Sua empresa já entrou no caminho da transformação digital com a solução DocuSign para PMEs? Não há tempo a perder!

Segundo levantamento feito em 2018 pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), gestores gastam, em média, 4 semanas por ano apenas procurando informações perdidas em papéis (ou seja, a cada 12 meses, 1 é perdido pelo fluxo analógico corporativo).

Pior do que isso, a cada 12 segundos, 1 documento é extraviado, gerando perda de produtividade e custos de reconstituição de arquivos (se estivermos falando de um documento contábil, há ainda o risco de sofrer multas pesadas do Fisco, o que pode, inclusive, inviabilizar a continuidade do negócio). Isso sem falar que o tempo médio que os funcionários perdem todos os dias procurando arquivos físicos é de 2 horas.

Definitivamente, em uma era de inteligência artificial, Big Data e redes neurais, não faz sentido deixar de usar a tecnologia a seu favor. Tramitar documentos em papelencarece a empresa, torna o negócio mais lento e, por consequência, diminui sua capacidade competitiva.

Hoje você vai entender quanto seu negócio pode ganhar ao adotar uma solução como a DocuSign para PMEs! Acompanhe!

No que consiste a plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign?

A assinatura eletrônica já vem sendo usada há anos por empresas e órgãos públicos para sacramentar contratos, firmar recibos, registrar relatórios, processar faturas e ratificar declarações diversas.

Como essa modalidade de assinatura tem a mesma validade jurídica do que a tradicional assinatura à caneta, autenticar seus arquivos corporativos eletronicamente reduz drasticamente o tempo perdido com atividades administrativas. Mas não é apenas isso.

A firma eletrônica é prenúncio para que uma empresa possa, enfim, abandonar sua tramitação de documentos em papel em nome de um fluxo inteiramente digital (com armazenamento de arquivos na nuvem, o que fortalece a segurança de acesso, confere mais rapidez na busca de arquivos diversos e melhora sua organização administrativa).

Além disso, assinatura eletrônica significa mobilidade. A DocuSign para PMEs permite que você assine seus contratos via celular, ainda que seu aparelho esteja off-line (você inicia a transação e ela é concluída após o retorno da rede).  O meio eletrônico garante ainda o rastreamento do documento em todas as suas fases, além do disparo de alertas aos interessados, a fim de que todos possam assinar o mesmo documento ainda que estejam em localidades geográficas distintas.

Você simplesmente acessa a plataforma com login/senha, faz o upload do documento, insere a imagem de sua assinatura em uma área de segurança de nível bancário (ou a coloca em tempo real, assinando em seu tablet) e pronto! O passo seguinte é marcar onde as demais pessoas devem assinar e remeter um alerta automático a eles pelo próprio sistema.

Cada interessado receberá um alerta via e-mail, podendo abrir o link recebido para então concluir o processo. E o que demorava 1 mês, passa a ser feito em 1 dia.

Tecnologias como a DocuSign para PMEs têm sido muito usadas por organizações de diversos segmentos, como escritórios contábeis, imobiliárias e empresas da área jurídica.

Com recursos de segurança como backups automáticos, criptografia e autenticação de dois fatores, essa ferramenta ajuda empresas de todos os tipos a protegerem suas informações sensíveis e, ao mesmo tempo, dar mais velocidade de atuação, o que faz diferença em um mundo corporativo imediatista, como o que presenciamos na atualidade.

Para quais negócios a assinatura eletrônica é indicada?

A assinatura eletrônica é ideal para quem lida com qualquer tipo de documento que precisa ser assinado, mas listamos abaixo alguns exemplos de documentos bastante utilizados no dia a dia:

  • arquivos contábeis/jurídicos;
  • arquivos da área de Gestão de Pessoas;
  • assinatura de serviços de Telecom;
  • contratos de locação;
  • formulários trabalhistas;
  • operações bancárias;
  • planos de saúde;
  • Contrato de compra e venda;
  • Autorização de serviço;
  • receituários médicos;
  • relatórios empresariais.

Cases de sucesso na adoção da solução DocuSign para PMEs

Vindi é uma plataforma de pagamentos recorrentes que, em 2016, começou a redesenhar seus processos para dar mais agilidade e eficiência ao negócio. A empresa, que demorava em média 3 dias para assinar um contrato, passou a concluí-lo em apenas 1 dia com a assinatura dos contratos de forma eletrônica (ou seja, diminuição do tempo em 67%).

Segundo o CEO da empresa, em um total de 566 contratos, cerca de 25% foram totalmente concluídos dentro de 1 hora. Essa velocidade nos procedimentos da companhia, evidentemente, foi refletida na ponta mais importante do processo: os clientes.

Levantamentos internos mostravam que, mesmo depois do contrato assinado, os usuários ainda demoravam entre 12 e 15 dias para começar a usar a plataforma (quando tudo era feito à caneta). Com a adoção da solução DocuSign para PMEs, todo esse processo passou a durar apenas 8 dias. Mas não são somente as startups que se beneficiam desse tipo de transformação digital.

A demora na concretização de procedimentos burocráticos também prejudica enormemente o setor imobiliário. Foi a partir dessa consciência de negócios que a empresa goiana Bambuí reconstruiu todo seu fluxo de trabalho para dar mais agilidade, segurança e comodidade aos clientes nas locações. O passo mais importante nessa direção foi trocar toda a burocracia da assinatura manuscrita por um contrato eletrônico, o que foi possível graças à plataforma de assinatura DocuSign para PMEs.

Da minuta ao arquivamento, o fechamento de um contrato em uma imobiliária é extremamente exaustivo e esse tempo desperdiçado pode fazer a empresa perder negócios.

Elaboração da minuta, envio do conteúdo por e-mail para conhecimento das partes, confecção do documento final, remessa postal das vias a cada interessado, recolhimento dos arquivos por meio de motoboy, remessa para reconhecimento de firma etc.: não dá para uma imobiliária trabalhar hoje nos mesmos moldes que fazia nos anos 90.

Com a migração para um universo sem papel e com assinatura de contratos até mesmo pelo celular, o processo de locação, que antes demorava entre 5 e 7 dias úteis, passou a ser integralmente finalizado em menos 48 horas. E com a integração dessa ferramenta a soluções de seguro finança pela internet, muitos inquilinos passaram a ter sua documentação aprovada sem sequer ter que comparecer à imobiliária.

Quais dados indicam o quanto o papel pode pesar sobre uma empresa?

Um estudo do Gartner revelou que:

  • entre 2% e 5% dos documentos corporativos são extraviados ou alocados equivocadamente todos os dias;
  • em média, os empregados desperdiçam 400 horas anuais procurando arquivos nas empresas;
  • as organizações gastam em torno de US$ 120 com a busca de documentos sensíveis não localizados;
  • entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa de busca.

Será que ainda vale a pena manter sua empresa na gestão analógica de documentos?

Agora que você compreendeu o quanto sua empresa pode estar perdendo dinheiro e competitividade mantendo seus processos em papel, realize um teste grátis da plataforma da DocuSign e venha para o mundo 100% digital!