O incentivo ao consumo cresceu com o atual cenário de competitividade e com os inúmeros lançamentos tecnológicos. Como consequência da necessidade de desenvolvimento, os custos dentro de uma empresa aumentam e ocasionam gastos empresariais extras. Mas as aquisições de novas soluções digitais ajudam a conter o que é desnecessário, ao proporcionar maior produtividade e melhor qualidade de trabalho.

Para ajudar os negócios que buscam inovar, a DocuSign dá três dicas valiosas que vão ajudar a sua empresa a economizar e, ainda, otimizar a rotina da sua empresa:

  1. Avalie o cenário e pense estrategicamente

Certamente, investir em tecnologia não é uma decisão fácil, uma vez que existem boas opções no mercado e essa ação, provavelmente, exige o consumo de capital da empresa. Por isso, o primeiro passo ao decidir poupar com ferramentas digitais é analisar o comportamento do setor do negócio e avaliar as metodologias que se aplicam ao que o negócio precisa.

A atualização dos setores está ocorrendo de maneira ágil e muitas inovações são lançadas no mesmo ano, mas sempre há uma tendência nos setores que facilita o filtro do tipo de solução que a sua organização precisa. Depois disso, avalie a metodologia para pensar estrategicamente ao que a melhor tecnologia atenda às necessidades, sem esquecer do orçamento.

Por exemplo, se você precisa entender o tempo que cada funcionário dedica a cada atividade, as plataformas de gerenciamento de tempo são ótimas alternativas. Além de facilitar a visualização das demandas, elas contabilizam o esforço e geram relatórios de desenvolvimento.

  1. Armazene os dados em nuvem

O armazenamento de folhas de papel em armários e pastas físicas expõem ao risco de amassar e rasgar, danificar e, até mesmo, perder documentos. Sem contar o quanto as vezes é difícil achar um documento físico em meio a milhares. Ou podemos citar também o custo de armazenamento altíssimo que as empresas de GED cobram para arquivar, consultar e resgatar estes documentos.

Com o armazenamento em nuvem, os recursos vão além de somente guardar. A nuvem assegura que nenhum dado se perca sem que seja excluído e garante o backup de arquivos no caso de exclusão e alteração. Além disso, o tempo gasto com a procura por documentos é reduzido consideravelmente, uma vez que eles podem ser organizados em pastas digitais e as ferramentas de buscas auxiliam em tempo real.

Também existe o benefício da diminuição dos custos em materiais de escritório. Se sua empresa assina tudo na nuvem, abre-se espaço para que todo o ciclo de vida dos documentos passe a ser digital, eliminando a necessidade de comprar pilhas de papel, centenas de canetas, dezenas de toners, além de caixas-arquivos e locação de espaço adicional para armazenamento.

  1. Assinatura física nunca mais

Você, provavelmente, já precisou refazer um contrato porque a impressão falhou, os dados estavam incorretos ou o cliente preencheu algo errado, não é? A formalização de contratos é um dos grandes problemas das empresas.

A assinatura eletrônica torna inexistente o uso de papel e elimina processos burocráticos custosos como a impressão, envio, escaniamento e armazenamento. Por exemplo, a suíte de produtos DocuSign Agreement Cloud permite que, por meio de qualquer dispositivo móvel e de, praticamente, todos os lugares, documentos sejam assinados em minutos com validade jurídica, tudo online, seguro e muito rápido.

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