A automação empresarial envolve a aplicação de tecnologias, métodos e ferramentas para agilizar processos e aumentar a eficiência do negócio, sempre apostando na redução da interferência humana durante a caminhada.

E é fato: graças aos avanços tecnológicos de softwares, bem como ao desenvolvimento da inteligência artificial e da robótica, a automação empresarial está cada vez mais presente em todo tipo de negócio, reinventando completamente os ambientes de trabalho. Com essa ajuda, tudo se torna mais enxuto e a ocorrência de erros cai significativamente. Não parece ideal?

Neste post, vamos explicar um pouco mais sobre o que é automação empresarial e como ela pode otimizar processos, reduzindo custos, agilizando sua execução e aprimorando sua efetividade. Confira!

O que é automação empresarial?

Como o próprio nome já sugere, a automação empresarial consiste em automatizar processos dentro de uma organização. Isso é possível a partir da integração da tecnologia ao dia a dia dos negócios, desde as atividades mais simples até as mais complexas.

Por meio de softwares, sistemas de gestão, gerenciadores de tarefas e plataformas online, a automação ajuda não apenas os colaboradores que executam processos de rotina como também gestores e líderes. Aplicando a automação, a empresa logo notará uma significativa redução no tempo de execução de procedimentos burocráticos. Diminuem também os erros e o desgaste da equipe, economizando recursos.

A automação empresarial tem como objetivo principal, portanto, aumentar a eficiência na realização de atividades internas. E isso é feito com base na simplificação, na aceleração e na melhoria contínua das tarefas.

Que tarefas podem ser automatizadas?

Atualmente, a automação já está presente em todos os setores e segmentos. No entanto, existem sim áreas em que a automação já está mais difundida. Confira agora mesmo alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas em qualquer organização!

Gestão de contratos

Seja para formalizar acordos com fornecedores ou fechar vendas B2B, praticamente todas as empresas precisam de contratos para operar hoje em dia. Por mais que nem todo mundo se dê conta, automatizar a gestão de contratos não só já é possível como traz uma série de vantagens para as organizações, como:

  • redução de custos e da burocracia;
  • otimização do tempo da equipe;
  • facilidade na prestação de contas;
  • antecipação de receitas;
  • diminuição de inadimplência;
  • organização de documentos;
  • eficiência operacional;
  • segurança nos contratos;
  • menor risco de extravio de documentos.

Ao contar com uma boa plataforma de assinatura e gestão eletrônica de documentos, a empresa consegue agilizar transações de qualquer tipo. Torna-se possível, por exemplo, usar a assinatura eletrônica e a assinatura digital em todos os contratos e documentos.

Automação de marketing

Antigamente, praticamente todos os contatos que uma empresa tinha com o público antes de vender aconteciam por meio das grandes mídias offline — como televisão e jornal. Já as vendas em si ficavam totalmente a cargo dos vendedores. Hoje, no entanto, a situação é outra!

Com o crescimento exponencial das mídias digitais, o consumidor está cada vez mais presente na internet, seja para consumir conteúdo gratuito ou para comprar produtos e serviços. Nesse cenário, as marcas são capazes de impactar milhares de pessoas usando um mesmo conteúdo, site ou página.

Ao mesmo tempo, porém, esses indivíduos querem se sentir especiais, receber um tratamento personalizado. É aí que entra a automação de marketing, personalizando enquanto automatiza o relacionamento com potenciais clientes. Por meio da automação de marketing, as empresas podem:

  • personalizar e-mails com os nomes dos destinatários;
  • enviar o tipo certo de conteúdo para cada perfil de cliente;
  • disparar sequências de e-mails;
  • testar diferentes opções de páginas, e-mails, anúncios e assim por diante;
  • analisar os resultados dos testes e otimizar as mensagens;
  • gerenciar leads — potenciais clientes.

Entenda: da mesma forma que a automação empresarial usa recursos tecnológicos para otimizar processos em toda a empresa, a automação de marketing usa ferramentas digitais para automatizar tarefas de marketing.

Automação comercial

Agora que você já conhece alguns tipos de automação, fica mais fácil presumir qual é a função da automação comercial, certo? A verdade é que essa é uma das formas mais importantes de automação dentro de uma empresa, pois impacta diretamente o faturamento e a rentabilidade do negócio.

A automação comercial também usa ferramentas digitais, mas dessa vez o foco está em atividades como:

  • controle do faturamento: acompanhamento dos números e geração de relatórios estratégicos;
  • controle das despesas: identificação de oportunidades de otimizações e cortes de gastos;
  • vendas: monitoramento das interações com potenciais clientes, gestão de leads com direcionamento para diferentes vendedores, automação de vendas por meio de canais de atendimento digitais, integração das plataformas de atendimento, gestão de bancos de dados com respostas para as dúvidas apresentadas por clientes;
  • tomadas de decisão: gestão de promoções e preços de acordo com os estoques de produtos, negociação de prazos, análises de relatórios de vendas.

Como você pode ver, a automação comercial permite que a empresa funcione de forma mais ágil e fluida. Isso vale tanto para os processos do dia a dia como para as tomadas de decisão, já que os líderes passam a contar com informações precisas e atualizadas.

Em que contexto a automação está inserida?

Delimitada entre os anos de 1760 e 1840, a Revolução Industrial foi marcada pela substituição dos processos de produção até então artesanais por equivalentes mecanizados, proporcionando uma produtividade imensamente maior. Entre as inúmeras consequências disso, podemos destacar o crescimento populacional.

Antes de 1760, o planeta não tinha nem 1 bilhão de habitantes em mais de 10 mil anos de civilização. Hoje, já somos mais de 7 bilhões, graças a, entre outros fatores, uma oferta maior de recursos, que reduziu a mortalidade em todo o mundo.

Por ter transformado não só o trabalho, mas alterado completamente a vida das pessoas, a Revolução Industrial é considerada um marco na história. E pode ser que estejamos vivendo os primeiros anos de uma nova revolução, que também está modificando e modernizando o trabalho, sabia? Estamos falando da revolução digital, também chamada de revolução da informação ou terceira revolução industrial.

A automação pode ser considerada um passo além da mecanização do trabalho introduzida lá atrás, justamente na Revolução Industrial. O detalhe é que, enquanto na mecanização os operadores conseguem mais eficiência com o uso de máquinas, na automação, a interferência e o esforço humanos nas atividades são reduzidos ao máximo.

Pode anotar aí: a automação empresarial é uma tendência inevitável. E não é para menos! Afinal, ela não só aumenta a eficácia de processos e reduz a ocorrência de erros como também reduz custos. Isso sem contar que, além de substituir o trabalho manual, computadores e máquinas conseguem executar tarefas que não poderiam ser realizadas por pessoas.

Por que a automação é necessária?

Se você ainda está se perguntando por que exatamente automatizar o trabalho, saiba: essa pergunta deve ser respondida pela própria empresa! Mas podemos adiantar que, geralmente, os benefícios de qualquer tipo de automação empresarial são claramente notados em forma de aceleração na entrega de valor — o que pode ser mensurado de inúmeras maneiras.

Antes de automatizar qualquer parte do seu trabalho, porém, a empresa precisa entender por que sua situação atual não é tão eficiente como poderia ser. E isso pode acontecer de diversas formas, como com a descoberta de softwares especializados ou a percepção de que a concorrência está, de alguma maneira, entregando mais valor com menos custos. Depois dessa fase, o negócio precisa se abrir para as mudanças que a automatização de tarefas proporcionará.

Assim como aconteceu com a introdução das máquinas na Revolução Industrial, a transformação proporcionada pela automação empresarial vai além de uma simples alteração na forma de trabalho. Na verdade, ela muda as relações entre processos e colaboradores, muito possivelmente alterando toda a dinâmica do negócio. É preciso, portanto, compreender os impactos trazidos pela tecnologia e ser flexível em relação a essas mudanças.

Quais são os principais benefícios?

Eficiência

Com a automação empresarial, inconsistências e falhas em processos diminuem, já que menos tarefas são feitas manualmente. Por esse mesmo motivo, a automação traz padronização, reduzindo o retrabalho e otimizando o tempo de cada funcionário na empresa. Consequentemente, a qualidade dos processos aumenta.

Em linhas de produção, por exemplo, a montagem automatizada de peças apresenta uma qualidade superior quando comparada à montagem por mão de obra humana. E o mesmo vale para outros processos, como elaboração de planilhas, levantamentos de dados e até análises.

Inovação

Ao se modernizar, a empresa passa a contar com informações claras sobre os processos. Dessa forma, fica mais fácil buscar soluções inovadoras e ter insights para gerar novas ideias.

Além disso, a automação poupa tempo. Nesse contexto, períodos que antes eram dedicados a tarefas operacionais podem ser direcionados para atividades mais estratégicas. Na prática, a presença da tecnologia nos mais diversos setores abre caminho para uma cultura organizacional de inovação.

Custos

Cá entre nós, um dos grandes objetivos de toda empresa é reduzir os custos operacionais, não é verdade? Afinal, quando os gastos diminuem, a lucratividade aumenta, sobrando mais dinheiro no caixa. E um dos desdobramentos naturais da automação empresarial é justamente a redução nos custos operacionais!

Isso acontece uma vez que a automação traz melhorias para o processo produtivo, poupando tempo e recursos — incluindo recursos humanos. Como os sistemas digitais são mais eficientes no cumprimento de certas tarefas, alguns colaboradores podem ser mais bem aproveitados, realocando-os para setores com maior necessidade de mão de obra.

Modernização

A automação empresarial dá novos ares para a rotina de qualquer organização, tornando-a mais tecnológica e moderna. E esses fatores são muito bem-vistos por parceiros comerciais, por clientes e até mesmo por potenciais colaboradores. Afinal de contas, um ambiente moderno e tecnológico tende a atrair mais talentos.

Vale ressaltar que tudo isso impacta na imagem que a empresa transmite ao mercado, passando mais credibilidade e confiança. Diante de tudo isso, a automação rapidamente passa a ser um enorme diferencial competitivo.

Depois de identificar os pontos de falha da empresa e compreender os benefícios da automatização, é possível seguir para a próxima etapa. Pronto para efetivamente automatizar o trabalho?

Como colocar a automação em prática?

Se você ainda pensa que a automação empresarial só acontecerá no futuro, chegou a hora de rever seus conceitos. Hoje em dia, muitas empresas já adotam pelo menos uma forma de automação no seu ambiente de trabalho. Com isso, conseguem vantagens competitivas e resultados melhores que os da concorrência.

Vale lembrar que, por mais que as tecnologias nessa área estejam em desenvolvimento e evolução constante, já é sim possível usar a automação a favor do seu negócio em praticamente qualquer área e qualquer que seja o porte da empresa. Veja como!

Mapeamento de atividades

O primeiro passo para se obter qualquer tipo de vantagem com a automação empresarial é mapear as atividades e rotinas exercidas no ambiente de trabalho. Em geral, aquelas tarefas que envolvem repetição e padrões definidos costumam ser mais propensas à automação. Aí entram, por exemplo, o envio de e-mails padronizados de respostas para clientes e o arquivamento de documentos digitalizados.

Com base nesse mapeamento, é possível identificar o que pode ser automatizado. E o segredo está em focar em um único processo por vez, o que facilita inclusive o gerenciamento do impacto que a automatização trará para o negócio.

Escolha de tecnologias

Com as tarefas devidamente mapeadas e tendo eleito uma prioridade, é hora de partir para a próxima etapa: a pesquisa por ferramentas tecnológicas de automação que possam atender à demanda da empresa.

Já existem atualmente inúmeras soluções largamente empregadas na automatização do trabalho, como softwares ERP ou CRM e chatbots para prestar atendimento a clientes. Em uma escala mais industrial, também podemos citar máquinas que fabricam carros praticamente sozinhas, inclusive checando a qualidade ao fim da linha de produção.

Se a empresa identifica que seus processos de gestão de documentos envolvem repetição e consomem muitos recursos humanos, pode, por exemplo, decidir automatizar parte dessa área com softwares especializados. Esses programas conseguem coletar, armazenar, organizar e classificar os documentos do negócio, eliminando o trabalho manual de checagem e manuseio de uma quantidade enorme de informações.

Como automatizar do jeito certo?

A verdade é que a automação pode impactar a empresa das mais diversas maneiras. Para que esse processo funcione bem, o ideal é que seja tratado como um projeto completo, com objetivos bem definidos e até com a escolha de um gerente que fique responsável pela transformação, do início ao fim.

Lembre-se de que, como dissemos, a automação altera rotinas e geralmente interfere até na forma como a empresa gera valor. Diante disso, a presença de um gerente apoiado por um método bem estabelecido pode preparar a organização para as mudanças, impedindo que um movimento muito brusco cause danos.

Esse profissional também deve acompanhar todas as fases de implementação da solução, preferencialmente contando com alguma ferramenta para medição dos resultados. Afinal, se o objetivo da automação empresarial é produzir mais em menos tempo, com custos menores e reduzindo as chances de erros, é fundamental analisar se tudo isso está mesmo sendo conquistado e se há espaço para melhorias. A ideia é que esse monitoramento se transforme em rotina, permitindo que os processos evoluam continuamente.

Agora que você já sabe o que é automação empresarial e conhece a importância dessa modernização para seu negócio, que tal aprender mais sobre como uma ferramenta de assinatura eletrônica pode ajudar a automatizar o fluxo de trabalho?

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