Entenda como funciona a assinatura eletrônica no RH

Grupo de pessoas trabalhando em frente a um device móvel

Não é mais novidade que a tecnologia vem transformando o modo como as empresas operam no mercado. A rede mundial de computadores otimiza, a cada dia, a forma como os profissionais atuam em empresas de pequeno, médio ou grande porte. Um dos meios que auxiliam os processos empresariais é a assinatura eletrônica no RH, que facilita bastante as relações trabalhistas nas corporações.

O recurso de assinatura eletrônica chegou para modernizar os processos. Ele é considerado uma das ferramentas mais eficazes na gestão de Recursos Humanos permitindo um maior controle de todos os documentos que envolvem o funcionário e garantindo maior segurança na hora de a empresa administrar toda a sua base de funcionários.

Pensando nisso, preparamos este texto para que você entenda como é o funcionamento dessa ferramenta no RH. Confira agora!

O que é assinatura eletrônica?

De modo geral, ao assinar um documento, autentica-se aquele conteúdo, ou seja, comprova-se que tudo que está ali escrito se faz verdadeiro. Assim, o signatário fornece essa garantia sobre o documento assinado.

Ou seja, percebe-se que a assinatura apresenta um caráter legal, uma vez que o assinante declara que os dados escritos são verídicos. Atualmente, as pessoas podem firmar documentos com a utilização da assinatura eletrônica.

Essa tecnologia é utilizada a fim de autenticar documentos eletrônicos por meio de chaves criptografadas, com objetivo de trazer legitimidade ao documento de forma virtual, para identificar o signatário e garantir a integridade do conteúdo após assinatura. Basta um simples clique no link, para que o documento seja aberto, revisado, assinado e concluído. Dessa maneira, gestores, colaboradores, fornecedores e, até mesmo, clientes podem assinar contratos e documentos em geral de modo fácil, econômico e eficaz, permitindo que haja uma maior segurança de registro e dos envolvidos no processo.

Como pode ser usada no RH?

É comum que os responsáveis pelo RH de uma empresa estejam envolvidos com papeladas admissionais. Isso aumenta em negócios de médio e grande porte, os quais costumam ter uma maior rotatividade de colaboradores. Esse fato é sinônimo de bastante tempo dedicado à averiguação de dados, análise e traslado de documentação, várias assinaturas e principalmente: O arquivamento por anos e anos de todos os documentos assinados (de férias, a carta oferta, por exemplo).

Assim, tudo isso pode ser melhorado com o uso da assinatura eletrônica no RH, que promove o compartilhamento das documentações com quem precisa assiná-las, sem depender de impressão, presença física e tempo para isso.

Com armazenamento na nuvem, também garante que somente os funcionários autorizados possam ter acesso aos arquivos, pesquisando de forma rápida para encontrar qualquer um dos arquivos.

Quais os benefícios de utilizá-la?

A assinatura eletrônica no RH pode proporcionar vários benefícios ao seu negócio. Veja, a seguir, alguns deles.

Reduz consumo de papel

Determinados negócios produzem bastante lixo e sequer percebem isso. A grande quantidade de consumo de papel, seja para impressão, seja para oferecer suporte às atividades, é algo que não condiz com a realidade atual do mercado.

Isso pelo fato de que a busca pela eficiência faz com que todos os serviços sejam alocados para os meios digitais, e a documentação de uma empresa migra por meio da digitalização.

Desse modo, a companhia ganhar ao economizar deixando de assinar documentos em papel e, assim, reduz custos com impressões, além de contribuir para seu crescimento por meio de métodos sustentáveis.

Ganha agilidade e eficiência

É comum que todo gestor deseje processos empresariais funcionando de modo rápido e ágil. Sendo assim, utilizar soluções que facilitem as atividades essenciais tende a melhorar o cotidiano da empresa e proporciona maior eficiência.

Com o uso da assinatura eletrônica no RH, é possível criar documentos de modo automático, assiná-los e armazená-los na nuvem, reduzindo, dessa forma, a lentidão dos processos. Além disso, a assinatura pode ser realizada diretamente pelo smartphone e de qualquer lugar, o que ajuda muito empresas com escritórios e fábricas em diversos lugares ou até com trabalhadores remotos.

Centraliza processos

Ao utilizar uma solução para a gestão de assinatura eletrônica no RH, o fluxo de documentos pode ser efetivado de forma digital, podendo integrar as informações a outros sistemas.

Também se pode adotar o método de padronizar todos os registros, simplificando a criação e entendimento dos documentos do setor de Recursos Humanos, a plataforma de assinatura eletrônica permite a criação de templates com campos variáveis para serem preenchidos. Além do mais, o uso da criptografia protege a assinatura eletrônica, evitando possíveis fraudes e falsificações.

Proporciona segurança no armazenamento

A assinatura eletrônica no RH proporciona segurança no armazenamento de documentos. Como um setor de Recursos Humanos não digital conta com diversos arquivos físicos de funcionários, muitos deles começam a se deteriorar com o passar do tempo e além disso existe um custo alto para armazenar estes documentos e um problema imenso sempre que é preciso buscar um documento específico.

Assim, com os documentos assinados de forma digital isso não acontece, uma vez que eles ficam alocados em servidores criptografados, totalmente seguros com certificações internacionais e ainda ficam disponíveis para serem acessados quando for necessário.

Como implementar?

A assinatura eletrônica engloba vários tipos de autenticação, como senhas, tolken SMS, login por SSO e a própria assinatura digital com uso do certificado digital. Com o uso de uma plataforma como a da DocuSign, o processo de implementação se torna mais simples, dado que ela possui mais de 350 integrações já pré construídas e está nativa em algumas das plataformas de RH mais utilizadas no mundo, como Successfactor e Workday. Mas caso você queira, pode usar a ferramenta sem integrações, dando upload nos arquivos de forma manual ou criando templates com campos variáveis que serão preenchidos na hora da assinatura.

Por meio de ferramentas adequadas, a fim de garantir a segurança do processo, toda empresa pode utilizar esse mecanismo para validar um documento eletrônico, não apenas no RH. Isso proporciona agilidade à concretização de negócio, uma vez que a assinatura eletrônica costuma ser utilizada para firmar contratos de compra e venda, contrato de serviço, planos de saúde e contratos de aluguel, automatizar acordos, entre outros.

Com isso, para acessar um documento, basta entrar na plataforma por meio de login e senha, realizar o upload do arquivo e fixar a imagem da sua assinatura. Contudo, para isso, você deve utilizar uma plataforma eficiente, como a DocuSign. Esse sistema se diferencia de outros recursos no mercado pela sua gestão eficiente no manejo de assinaturas eletrônicas.

A empresa Luandre Soluções em Recursos Humanos, por exemplo, adotou a plataforma e ela foi fundamental para que houvesse maior velocidade, capacidade de entrega e qualidade em seus serviços. Com essa tecnologia, foi possível eliminar a etapa de deslocamento de contratados, fornecendo, em média, 24 a 48 horas em novas contratações.

Enfim, utilizar a assinatura eletrônica no RH da sua empresa vai simplificar bastante todos os processos que envolvem documentos. Fica clara a importância de implementar esse tipo de ferramenta na gestão do setor de Recursos Humanos, para cortar custos, eliminar burocracias e permitis que seus funcionários foquem no que realmente é importante para sua empresa. Inovar essa área é fundamental, tanto para motivar seus funcionários quanto para otimizar rotinas, proporcionando, dessa forma, vantagens para o seu negócio.

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