de escritórios digitais compartilhados com parceiros ou fornecedores. Essa é uma ótima maneira de estreitar laços e aumentar a rede de captação de talentos da organização.

Lembrando que os escritórios compartilhados ajudam a cortar gastos com aluguel e manutenção de espaços próprios, além de fornecerem a infraestrutura de trabalho adequada para colaboradores trabalhando remotamente.

Que tecnologias impulsionam essa tendência?

É claro que o escritório virtual precisa de ferramentas digitais para funcionar. A boa notícia é que hoje existem diversas soluções de tecnologia voltadas para o ambiente corporativo capazes de fazer uma enorme diferença no dia a dia dos colaboradores. Vamos nos aprofundar sobre alguns desses recursos a seguir. Confira!

Bring Your Own Device

Diversos avanços tecnológicos recentes favoreceram o surgimento do BYOD. Estamos falando da melhoria das redes de transmissão de dados, da evolução de gadgets como smartphones e tablets, da familiarização dos próprios colaboradores com interfaces digitais e das melhorias na segurança na transmissão de dados. Tudo isso explica por que vivemos em uma era de dispositivos móveis.

As empresas modernas usam esse fenômeno como aliado ao implementarem uma política permitindo que cada empregado possa usar seus próprios gadgets para acessar funções corporativas. Com isso, os profissionais conseguem acessar seu e-mail corporativo pelo celular ou consultar documentos geridos por um sistema DTM, por exemplo.

Essa estratégia traz uma série de benefícios, a começar pela diminuição de custos com a aquisição de hardware e sua devida manutenção. Os funcionários também ganham em mobilidade, já que podem usar o notebook próprio tanto na sede da empresa quanto em um hotel, durante uma viagem de negócios, ou mesmo em casa, por exemplo.

Mas atenção: uma estratégia de BYOD bem-sucedida exige cuidados no estabelecimento de políticas de compliance e segurança digital, além da adoção de uma cultura empresarial que favoreça a autonomia e a responsabilidade individual de cada funcionário.

Cloud computing

Os serviços baseados na nuvem já são bastante populares no nosso dia a dia, abrangendo desde serviços de e-mail até de streamings. A cloud computing também vem se estabelecendo como uma parceira importante de diversas organizações por permitir o uso de serviços e a transmissão de dados de forma massiva, sem que isso demande o investimento em servidores próprios ou a contratação de uma grande equipe técnica.

Os serviços básicos começam com o armazenamento de dados em servidores na nuvem. O fornecedor fica encarregado da manutenção, da atualização e dos recursos de segurança, recebendo uma quantia mensal dos clientes de acordo com a capacidade de dados contratada. Por se referirem ao próprio porte do cliente, os custos são, assim, escaláveis.

Mas se engana quem pensa que a nuvem serve apenas como um grande repositório de informações. Os servidores remotos podem ser usados para rodar programas pesados ou que demandem mobilidade, por exemplo — como sistemas ERP que funcionam via nuvem.

A computação na nuvem também é o que possibilita a mobilidade corporativa, já que recursos empresariais importantes podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo móvel, desde que conectado à internet. O funcionário tem à mão um notebook? Ótimo. Só leva consigo o celular? Funciona também. O que tem à disposição é um tablet? Sem problemas! Com a nuvem, tudo fica mais fácil.

Sistema de videoconferência

Sistemas de videoconferência já são velhos conhecidos do mundo corporativo. Mas foram os avanços da tecnologia dos últimos anos que viabilizaram o uso de ferramentas mais baratas, eficientes e seguras. Um escritório digital precisa ter uma boa estrutura para reuniões mediadas por vídeo, a começar por uma boa internet wi-fi. Salas de reuniões também podem contar com sistemas de telas, câmeras e microfones mais sofisticados para melhorar a qualidade das transmissões audiovisuais.

Além do uso de hardware adequado, também é preciso escolher um bom serviço de comunicação. O Hangouts é gratuito e integrado ao Gmail, serviço de correio eletrônico mais popular do mundo. O Skype, da Microsoft, é outro serviço bastante usado no mundo corporativo. Ainda é possível contratar serviços especializados nesse tipo de transmissão, que adotem recursos de segurança mais potentes e apresentem uma maior velocidade de troca de dados.

Assinatura Eletrônica de documentos

Os escritórios virtuais seguem outro movimento muito em alta nas empresas hoje em dia: a tendência paperless. Estão incluídas aí ações para diminuir a quantidade de papéis e, com isso, reduzir custos e impactos ambientais, ao mesmo tempo em que se otimiza a guarda, o acesso e a gestão de documentos, processos que passam a ser eletrônicos.

Arquivos virtuais podem ser alocados tanto em servidores locais quanto baseados na nuvem, sempre com facilidade. Eles ainda podem ter sua gestão mediada por uma plataforma DTM. A solução pode ser usada desde a preparação de um documento, com o estabelecimento da necessidade de assinaturas eletrônicas, passando pela execução, no envio por e-mail do arquivo aos destinatários, até, por fim, chegar à gestão, com a manutenção dos dados de cada operação.

As plataformas DTM são seguras, com recursos de nível bancário e acesso aos documentos feito somente após etapas de confirmação de identidade — seja com senha, token ou outros recursos de segurança. Os documentos que passam por elas ainda podem ser facilmente auditados, o que garante a integridade dos arquivos e possibilita sua validade legal.

Além disso, o sistema DTM proporciona mobilidade, já que pode ser acessado por meio de qualquer dispositivo com conexão com a rede. Por fim, também vale lembrar que ele pode ser integrado a outras ferramentas corporativas, como os famosos ERP e CRM, assim como com pacotes de produtividade, como o Office.

Gerenciamento de projetos

Uma preocupação bastante comum dos gestores em relação aos escritórios digitais (especialmente quando são espaços alugados ou de coworking) está na possível perda de sua capacidade de coordenar a equipe de forma orgânica. Mas a verdade é que a falta de reuniões tradicionais ou de proximidade física consegue ser facilmente superada com o uso da tecnologia!

Existem atualmente diversas ferramentas tecnológicas criadas justamente para ajudar na gestão de projetos com vários atores envolvidos. Um bom exemplo é o Trello. Essa plataforma oferece recursos como calendário de ações organizados por trabalhador e criação de checklists, ainda permitindo a integração dos integrantes da equipe.

A ferramenta também pode acompanhar o avanço dos trabalhos por meio de gráficos didáticos, que podem ser acessados tanto na versão para desktop quanto na opção para dispositivos móveis. A ferramenta ainda pode ser integrada a outros serviços, como o Google Drive e o Dropbox.

Uma alternativa ao Trello é desenvolvida pela Microsoft: o Project conta com funções similares a seu concorrente e tem como diferencial a integração nativa com o pacote Office — Word, PowerPoint, Excel.

Como montar um escritório digital?

No tópico anterior, falamos sobre as principais tecnologias que todo escritório digital precisa ter. O detalhe é que implementar todas essas soluções sem pensar em uma estratégia de alinhamento das ferramentas pode acabar transformando sua infraestrutura em um verdadeiro Frankenstein, com soluções diversas que deveriam ser complementares não conversando entre si.

E o desafio ainda pode ser um pouco maior quando pensamos que existem diferentes formas de se contratar determinado tipo de produto ou serviço. Lembre-se de que cada vez mais produtos e assistência são oferecidos como serviços em modalidades como SaaS, PaaS, DaaS e até mesmo CIO as a Service. É preciso, assim, entender o funcionamento e os benefícios de cada uma dessas possibilidades.

Software as a Service

Há até bem pouco tempo, as empresas precisavam comprar licenças de softwares corporativos como são comprados produtos tradicionais. O problema é que as licenças precisavam ser renovadas de tempos em tempos, sem contar que o uso, a atualização e até a manutenção dos programas ficavam a cargo das próprias empresas. E se consideramos que qualquer negócio precisa de vários sistemas e programas para funcionar, o desafio se torna ainda maior.

Como o crescimento do SaaS, no entanto, a lógica de uso desse tipo de recurso muda. Um bom exemplo é o Office 365. A variante baseada na nuvem do serviço tradicional da Microsoft é contratada via assinatura, com pagamentos mensais ou anuais. Com esse recurso, a empresa consegue acessar programas como Word e Excel diretamente na internet, seja por meio de um computador ou de um dispositivo móvel.

O fornecedor, por sua vez, fica responsável pela manutenção do programa, o que envolve, por exemplo, a responsabilidade pelo desenvolvimento e a aplicação de serviços de segurança. Também é papel da contratada disponibilizar assistência técnica adequada aos usuários, especialmente por meio de canais perenes de comunicação para responder dúvidas ou solucionar problemas.

Plataform as a Service

O PaaS é uma modalidade semelhante ao SaaS, com a diferença que aqui são oferecidas plataformas para o desenvolvimento, a manutenção e a correção de aplicativos ou sistemas de TI. Para isso, as plataformas como serviço oferecem uma estrutura completa na nuvem, que vão desde a rede, os servidores e o armazenamento até middleware, ferramentas de desenvolvimento e recursos de Business Intelligence (BI).

Essa modalidade é importante, assim, para escritórios de Tecnologia da Informação ou empresas que contam com uma boa equipe de TI internalizada — já que o PaaS é um sistema de desenvolvimento, o que significa que não é acessado por usuários finais.

De qualquer forma, sua utilização também reduz os gastos com aquisição de sistemas, redes e servidores internos e físicos, além de proporcionar mobilidade para desenvolvedores. Com o PaaS, portanto, a empresa se torna mais leve, contando com o apoio de um servidor especializado em um ambiente digital seguro.

Device as a Service

O DaaS pode ser um bom complemento ou mesmo uma alternativa à política de BYOD. Isso porque consiste na contratação de um servidor que disponibiliza equipamentos físicos para seus clientes. O sistema funciona, portanto, como uma locação de hardware com apoio técnico.

De forma bem prática, a montagem do escritório digital pode ser apoiada em DaaS. É possível solicitar um número adequado de estações de trabalho, seja com notebooks, desktops, impressoras, terminais de telefone ou o que mais for necessário. Como o serviço é escalável, a empresa pode aumentar o número de dispositivos locados de acordo com sua demanda, tornando os custos sempre condizentes com o porte do escritório.

É importante lembrar que existem diversos tipos de dispositivos que podem ser utilizados nessa modalidade, desde computadores pessoais a servidores físicos, passando até mesmo por tablets e celulares. Além de disponibilizar esses equipamentos, o fornecedor ainda se compromete a fazer um acompanhamento estratégico do seu uso, tanto para identificar falhas como para melhorar o dimensionamento e a organização da infraestrutura de hardwares da empresa.

CIO as a Service

Não tem como fugir: toda empresa precisa de um responsável pela gestão de TI. O problema é que a contratação de um diretor ou gerente para a área demanda recursos que nem toda a empresa tem à disposição. E, como já ficou claro, escritórios digitais dependem de uma boa estrutura de TI. Precisam, assim, ser geridos com excelência para que todas as suas funcionalidades sejam articuladas e se mantenham em pleno funcionamento.

Para superar esse desafio, empresas menores ou espaços de coworking vêm apostando no CIO as a Service para a gestão técnica da infraestrutura de TI. Nesse caso, uma empresa terceirizada fica responsável pelo acompanhamento de todo o escritório, seja por meio da gestão apoiada em métricas ou do estabelecimento de uma governança estratégica de TI.

Como você pode ver, o CIO não é um serviço tradicional de TI, cujos técnicos só cuidam para que os sistemas digitais continuem funcionando ou fazem reparos preventivos e de emergência. Com o CIO as a Service, o escritório passa a ter uma empresa focada em melhorias reais e constantes — como a possibilidade de adquirir novos softwares, a necessidade de renovação de hardware ou mesmo uma assessoria para a contratação de novos serviços de TI.

Outsourcing de serviços

Embora a tecnologia esteja no centro das atenções em um escritório digital, também é preciso pensar em outras necessidades mais tradicionais. É comum que espaços de coworking invistam na contratação de profissionais de serviços analógicos que, ainda assim, são importantes para o bom funcionamento do negócio.

Um bom exemplo é o uso de um recepcionista ou telefonista para atendimento pessoal, bem como o acionamento de empresas de conservação, limpeza e segurança. A terceirização permite que os custos sejam referentes ao volume de trabalho no escritório. E como os pagamentos são mensais, são mais previsíveis e podem ser facilmente compartilhados sem maiores problemas entre os usuários do local.

O escritório digital é uma tendência que precisa ser observada por quem deseja implementar a transformação digital no seu negócio, ganhando competitividade, diminuindo custos e abrindo portas para uma cultura voltada para a inovação. Se você quer saber mais sobre como a tecnologia pode elevar sua empresa a outro patamar, aproveite para ler nosso whitepaper sobre as oportunidades e os desafios da transformação digital!

1 Comentário

  1. Tenho interesse em abrir um escritório digital, como devo proceder para ter acesso aos pacotes de vocês ?

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