O mundo corporativo é fortemente marcado pela necessidade constante de otimizar os processos organizacionais e aumentar a produtividade do negócio, tendo em vista que o manejo de tempo e o investimento financeiro estão diretamente associados ao desenvolvimento de qualquer empresa.

Foi justamente para atender a esse tipo de demanda que a DocuSign criou o DocuSign for Salesforce, um recurso essencial à eficiência administrativa de todo segmento comercial.

Levando em conta a relevância de adotar essa solução para as melhorias nos processos produtivos e organizacionais, vamos apresentar as mais importantes vantagens de implementar o DocuSign for Salesforce em um negócio, seja qual for o seu ramo.

Além disso, neste texto, você conhecerá o que é essa ferramenta e vai entender quais são as suas principais características e funcionalidades. Não deixe de conferir agora mesmo!

O que é o DocuSign for Salesforce?

O DocuSign for Salesforce é um recurso que permite a integração de diferentes funcionalidades com o objetivo de, ao mesmo tempo, manter a utilização de ferramentas do sistema operacional da empresa e acrescentar uma solução que otimiza os procedimentos administrativos.

Assim, o DocuSign for Salesforce consiste em um plugin de acesso que permite ao usuário permanecer no Salesforce e fazer o encaminhamento de documentos para a formalização eletrônica.

Trata-se de um recurso que possibilita o envio, a assinatura e o gerenciamento de qualquer tipo de documento a partir de diversos dispositivos, incluindo os dispositivos móveis, o que facilita efetuar os trâmites organizacionais e legais necessários ao fechamento de um negócio.

O DocuSign for Salesforce é a tecnologia responsável por otimizar os procedimentos e etapas que fazem parte de todo o aparato burocrático envolvido em uma negociação de vendas.

Quais as funcionalidades dessa solução?

Depois que essa solução é instalada no Salesforce, fica disponível ao usuário do sistema uma função que transmite os dados de documentos a serem formalizados para as pessoas envolvidas em todo o processo de formalização.

Além disso, são disponibilizadas as informações variáveis que os documentos devem conter, as quais podem ser enviadas diretamente a partir de algum objeto do SalesForce e, então, devidamente, preenchidas.

Com a utilização do DocuSign para SalesForce, há a redução significativa de vários passos comumente necessários para a formalização de um contrato.

Entre as etapas que deixam de ser efetuadas estão: a impressão do documento, os trâmites de envio e de recebimento que envolvem o deslocamento de pessoal, os procedimentos de armazenamento físico da documentação e, sobretudo, o processo presencial de assinatura.

Dessa forma, automaticamente, ocorre a diminuição do tempo exigido para a elaboração, o acompanhamento, a finalização e o armazenamento de um contrato.

Em geral, os clientes da DocuSign obtêm uma redução considerável no tempo gasto para a formalização de um contrato, que passa de dezesseis dias para apenas um. Além disso, a maioria dos clientes conclui a formalização dos seus contratos em menos de uma hora.

Quais as principais características do DocuSign for Salesforce?

Em termos computacionais, o DocuSign for Salesforce pode ser usado na versão Classic, na versão Lightning e na versão mobile SalesForce 1, ou seja, trata-se de uma ferramenta que exibe alta compatibilidade.

O requisito mínimo para os signatários de um documento a ser formalizado a partir desse recurso é ter acesso à internet, não sendo necessário, portanto, que seja feito um cadastro com a DocuSign ou qualquer outro procedimento de registro.

Quanto às características operacionais, o DocuSign for Salesforce possibilita o encaminhamento de documentos formatados para serem conferidos e assinados sem a necessidade de o destinatário fazer o download de qualquer software ou plataforma.

Ainda é possível utilizar o DocuSign for Salesforce para atualizar de forma automática outros objetos da Salesforce com dados de documentos que foram assinados, reduzindo assim a entrada manual de informações.

Por que o uso desse recurso é vantajoso?

A natureza, as funcionalidades e as principais características do DocuSign for Salesforce já dão uma boa ideia dos benefícios que essa solução tende a proporcionar para a rotina de um negócio.

Para mostrar o quanto vale a pena implementar esse recurso, a seguir, vamos apresentar 3 vantagens da utilização do DocuSign for Salesforce.

1. Redução de custos operacionais na área de vendas

Uma das vantagens mais notáveis da utilização do DocuSign for Salesforce é a redução de custos operacionais, a qual ocorre de forma praticamente instantânea à adoção do recurso.

Para se ter uma ideia, a formalização de um contrato em formato físico — que inclui impressão e cópia de documentos, procedimentos de envio e recebimento da documentação e ocupação do tempo dos funcionários com os processos manuais — custa em média 120 reais.

Com o uso do DocuSign for Salesforce, há a economia real em todos esses trâmites, o que leva à diminuição da receita investida pela empresa. Assim, os gastos com papel, impressoras e tintas para impressão, bem como logística de envio e recebimento são cortados consideravelmente.

Essa diminuição de custos permite o investimento em outros setores do negócio. Além disso, os colaboradores podem se dedicar a outras tarefas, tornando-se mais úteis e produtivos.

2. Rastreamento do status do contrato

Outro benefício importante ocasionado pela implementação do DocuSign for Salesforce é o rastreamento do status do contrato. Ao utilizar essa solução, o usuário pode encontrar informações em tempo real sobre o andamento do processo contratual, de modo a identificar com quem está o documento, efetuar follow up automático e até estabelecer um prazo para a conclusão da tramitação processual, se for o caso.

Rastrear o status do contrato é fundamental para a eficiência no fechamento de um negócio. Isso porque, com o acompanhamento dinâmico do andamento do processo, o usuário tem a possibilidade de supervisionar todas as fases da tramitação, o que contribui para evitar atrasos na finalização da transação e, consequentemente, evita perdas de tempo e de dinheiro.

Depois da conclusão das etapas, o usuário tem acesso ao documento assinado e ao certificado de conclusão.

3. Alta segurança de informações

proteção dos dados envolvidos em todo o processo é outra vantagem do DocuSign for Salesforce. O alto nível de segurança proporcionado resulta de a DocuSign possuir certificações globais como SOC 1 e SOC 2, ISO 27001 e PCI DSS, e certificações locais, entre as quais estão Financial Industry Information Systems (Japão), FedRAMP (EUA) e Binding Corporate Rules e Compilation of Member States Notification on SSCDs and QSCDs (união Europeia).

Como mostramos no post, o DocuSign for Salesforce é uma ferramenta poderosa e de grande utilidade a qualquer empresa. A sua utilização é muito vantajosa para a rotina administrativa do negócio, já que permite reduzir custos operacionais e rastrear o status do contrato que está em curso, além de proteger as informações que fazem parte do processo.

Entre em contato com a DocuSign e saiba mais!