8 principais erros na gestão de documentos do RH

homem rodeado de pilhas de papel pensando

A administração de documentos é uma ação bastante valiosa para toda empresa, uma vez que é por meio dela que você terá informações sobre os dados relativos ao seu negócio. Contudo, muitas companhias ignoram essa importância de proteger seus arquivos e cometem erros na gestão de documentos, reduzindo, dessa forma, a produtividade em geral.

O tempo que um colaborador perde procurando um documento poderia ser reaproveitado de modo bem mais eficiente em outra atividade. Além da falta de organização, é comum também que sejam arquivados documentos que não acrescentam em nada para o negócio.

Diante disso, preparamos este texto para demonstrar quais são os 8 principais erros na gestão de documentos do RH de uma empresa. Confira!

1. Defasagem tecnológica

Os recursos tecnológicos podem e devem ser utilizados a seu favor e com a gestão de documentos isso não pode ser diferente. Existem diversos softwares no mercado capazes de tornar facilitar o acesso a dados dos funcionários e até a documentos assinados de forma eletrônica, além de apresentar um excelente custo-benefício, eles permitem que você acesse a informação de qualquer lugar e te permitem guardar com muito mais segurança todos os dados da ´área de RH. Por conta da possibilidade de trabalhar com informações totalmente eletrônicas, isso otimiza o seu tempo e amplia a produtividade do negócio.

Para quem não deseja investir um alto capital em recursos mais caros, é possível apenas utilizar a assinatura eletrônica dos documentos e manter os arquivos na nuvem. Essa ação já faz com que erros na gestão de documentos sejam menores, melhorando, assim, a administração das informações da empresa.

2. Acesso indiscriminado aos documentos

Quando todos têm acesso livre aos documentos do RH, fica difícil alguém ser responsabilizado. Muito embora não se trate de achar culpados para eventuais problemas, isso provoca desorganização e, por isso, é importante limitar essa prática.

Assim, métodos como o compartilhamento de senhas de acesso, falta de controle ou meios de flexibilização podem ser muito prejudiciais para a gestão correta de documentos. O grande problema desse controle costuma ser determinar critérios de segurança eficientes e, ao mesmo tempo, criar mecanismos de fácil acesso a quem necessita da informação.

Dessa forma, também é determinante levar em conta o cuidado com a privacidade. Por exemplo, consumidores e instituições governamentais estão cada vez mais preocupados com o modo como os dados são utilizados, o que tem criado novas leis, como a Lei Geral de Proteção de Dados.

3. Falta de digitalização

Um erro na gestão de documentos bastante comum é quando uma empresa trabalha somente com documentos impressos, pois isso pode significar prejuízos ao longo do tempo para o negócio e um risco bastante grande, dado que papel pode queimar, molhar e se perder. Além disso, arquivos físicos apresentam uma série de limitações, principalmente, do ponto de vista do compartilhamento.

Em algumas situações, pode-se levar dias ou até semanas para que um documento seja assinado, enviado e devolvido a uma das partes. Essa morosidade prejudica, por exemplo, o processo de venda de uma empresa.

Nessa perspectiva, a digitalização de documentos acaba sendo uma opção mais alinhada com a realidade atual. Afinal, permite que você opere documentos em formato eletrônico, em que o manuseio, armazenamento e compartilhamento são bem mais rápidos e fáceis.

Além do mais, documentos digitalizados ampliam a integração de negócios, permitindo que haja uma troca de dados de forma bem mais segura, por meio de variadas plataformas e soluções em nuvem.

4. Ausência de ferramentas de segurança

A segurança da informação é um assunto que precisa ser levado a sério pelas empresas. Por isso, controlar o acesso a documentos físicos ou digitais é fundamental para proteger dados sigilosos. Por exemplo, as informações de seus colaboradores e clientes, operações comerciais, entre outras.

No espaço físico, essa segurança pode ser aplicada com a utilização de chaves e cofres. Em contrapartida, na esfera digital, tudo fica mais protegido. Isso porque o uso de soluções conta com criptografia, fazendo com que haja apenas acessos por meio de credenciais e senhas.

5. Falta de manutenção de cópias de segurança

Acidentes podem acontecer em qualquer negócio. Por isso, é importante criar cópias de segurança dos arquivos que foram digitalizados. Quando você salvar algum documento na sua plataforma digital, é essencial que se armazene como backup.

No entanto, como ter todos esses cuidados com várias outras responsabilidades? É viável dar a devida atenção a essas questões, ao mesmo tempo em que se dedica a outras atividades? Considerando tudo isso, companhias de todo o planeta estão optando por parcerias com empresas que passam a ficar responsáveis pelo setor da gestão documental.

6. Desconsideração da importância dos documentos

Um erro na gestão de documentos cometido pelas empresas, e que resume bem todos os problemas anteriores, é a ação de subestimar a importância desses arquivos. Alguns documentos trabalhistas e previdenciários, por exemplo, devem ser armazenados por mais de uma década.

Por conta disso, o cuidado necessário com essa gestão é capaz de evitar problemas futuros, como uma possível derrota em litígios judiciais ou pagamento de multas nas ações previdenciárias.

7. Documentos sem assinatura

Algumas vezes a correria do dia a dia acaba nos atropelando e deixamos de enviar os documentos para serem assinados, mas quando estamos falando de férias, de bônus, de reembolsos. Isso não pode acontecer. Uma solução de assinatura eletrônica permite que você assine de carta oferta, passando por todos estes, até uma promoção ou uma demissão. E o funcionário ou candidato pode assinar direto do celular dele, rápido, simples e fácil.

8. Falta de alinhamento na política de gestão documental

Outro erro na gestão de documentos é a falta de alinhamento dos processos com a realidade vivenciada pela empresa. Melhor dizendo: ainda é recorrente ver companhias em que seus funcionários são demandados a trabalhar de modo mais organizado, profissional e rápido, por meio de metodologias ultrapassadas na sua gestão documental.

Dessa forma, mesmo que o negócio já conte com a modernização em outras áreas (automatizando processos e investindo em inovações, por exemplo), se as fases da gestão de documentos não estiverem coerentes com os novos padrões, isso pode se tornar um grande gargalo nas operações. Dessa forma, provocam retrabalhos, erros, lentidão e aumento dos gastos da empresa.

O ideal é que importância dessa atividade seja considerada nos seus processos de inovação. Erros na gestão de documentos do RH podem ser cruciais para a saúde financeira de um negócio. Portanto, priorizar investimentos em treinamentos e implementação de novas metodologias pode ser a chave para seu negócio ampliar a lucratividade. Além disso, é fundamental que essa gestão esteja alinhada à realidade tecnológica e operacional da empresa.

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